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Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Überschriften der Kontenliste korrigiert und Kontenbezeichnungen bei Seitenumbrüchen ergänzt.
  • Konto “2873 Eigenmietwert der Wohnung 2” als Pflichtfeld deaktiviert. Bei Gebrauch kann das Konto manuell im Kontenplan eingeschaltet werden.
    Hinweis: bei bereits erstellen Kontenplänen wird das Konto weiterhin als Pflichtfeld angezeigt.
  • Angezeigter Bankinformationsgehalt im Kontenabgleich erweitert.
  • Behebung Ajax-Fehlermeldungen
  • Kontenplan branchenneutral und Landwirtschaft hinsichtlich der Abschreibungskonti bei Teilhaber optimiert.
  • Import aus externen Quellen optimiert. Neu sind die Feldnamen Sollumsatz und Habenumsatz für zweispaltige Betrags-Importe. Der Habenumsatz wird dabei in der Vorschau mit einem Minus-Vorzeichen angezeigt, mit der Buchung wird der Buchungssatz gedreht. Zudem wurde das Speichern von Vorlagen optimiert.
  • Die Personenanzahl bei der Verrechnung Privat/Betrieb kann nun auch mit 0.5 erfasst werden.
  • Verbesserung des Übertrages vom Kontenplan ins Folgejahr
    • Grundsätzlich wird beim Abschluss eines Geschäftsjahres automatisch der Kontenplan ins Folgejahr übertragen. Sprich es werden alle aktiven Konten im Folgejahr wieder eröffnet.
    • Mit der Funktion “Kontenplan überschreiben” wird beim Abschluss der Kontenplan des aktuellen Jahres kopiert und im Folgejahr eingefügt. Bereits getätigte Anpassungen im Folgejahr werden dabei überschrieben. (Ausnahme: es wurden neue Konti eröffnet welche bereits Buchungen beinhalten)
  • Zudem wurden zusätzliche Hintergrundchecks bei der Abschlussberechnung eingebaut um Saldierungsfehler zu vermindern.

 

Kreditorenverwaltung:

  • Die Datumseingabe beim Erfassen oder Ändern von Zahlungen wurde korrigiert. Das erstmal erfasst Datum wird nun beim Ändern nicht automatisch geändert.

 

Digitalisierung physischer Belege

Noch immer flattern physische Belege ins Haus, die für die elektronische Belegablage digitalisiert werden müssen.

Auch im digitalen Archiv müssen Belege lesbar sein. Für qualitativ gute Belege empfehlen wir Ihnen mit einem stationären Scanner zu arbeiten, oder Ihre Belege mit einer Scanner-App zu digitalisieren und in einem PDF-Format abzuspeichern. Wichtig dabei ist, dass die Qualität der Belege ausreichend ist und für die OCR-Erkennung von PiNUS21 lesbar ist.

Folgende Scanner-Apps empfehlen wir:

  • Adobe Scan
  • Microsoft Lens
  • Scanner Pro
  • Genius Scan

Erstellen Sie je Geschäftsfall ein PDF-Dokument. Vergessen Sie bei den zu zahlenden Rechnungen den Einzahlungsschein mit QR-Code nicht. Fassen Sie nicht mehrere Rechnungen/Gutschriften (Dokumente) in einem PDF-Dokument zusammen.

Wählen Sie eine logisch aufgebaute Benamsung der Dokumente mit den Informationen Datum, Wer und Was.

Bsp.: 20231030VersicherungsgesellschaftXY;Prämienrechnung

Archivierungsempfehlung

PiNUS21 kann als interne Belegablage dienen. Denn mit der Volltextsuche haben Sie sehr schnell Zugriff auf den gesuchten Beleg und mit dem Protokoll die benötigten Informationen über den Geschäftsfall. Sie können in kürzester Zeit den Beleg vorweisen und den Nachweis der Revision erbringen.

Dennoch empfehlen wir, die bearbeiteten Belege nach der Archivierung periodisch auch zu exportieren und einem externen Archiv zuzuführen. Beim Export werden die Belege inkl. Protokoll in eine zip. Datei heruntergeladen und kann beispielsweise auf einer privaten Cloud gespeichert werden. Je nach Datenumfang empfehlen wir den Export monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen.

Für die Datenablage sind nebst den unveränderbaren elektronischen Datenträgern wie CD oder DVD’s auch veränderbare Datenträger anerkannt.

Gerade das Kleingewerbe kann sich mit einer strukturierten Belegablage in der Cloud (beispielswiese OneDrive, Dropbox oder Google Drive) viel Geld sparen. Denn die meisten Cloudlösungen sind mit Volltextsuche, Aktivitätenprotokoll, Versionsverlauf und Audit Log ausgestattet, was für die Revision von KMU völlig ausreicht. Mit dem Belegprotokoll von PiNUS21 sind Sie somit für jede Situation ausgestattet.

Artikel zur digitalen Belegablage

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Inventarerfassungsliste: Eine Erfassungsliste kann im Druckmenü individuell zusammengestellt und ausgedruckt werden.
Druckmenü Inventarliste
  • Exportoption aller Ausdrucke in verschiedene Formate ergänzt.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Importfunktion mit CSV korrigiert und mit Spalte MWST-Code und MWST-Option für Import Urproduzenten-Satz ergänzt.
  • Kontenliste und Konteneinsicht mit Saldovortrag für periodische Auszüge ergänzt.
    • In der Konteneinsicht kann der Kontostand unter “Einstellungen” eingeschaltet werden.
    • Im Druckmenü – Kontoauszug/Liste kann der Kontostand mit “Kontostand anzeigen” auf dem Ausdruck aktiviert werden.
  • Synchronisierung der Kontoaktivierung im Buchendialog optimiert.
  • Fremdwährungslink aktualisiert und Eingabe verbessert.
  • Kontobezeichnungen als Textbaustein im Buchendialog entfernt.
  • Kontenliste und Bilanzausdruck mit Lesezeichen im PDF ergänzt (auch in der Vorschau aus PiNUS21).
  • Ausdrucke mit vollständiger Mandantenadresse in der Kopfzeile erweitert.
  • MWST-Konti werden im Buchendialog ausgeblendet wenn die MWST-Funktion in der Grundeinstellung ausgeschaltet ist.
  • Gewinnverteilung Gesellschafter mit Gesamtgewinn-Info ergänzt.
  • Korrektur Anlageinventar: Investitionen können über “Anlagegut bearbeiten” manuell an die Anschaffungskosten angerechnet werden. Eine automatische Aufrechnung ist aktuell noch nicht möglich.
  • Abschlussfunktion optimiert. Neu wird gefragt, ob direkt der Bearbeitungsmodus geöffnet werden soll, oder man nur die Daten einsehen will.

Kreditorenverwaltung:

  • Bezeichnung angepasst.
  • Bedienbarkeit des Modules angepasst (Layout überarbeitet, Datumseingabe optimiert, zusätzliche Mitteilungen eingebaut).
  • Hinweis über unvollständig ausgefüllte Felder eingebaut.
  • Pain-Dateiname für Zahlungsauftrag eingekürzt und Sonderzeichen-Suche implementiert.

Kontenabgleich:

  • Anpassung der Bedienbarkeit des Modules (Layout überarbeitet, benutzerdefinierte Einstellungen werden gespeichert).
  • Speichern von Regeln optimiert. Regeln werden dem jeweiligen Geldkonto zugeordnet. Sollten verschiedene Bankkonti die gleiche Regel benötigen, muss diese für jedes Konto erfasst werden.
  • Berechnung der Saldospalte optimiert und für verschiedene Camt-Datei verbessert.

Was ist neu?

Buchhaltungspaket: 

  • Die Buchungssätze in den Ausdrucken können nun unabhängig von den Einstellungen als wer/was oder was/wer Abfolge generiert werden.
  • Erfasste Kontenpläne können neu als Vorlage gespeichert und in anderen Mandanten verwendet werden.
Vorlagen-Menü öffnen
Vorlagen-Menü öffnen

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Optimierung Abgrenzungsbuchungen: Das manuelle Buchen auf Abgrenzungskonten wurde gesperrt.
  • Fehler in der Abschlussfunktion bei der Erfassung von Vorräten behoben.
  • Bei unwiderruflich gesperrter Eröffnungsbilanz durch Import aus einem Fremdsystem, können die kumulierten Abschreibungen nun nachgefasst werden.
  • Im Bilanzausdruck wurde das Datum des Berichtsjahres angepasst.
  • Nachbesserung bei der Übernahme einer provisorischen Eröffnungsbilanz ins Folgejahr. Hier gilt es zu beachten, dass nach Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres zuerst das Einstellungsmenü geschlossen werden muss, um die Berechnung fürs Folgejahr anzustossen. Dazu soll in einen anderen Menüpunkt gewechselt werden (bspw. Konteneinsicht). Danach kann ins Folgejahr gewechselt werden und die provisorischen Eröffnungsdaten sind vorhanden.
  • Kontendarstellung in den 7000-er Konten nachgebessert

Was ist neu?

Buchhaltungspaket: 

  • Implementierung der Geldflussrechnungen für Einzelunternehmen/Personengesellschaften branchenneutral und Juristische Personen Landwirtschaft und branchenneutral im Dashboard.
    Erstellung Report der Geldflussrechnung als Anhang der Bilanz und Erfolgsrechnung.
  • Einbau der Funktion Mehrfachändern in der Konteneinsicht.
    Über die Auswahl “Mehrfach Ändern” können neu mehrere Buchungen ausgewählt und zusammen umgebucht, das Buchungsdatum vereinheitlicht oder die Buchungstexte Wer und Was für alle gleichgesetzt werden.
Mehrfachändern
Mehrfachändern
  • Einstellungen im Journal und in der Konteneinsicht ergänzt, sodass Kontenbezeichnungen angezeigt werden können.
Kontenbezeichnung anzeigen
Kontenbezeichnung anzeigen

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket: 

  • Speichern von benutzerdefinierten Einstellungen
  • Schriftgrösse angepasst
  • Filterfunktionen optimiert und neu dargestellt

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Anpassungen aufgrund der MWST-Satz Änderung per 2024:
    Buchungen ab 1. Juli 2023 können bereits mit den neuen MWST-Sätzen erfasst werden. Dazu kann der Gültigkeitsbereich in der Buchungsmaske definiert werden um die jeweiligen MWST-Sätze freizuschalten.
PiNUS21 Buchungsmaske ab 01.07.2023
PiNUS21 Buchungsmaske ab 01.07.2023
  • Die Erfassung der neuen Saldosteuersätze ab 2024 ist bereits im Geschäftsjahr 2023 möglich.
PiNUS21 Einstellung Saldosteuersätze
PiNUS21 Einstellung Saldosteuersätze
  • Die MWST-Abrechnung wurde erweitert, sodass ab 1. Juli 2023 die MWST mit neuen und alten Sätzen korrekt deklariert wird

Kreditorenverwaltung und E-Banking:

  • Die Erweiterungen der MWST-Anpassungen ab Januar 2024 kommen auch hier in der Buchungsmaske zum tragen.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket: 

  • Das Abspeichern von Buchungstexten auf ein Konto wurde optimiert.
    Buchungstexte können auf folgende Kontenranges gespeichert werden.
    1500 – 1699 / 2820 – 2899 / 3000 – 8999
    Die Buchungstexte werden immer auf das höhere Konto gespeichert. Beim nachträglichen Ändern eines Kontos bleiben die erfassten Buchungstexte bestehen.
  • Die Abschlussfunktion wurde bi der Verrechnung Privat/Betrieb unter Privatanteil Autokosten mit einer dritten Möglichkeit “Pauschalbetrag” ergänzt
  • Optimierung der Kontenbereiche 7300 – 7499
  • Die Kalkulation bei der Verbuchung von MWST-Buchungen wurde optimiert. Eine MWST-Buchung kann aus dem Betragsfeld mit Enter gespeichert werden. Zudem wurde ein neuer Shortcut ergänzt. Wenn der Cursor bereits im MWST-Teil der Buchungsmaske steht, kann mit der Tastenkombination “Shift + Enter” die Verbuchung ausgelöst werden.

ordnungsgemässe Buchführung.

Die Aufbewahrung von Belegen ist ein wesentlicher Aspekt der Buchführung. Sie dient dazu, die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung entsprechend dem Obligationenreglement (OR) Art. 957a zu erfüllen. Diese Grundsätze umfassen:

  1. Nachweis einzelner Buchungsvorgänge: Belege dienen als Beweis für finanzielle Transaktionen und ermöglichen die genaue Buchführung.
  2. Übersichtlichkeit: Die Aufbewahrung von Belegen hilft bei der Strukturierung und Organisation der Finanzdokumentation, wodurch die Übersichtlichkeit gewährleistet wird.
  3. Zweckmäßigkeit: Belege bieten Informationen über den Verwendungszweck von Geldtransaktionen und ermöglichen somit eine sinnvolle Zuordnung von Ausgaben und Einnahmen.
  4. Nachprüfbarkeit: Die Dokumentation von Belegen gewährleistet, dass Transaktionen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen und geprüft werden können.

technisch auf der Höhe.
rechtlich auf der sicheren Seite.

In einer Zeit, in der Homeoffice und virtuelle Meetings immer wichtiger werden, bietet die elektronische Aufbewahrung von Belegen erhebliche Vorteile. Dazu zählt auch die Ressourcen schonende Reduktion des Papierverbrauchs. Durch die Digitalisierung der Belegverwaltung sind Sie nicht mehr an physisches Papier gebunden und können so auch unabhängig von Ihrem Standort auf alle Informationen zugreifen. Auf Grund der Tatsache, dass Ihnen bereits ein Grossteil der Belege elektronisch übermittelt werden, ist die Umstellung auf die digitale Belegführung eine logische Erleichterung bei Ihrer Buchführung.

Hybridlösungen, bei denen physische und elektronische Aufbewahrung kombiniert werden, können den Grundsätzen der systematischen Erfassung, wie sie in Art. 957a OR festgelegt sind, nicht immer gerecht werden. Deshalb ist die konsequente Digitalisierung zu bevorzugen.

Die Geschäftsprüfungsverordnung (GeBüV) legt die Anforderungen an die Aufbewahrung und Prüfbarkeit von elektronischen Rechnungen fest. Sie verlangt den Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit dieser Dokumente. Dieser Nachweis kann entweder durch eine digitale Signatur oder andere Beweismittel erbracht werden. Die Anforderungen an elektronische Rechnungen sind inzwischen mit denen für physische Rechnungen gleichgestellt.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung nach Art. 957a OR einzuhalten und im Unternehmen stabile Prozesse für den Zugriff und die Handhabung von elektronischen Belegen zu etablieren.

Unsere Lösung, die Belegverwaltung von PiNUS21, unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen anzugehen und eine Umstellung auf digitale Belege zu ermöglichen. Dabei nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Belegverwaltung, während wir dafür sorgen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

so geht das.

weiterführende Artikel zum Thema.

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Implementierung der Geldflussrechnung für die Branche Landwirtschaft (Einzelunternehmung und Personengesellschaften)
  • In der Funktion Eingangsbilanz und Abschlussbilanz den kompletten Berechnungsprozess erweitert, als Hintergrundservice konzipiert und vorbereitet für weitere Funktionen (Vorschau, Budget, Liquiditätsplanung etc.). Vorschau der Ergebnisse jederzeit möglich. Mit Vergleichsspalte “Zwischenabschluss”. Beispiel: Abschreibungen anpassen, Auswirkung auf das Ergebnis anschauen. Definitive Abschlussberechnung und Übertrag ins Folgejahr erst ganz zum Schluss der Abschlussarbeiten
  • Bilanz, Erfolgsrechnung und Geldflussrechnung als Vorschau in Echtzeit im Dashboard implementiert (ohne vorangehende Abschlussberechnung). Jederzeit die aktuellen Zahlen einsehbar. Mit Grafik aufbereitet
  • Aufruf der Vorschau Dashboard aus diversen Menuepunkten
  • Druckfunktion Bilanz und Erfolgsrechnung aufgrund der Erweiterungen optimiert
  • Detaillierte Erfassung der Kategorien Masttiere gemäss Richtzahlenkatalog möglich
  • Rundungsgenauigkeit je Aschreibungskonto (1500-1699) individuell  je Konto einstellbar (0.01 CHF /0.05 CHF/1.00 CHF), Stapelinventar und Anlageinventar
  • Mehrfachauswahl von Anlagegütern im Anlageinventar und in der Abschlussfunktion zur Anpassung des Abschreibungssatz möglich
  • Bedienung der Verrechnungsfunktion Betrieb/Privat im Abschluss erneuert und optimiert
  • Pauschale Berechnung des Privatanteils Auto ab 01.01.2022 von 0.9% des Kaufpreises je Monat, mindestens aber Fr. 150.-/pro Monat eingebaut
  • Import Buchungen ab Fremdsystem überarbeitet, u.a. Erkennung von bereits vorhandenen Datensätzen. So ist zum Beispiel ein nachträglicher Import einer Eröffnungsbilanz möglich
  • Abschlussfunktion kann durch den Benutzer “Treuhänder” gesperrt werden

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Bedienung der Funktion Eingangsbilanz und Abschlussbilanz überarbeitet
  • Bedienung der Verrechnungsfunktion Betrieb/Privat im Abschluss erneuert und optimiert
  • Berechnung der Kosten Privatanteil Auto optimiert
  • Das Schliessen diverser Tabellen (Bsp. Kontenplan) mit Hinweis abgefangen
  • Optimierung Vergabe Belegnummer
  • Buchungstexte Wer / Was frei speicherbar
  • MWST Abrechnung: Journalsortierung angepasst
  • Geldkonto: Möglichkeit die Spaltenreihenfolge Zunahme/Abnahme zu tauschen
  • Konto: Möglichkeit die Anzeige nach Datum aufsteigend bzw. absteigend zu sortieren
  • Ausdruck Kontoauszug mit Unterkonten Bsp. 2888.01 bei Personengesellschaften angepasst
  • Diverse Anpassungen in der Buchungsmaske in Kombination mit der Tabulatortaste und Entertaste und der Reihenfolge sowie Buchungsdatum vorgenommen
  • Im Kontoauszug Buchen ebenfalls mit Loop des Buchen Dialog möglich
  • Berechtigungskonzept angepasst (eine Erweiterung und Verbesserung der Ansicht für den Anwender in einer künftigen Version)

Kreditorenverwaltung und E-Banking:

  • Datumanzeige angepasst

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Benutzerverwaltung: Optimierung Benutzeranzahl pro Lizenz
  • Datenbankzugriff: Optimierung Speichern/Laden der Daten

Kreditorenverwaltung und E-Banking:

Kontenabgleich:

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Buchungstexte Reihenfolgen: Wer/Was oder Was/Wer je Benutzer einstellbar
  • Webdarstellung: Neue Version

Kreditorenverwaltung und E-Banking:

Kontenabgleich:

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Konten/Buchen: Buchungen können mit der Funktion “Übernahme” aus dem Vergleichsjahr ins aktuell gewählte Geschäftsjahr übernommen werden. Gilt für alle Journalbuchungen, exkl. Buchungen welche über die Abschlussfunktion erfasst werden.
  • Anlageinventar: Mehrfachauswahl  von Datensätzen (Anlagegüter) um Abschreibungsätze oder Endwert zu ändern.
  • Abschlussbilanz/Anlageinventar: Mehrfachauswahl  von Datensätzen (Anlagegüter) um Abschreibungsätze oder Endwert zu ändern.
  • Konten/Buchen: Optionen in den Funktionen Konten/Buchen können ein- bzw. ausgeblendet werden.

Kreditorenverwaltung und E-Banking:

Kontenabgleich: