Kontakt
Kontakt

Was ist neu?

  • Einbau einer umfangreichen Suchfunktion über Belege inkl. Textinhalte, Zahlungen und Journalbuchungen. Die Suche kämmt sämtliche Vor- und Folgejahre durch. Mit dem Lupensymbol können Belege, Zahlungen oder Buchungen des aktuellen Jahres eingesehen werden.
    Im Suchen-Dialog können für eine Suche mehrere Kriterien eingegeben werden. Entscheiden Sie selber, ob die Kriterien die Suche verfeinern (und) oder vergrössern (oder). Mit Klick auf „und/oder „zwischen den Suchfeldern kann das Kriterium geändert werden.
umfangreiche Suche
  • Implementierung eines Schnellzugriffs-Menüs für die einfache Benutzerführung und Übersicht der Funktionen.
    Über Einstellungen kann das ganze Fenster ausgeblendet, oder die einzelnen Menüpunkte angezeigt oder ausgeblendet werden. So erstellt jeder Benutzer seinen individuellen Schnellzugriff.
Das Schnellzugriffs-Menü kann individuell dargestellt werden.

Was wurde verbessert?

  • Abgrenzungsbuchungen können neu auch in der Konteneinsicht erfasst und bearbeitet werden.
  • Die MWST-Satzänderung im Sammelbeleg wurde optimiert.
  • Die Funktion der Endwerterfassung eines Anlagegutes in der Abschlussfunktion oder im Anlageinventar wurde vereinheitlicht.
  • Die Eingabe und Berechnung vom Privatanteil Auto wurde verbessert.
  • Bei einem detaillierten Anlageinventar ist neu implementiert, dass alle zugewiesenen Buchungen automatisch den Anschaffungskosten angerechnet werden. Im Ausnahmefall kann über „Anlagegut bearbeiten“ der Anschaffungswert manuell angepasst werden.
  • Die Kontakterfassung wurde verbessert, sodass unvollständige Adressen sofort erkannt und markiert werden.

Nachdem der Zahlungsauftrag erstellt und übermittelt wurde, müssen die einzelnen Zahlungen noch verbucht werden.

Damit Zahlung und Buchung die Verknüpfung nicht verlieren, können Sie die Verbuchung entweder direkt aus der Kreditorenverwaltung erledigen, oder mit dem Kontenabgleich.

Buchen aus Kreditorenverwaltung

Um Buchungen direkt in der Kreditorenverwaltung zu erfassen, wechseln Sie ins Register Buchen. Hier werden alle Zahlungen, unabhängig vom Übermittlungsstatus, angezeigt, welche noch verbucht werden müssen.

Wählen Sie nun die Zahlungen einzeln an und klicken Sie auf Buchen/Ändern um die Buchung zu erfassen.

Bei der erstmaligen Buchung werden Sie mit einem Dialog aufgefordert, zumindest das Geldkonto im Kontenplan zu definieren. Optional können Sie auch die Empfänger einem Erfolgskonto zuweisen. Diese Einstellung können Sie über das Werkzeug-Symbol verwalten.

Buchen mit Kontenabgleich (optional)

Wenn Sie die optionale Funktion Kontenabgleich lizenziert haben, können Sie die Geldflüsse Ihrer Zahlungen auch direkt im Kontenabgleich verbuchen. Durch eine Kennung, bleiben Zahlung und Buchung miteinander verknüpft. Dies erleichtert die Verbuchung über den Kontenabgleich.

Wechseln Sie für die Verbuchung in den Kontenabgleich und laden Sie die von der Bank heruntergeladene camt.053-Datei hoch.

Diejenigen Transaktionen, welche mit einer Zahlung verknüpft sind erhalten nun den Kreditor Status „Gefunden“.

 

 

Wie Sie im Kontenabgleich buchen oder Regeln erstellen, erfahren Sie im Kapital Kontenabgleich.

Verbuchen nach vereinbartem Entgelt

Wenn Sie nach vereinbartem Entgelt arbeiten, wird bei der Verbuchung einer Zahlung zuerst eine Kreditorenbuchung erfasst.

Beim erstmaligen Verbuchen über die Kreditorenverwaltung werden Sie wiederum aufgefordert, Geld- und Kreditorenkonto zu definieren. Auch hier kann ebenfalls ein Erfolgskonto dem Empfänger zugeordnet werden.

Wählen Sie nun die Zahlung an die zu verbuchen ist und erfassen Sie die Kreditorenbuchung.

 

 

Die Zahlung bleibt nun in der Kreditorenverwaltung weiterhin mit dem Status „in Bearbeitung“ stehen. Hier verschwindet sie erst, wenn auch die Geldflussbuchung erfolgt ist.

Die Geldflüsse können nun entweder über die Kreditorenverwaltung oder mit dem Kontenabgleich eingebucht werden.

 

 

Geldfluss in Kreditorenverwaltung buchen

Bleiben Sie dazu im Register Buchen der Kreditorenverwaltung. Wählen Sie die zu buchende Zahlung aus und ergänzen Sie die Geldfluss-Buchung im Buchendialog. Das Geldkonto sowie der Was-Text ist dabei standartmässig vorgegeben.

Geldfluss über Kontenabgleich buchen 

Im Kontenabgleich wird der Buchen Status aus der Kreditorenverwaltung ebenfalls als in Bearbeitung angezeigt, wenn bereits eine Kreditorenbuchung erfasst wurde. In diesen Buchungen kann nun noch die Geldflussbuchung erfasst werden. Wählen Sie dazu die Buchung an und klicken Sie auf Ändern/Zahlung.

Was ist neu?

Kontaktverwaltung

  • Die Kontaktverwaltung wurde komplett neu gestaltet. Detaillierte Informationen zur neuen Funktion finden Sie im Funktionsbeschrieb unter Kontaktverwaltung.

 

Buchhaltungspaket

  • Umsetzung der MWST-Änderungen ab 1. Januar 2025.
    Dazu wurden in den MWST-Einstellungen die Abrechnungszyklen der Effektiven- und Saldosatzmethode erweitert sowie die Anzahl möglicher Saldosätze ergänzt.
  • Integration eines CSV-Exports von Reports wie Kontenliste, Bilanz/Erfolgsrechnung und Journal.  Über das Druckmenü können die Dokumente als CSV-Datei exportiert werden durch anwählen von „Ausdruck in CSV-Datei umleiten„.
  • Integration einer Zwischenbilanz Berechnung per individuellem Stichtag.
    Die Zwischenstand-Bilanz kann aus jedem Menüpunkt der Fibu über die Ergebniseinsicht geöffnet werden. Wählen Sie einen Zwischenstand-Datum und die zu vergleichenden Geschäftsjahre (max. 3 Jahre) aus. Das Ergebnis erhalten Sie einerseits als Tabelle in der Bilanz/Erfolgsrechnungsvorschau oder direkt als PDF Ausdruck.
  • Erweiterung der Belegverwaltung
    • In der Belegverwaltung wurde die Möglichkeit ergänzt, Belege welche als Zahlung erfasst werden, direkt zu verbuchen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox „und Buchen“. Diese Möglichkeit ist in der Einzelverarbeitung möglich. Bei Mehrfach-Bezahlen, wird die Buchung über die Kreditorenverwaltung erfasst werden.
    • Für die Benutzerführung wurde eine Direktverlinkung in die Kreditorenverwaltung ergänzt. Mit Klick auf „x Zahlungen bereit / Zahlungsauftrag erstellen“ gelangen Sie direkt in die Kreditorenverwaltung.
    • Belege im Register „in Bearbeitung“ können mit dem Handsymbol als erledigt markiert werden, sofern keine Buchung dazu notwendig ist.

Kreditorenverwaltung

  • Optimierung der Funktion Kreditorenverwaltung. Der gesamte Prozess wurde benutzerfreundlicher gestaltet und die bisherigen Register reduziert. Detaillierte Informationen zur Funktion finden Sie im Funktionsbeschrieb unter Kreditorenverwaltung (optional) 
  • Neu finden Sie drei Register:
    • Zahlung: Hier werden individuelle Zahlungen erfasst und in einem Zahlungsauftrag zusammengefasst. Dieser kann aus dem Register heruntergeladen werden. Nach der Bezahlung über e-Banking wird die Übermittlung bestätigt. Der gesamte Prozess, von der Erstellung des Zahlungsauftrags bis zur Bestätigung der Übermittlung, wird nun vollständig durchgeführt.
    • Buchen: Hier sind alle Zahlungen aufgeführt, die noch gebucht werden müssen.
    • Archiv: Nachdem die Zahlungen übermittelt und die Buchung erfasst wurde, werden die Zahlungsaufträge ins Archiv verschoben. Ein Automatismus wurde dazu eingebaut, welcher nach 45 Tagen ab der Erledigung die Verschiebung ins Archiv vorschlägt.
    • Die eingegebene Filtersuche aus dem Register „Zahlung“ kann mit der Funktion „In Buchen suchen“ auf das Register „Buchen“ übernommen werden, oder umgekehrt vom Register „Buchen“ ins Register „Zahlung“.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket

  • Anpassung von kumulierten Abschreibungen bei eliminierten Anlagegütern. Neu wird die Korrekturbuchung im Register kumulierte Abschreibung automatisch erfasst und eine Bemerkung hinzugefügt.
  • Die MWST Jahresübersicht wurde mit fehlenden Positionen ergänzt.
  • Eine automatische Archivierung von erledigten Belegen und übermittelten sowie verbuchten Zahlungen wurde integriert. Nach 45 Tagen wird beim Öffnen des Menüpunkts die automatische Archivierung vorgeschlagen.
  • Die Rundungsgenauigkeit wurde optimiert, sodass bei einer Änderung automatisch die Beträge neu berechnet werden. Zudem wird die Einstellung der Rundungsgenauigkeit beim Abschliessen auf das Folgejahr übertragen.
  • Das Belegsymbol wird neu bei Sammelbelegbuchungen auch auf den Teilbuchungen im Journal angezeigt.
  • Die Belegnummer-Angabe wurde in der Sammelbelegbuchung ergänzt. Zudem wird die Wer-/Was-Reihenfolge aus der Hauptbuchung in die Erfassungsmaske der Teilbuchung übernommen.

Was ist neu?

  • Der Schnellzugang zur Bilanzeinsicht und Geldflussrechnung  wurde in der oberen Menüleiste ergänzt um aus jedem Menüpunkt einen schnellen Zugang zu erhalten.
Schnellzugang Bilanzeinsicht - Versionshinweis 1.2.2
  • Zudem wurde die Geschwindigkeit der Abschlussberechnung optimiert. Neu finden die Kalkulationen nur statt, wenn Änderungen stattgefunden haben. Die Kalkulation wird mit dem Öffnen der Vorschau, dem Schliessen der Abschlussbearbeitung oder im Druckmenü gestartet, sofern neue Daten vorhanden sind.
    Eine Nachkalkulation von Bilanz/Erfolgsrechnung und Geldflussrechnung kann in der Ergebnis-Vorschau jederzeit gestartet werden.

 

Nachkaltulation Bilanzeinsicht - Versionshinweis 1.2.2
  • Die Geldflussrechnung wurde von der Bilanz/Erfolgsrechnungs-Kalkulation getrennt. In den Grundeinstellungen kann nun individuell gewählt werden ob eine Geldflussrechnung standardmässig ein- oder ausgeschaltet sein soll. Zudem gibt es die Möglichkeit, die Geldflussrechnung nur dann zu rechnen, wenn das Geschäftsjahr definitiv abgeschlossen wird (mittels Abschlussbutton in der Abschlussfunktion).
    Ist die Geldflussrechnung standardmässig eingeschaltet, wird die Berechnung dennoch erst gestartet, wenn aktiv die Vorschau geöffnet wird.
  • Die Funktion Sammelbeleg wurde erweitert. Die Teilbuchungen werden neu in einem separaten Fenster angezeigt. Dieses Fenster dient für mehr Übersicht und kann in der Grösse beliebig eingestellt werden.
neuer Sammelbeleg - Versionshinweis 1.2.2
  • Im Abschluss wurde in den Verrechnungen Privat/Betrieb -> Autokosten -> Privatanteil aufgrund tatsächlichen Kosten eine Checkbox „Bevorzugte Berechnung“ ergänzt. Beim Aktivieren dieser Checkbox wird bezweckt, dass der Prozentsatz standardmässig für die erste Berechnung gewählt wird.
Verrechnung Autokosten - Versionshinweis 1.2.2
  • Im Kontenplan mit mehreren Gesellschaftern wurde für die Auto/Fahrzeug-Kosten ein separater Bereich geschaffen, auf welchen keine Aufteilung auf Gesellschafter notwendig ist.
    Die Unterkonti in der Bilanz können im Bereich 1534 – 1536  aktiviert werden. Zudem wurde in den Erfolgskonti entsprechende Konten (6280 – 6290 und 6823) geschaffen und mit dem Zusatz (o. Aufteilung Gesellsch.) gekennzeichnet.
  • Der Privatanteil kann nun in der Abschlussfunktion auf ein individuelles Konto zugeteilt werden

Was wurde verbessert?

  • Die Benutzerführung und Darstellung wurde in verschiedenen Bereichen optimiert.
  • Die Checkboxen in der Abschlussfunktion wurden entfernt und die Ergebniseinsicht verbessert.
  • Die Aktualisierung bei mehreren geöffneten Tabs wurde verbessert.
  • Die Berechnung der MWST-Jahresübersicht bei der Ziffer 415 musste korrigiert werden.
  • Im Kontenabgleich wurden folgende Korrekturen vorgenommen:
    • Checkbox für Mehrfachauswahl eingebaut.
    • Fehlerbehebung der Funktion „Mehrfach Buchen“, die Belegnummern sowie die MWST-Sätze werden nun beim Mehrfachverbuchen korrekt vergeben.
  • Die angezeigte Mandantenadresse auf den Ausdrucken wurden geändert.
  • Korrektur beim Verarbeiten der Autokosten bei Personengesellschaften im Abschluss.
  • Beim Buchen nach vereinbartem Entgelt wurden die Geldflussbuchungen mit einem Standard Was-Text ergänzt.

Was ist neu?

Buchhaltungspaket:

  • Funktion Mehrfachumbuchen für Abgrenzungsbuchungen im Abschluss integriert. In der Abschlussfunktion können neu über den Button „Mehrfach Ändern“ eine oder mehrere Abgrenzungen innerhalb der Aktiv- oder Passivseite auf ein anderes Abgrenzungskonto umgebucht werden.
  • Jahresübersicht der Mehrwertsteuer  integriert. Das neue PDF-Dokument ist einerseits über das Druckmenü oder direkt im Menüpunkt MWST als Jahresübersicht einsehbar.
  • Belegnummervergabe erweitert. Neu kann eine dritte Einstellung „Belegnummer mehrfach verbuchen“ gewählt werden. Mit dieser Grundeinstellung entfallen sämtliche Prüfungen der Vergabe. Belegnummern können individuell und mehrfach vergeben werden.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Optimierung des Anlageinventars:
    • Register Anlagegut anlegen/verwalten: Doppelerfassung eine identischen Anlagegutes wird nicht mehr zugelassen, eine textliche Abweichung ist notwendig. Für die Anordnung der Reihenfolge wurde ein neuer Button integriert.
    • Zugewiesene Buchwerte an Anlagegüter bleiben beim Aufheben des Abschlusses stehen. Nur wenn die erste Eröffnungsbilanz aufgehoben wird, müssen die Zuweisungen wieder komplett vorgenommen werden.
    • Bei der Zuweisung eines Buchwerts auf mehrere Anlagegüter kann neu ein Teilbetrag übernommen werden.
  • Korrekturen im Kontenabgleich:
    • Bei Buchungen mit Sammelbeleg die Texte aus der Bankinfo zugänglich gemacht.
    • Speicherung von Buchungsvorlage optimiert.
    • Aktualisierung Camt-Datei und Journal verbessert.
    • Filterfunktion ausgebaut, der Filterinhalt kann mit Doppelklick darauf gelöscht werden.
    • Benutzerführung nach erfolgtem Import der Camt-Datei verbessert.
  • Abschlussberechnung mit einem Statuszähler ergänzt. Dieser erscheint solange automatisch, bis die Abschlussberechnung fertig ist.
  • Übertrag der Eröffnungssaldi ins Folgejahr optimiert. Die Eröffnungssaldi werden automatisch ins Folgejahr übertragen wenn eine Buchung im Vorjahre erstellt oder geändert wird und das Folgejahr bereits eröffnet ist, die Abschlussfunktion im Bearbeitungsmodus geschlossen wird (mit oder ohne Änderungen), oder ein neues Geschäftsjahr eröffnet wird.
  • Kontenplan-Ausdruck mit Bilanzstruktur erweitert. Der strukturierte Kontenplan ist über das Druckmenü zugänglich.
  • Berechnung Abschreibungen im Abschluss korrigiert (ohne Anlageinventar). Der erfasste Prozentsatz bleibt bestehen.
  • Statistik Aufwand/Ertrag in der Übersicht mit Summen ergänzt.
  • Fehler bei Umbuchungen von Abschreibungskonten behoben. Auf Abschreibungskonten können keine Umbuchungen erfasst werden.

Um die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in PiNUS21 zu finden, navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt „Berechtigung / Treuhänderzugriff“. Dieser Bereich ist für alle Benutzer mit Administrator- oder Operator-Rechten zugänglich.

Hier können Sie nicht nur Benutzer erstellen und verwalten, sondern auch alle Berechtigungseinstellungen vornehmen und den Treuhänderzugriff konfigurieren.

Zugang zu Berechtigung / Treuhänderzugriff

In der Startübersicht sehen Sie links eine Zusammenfassung der Lizenznehmerinformationen. In der Mitte und rechts werden die registrierten Benutzer einer Lizenz angezeigt. Durch Auswahl eines Benutzers (grün markiert) können Sie die zugewiesenen Mandanten einsehen, oder umgekehrt, die Mandanten einer Lizenz und die dazu berechtigten Benutzer.

In der rechten Spalte können Sie dann die Zugriffsberechtigungen zuweisen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Benutzer oder Mandanten in der Mitte aus und aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigungen per Doppelklick in der rechten Ansicht. Änderungen werden grün markiert, bis Sie diese durch Klick auf das Häkchen bestätigen.

Übersicht Berechtigung/Treuhänderzugriff
Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung in PiNUS21: So öffnen und verwalten Sie Ihre Benutzer

Um die Benutzerverwaltung in PiNUS21 zu öffnen, klicken Sie auf den Button „Benutzer“.

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Benutzer Ihrer Lizenz, können neue Benutzer anlegen oder bestehende Berechtigungen anpassen.

Benutzer anlegen, löschen oder bearbeiten

  • Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie auf das „Plus“-Symbol, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen.
  • Benutzer löschen: Mit dem „Minus“-Symbol können Sie einen bestehenden Benutzer entfernen.
  • Benutzer bearbeiten: Um einen Benutzer zu bearbeiten, wählen Sie das „Stift“-Symbol.

Jedem Benutzer muss ein spezifischer Benutzertyp und eine entsprechende Berechtigung zugewiesen werden. Im Folgenden erklären wir die Unterschiede.

Benutzerverwaltung

Benutzertypen in PiNUS21

In PiNUS21 unterscheiden wir zwischen zwei Benutzertypen:

  • Operator
    Benutzer mit dem Typ „Operator“ haben Zugriff auf alle Mandanten einer Lizenz und verfügen automatisch über Administratorrechte. Ein Operator hat somit umfassende Rechte bezüglich Einstellungen und Benutzerverwaltung.
    Der Haupt-Operator der Lizenz wird in der Benutzerverwaltung grau angezeigt, und dessen Berechtigungen können nicht geändert werden. Auch anderen Benutzern kann der Typ „Operator“ zugewiesen werden, wodurch sie alle Rechte eines Operators erhalten.
Der grau geschriebene Operator ist der Haupt-Operator der Lizenz.
  • Normal-Benutzer
    Diese Benutzer werden für Anwender erstellt, die keine speziellen Rechte benötigen. Sie können mit den Berechtigungen „Buchungsassistent“, „Revisor“ oder „Standard“ verknüpft werden. Details zu den einzelnen Berechtigungen finden Sie unter dem Menüpunkt „Berechtigung“.

Benutzerprivileg:

Je nach Lizenzart können Sie einem Benutzer bestimmte Privilegien zuweisen:

  • Extern/Buchungsassistent
    Das „Extern“-Privileg ermöglicht es Treuhändern, ihre Kunden auf der eigenen Lizenz arbeiten zu lassen, mit stark eingeschränkten Rechten. Benutzer mit diesem Privileg erhalten automatisch die Berechtigung „Buchungsassistent“ und werden vom Mandantenregister separiert. Damit sich dieser Benutzer einloggen kann, muss ihm manuell ein Mandant zugeordnet werden.
  • Treuhänder
    Dieses Privileg ist nur für lizenzierte Treuhänder mit Softwarepartnervertrag verfügbar. Ein Benutzer mit dem „Treuhänder“-Privileg steht anderen Lizenznehmern als Treuhänder zur Verfügung, sofern beide Lizenzen über den Setup-Code miteinander verknüpft sind.

    • Treuhändergruppen
      Ein Benutzer, der als Treuhänder erfasst wurde, kann einer Treuhändergruppe zugeordnet werden. Treuhändergruppen ermöglichen es beispielsweise, dass alle Mandatsleiter eines Teams Zugriff auf eine Buchhaltung erhalten, nicht nur ein einzelner Treuhänder. Die Gruppe kann dann bei der Zuweisung des Treuhänders ausgewählt werden, und alle Benutzer der Gruppe erhalten den Zugriff auf den Mandanten. Weitere Details zur Zuweisung von Treuhändern finden Sie hier.

Die Berechtigungen der Benutzer werden in der Berechtigungsverwaltung festgelegt und können dort zugewiesen werden. Eine Zusammenfassung der Berechtigungen finden Sie ebenfalls unter „Berechtigungsverwaltung“.

Berechtigungsverwaltung

Standardberechtigungen und individuelle Einstellungen in PiNUS21

PiNUS21 bietet vier voreingestellte Standardberechtigungen, die den Benutzern zugewiesen werden können. Bei spezifischen Anforderungen können Sie in der Berechtigungsverwaltung auch eigene Berechtigungen definieren.

Die Standardberechtigungen beinhalten folgendes:

  • Administrator
    Verfügt über alle Rechte und hat uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Funktionen und Einstellungen.
  • Buchungsassistent
    Kann ausschließlich buchungsbezogene Aufgaben ausführen und verfügt über Einsichtsrechte. In der Abschlussfunktion ist es möglich zu arbeiten, jedoch keinen endgültigen Abschluss zu erstellen. Ein Buchungsassistent hat keinen Zugriff auf die Belegverwaltung sowie Zusatzoptionen wie Kontenabgleich, Kreditorenverwaltung und MWST-Funktion.
  • Revisor
    Besitzt nur Einsichtsrechte. Dieser Benutzer kann lediglich Buchungen inklusive Belegen einsehen.
  • Standard
    Die am häufigsten genutzte Berechtigung. Ein Standard-Benutzer kann alle Funktionen uneingeschränkt nutzen, ist jedoch in den Einstellungen limitiert.

Individuelle Berechtigungen erstellen

Wenn die Standardberechtigungen nicht ausreichen, können Sie eigene Berechtigungen in der Berechtigungsverwaltung anlegen:

  1. Klicken Sie auf das „Plus“-Symbol, um eine neue Berechtigung zu erstellen.
  2. Vergeben Sie eine Bezeichnung und speichern Sie diese.
  3. In der rechten Spalte können Sie die Berechtigungen nach Ihren Bedürfnissen aktivieren oder deaktivieren.
  4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf den grünen Haken.
Berechtigungsverwaltung

Die erstellte Berechtigung steht Ihnen anschließend in der Benutzerverwaltung zur Verfügung und kann den jeweiligen Benutzern zugewiesen werden.

Sie möchten Ihrem Treuhänder einen Zugriff gewähren? Dazu haben Sie zwei Varianten. Im Funktionsbeschrieb Lizenznehmer erteilt seinem Treuhänder eine Zugriffsberechtigung erfahren Sie mehr dazu.

Was ist neu?

Allgemein: 

  • Den Module wurden ein zentrales Hauptmenü vorangestellt. Darin werden sowohl Mandanten als auch Berechtigungen verwaltet und für die Module bereitgestellt. Das Logout für die ganze Software erfolgt im Hauptmenü.
  • Die Möglichkeit zur Nutzung der Software in mehreren Tabs wurde integriert. Pro Modul können mehrere Tabs geöffnet und auf weitere Bildschirme gezogen werden. Das Hauptmenü soll während der Arbeit immer in einem Tab geöffnet bleiben. Mit dem Schliessen des Hauptmenüs wird PiNUS21 automatisch ausgeloggt.

 

Buchhaltungspaket:

  • Menüleiste mit visuellem Hinweis ergänzt, wenn Anlageinventar noch unvollständig, oder MWST-Abrechnung noch offen ist.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Verbesserung der Mandantensuche (Sortierung, Bezeichnungen mit Umlauten)
  • Export/Import-Funktion von Mandanten optimiert. Neu werden beim Export alle hochgeladenen Belege integriert. Aufgrund der grossen Datenmenge wird der Export in mindestens zwei Teilpakete geschrieben. Für den Import müssen alle Teilpakete zusammen wieder hochgeladen werden.
    Die Export/Import-Funktion steht den Benutzenden mit den Berechtigungen Administrator, Operator oder Treuhänder zur Verfügung.
  • Suchmöglichkeiten in Journal und Konteneinsicht erweitert
  • Einsicht Konten und Journal optimiert (Datenaktualisierung, Einsicht Kontoauszug, etc.)
  • Übertrag Buchungstext-Vorlage ins Folgejahr: gespeicherte Buchungstexte werden beim Eröffnen eines Folgejahres kopiert, oder beim Abschluss und Übertrag des Geschäftsjahres.
  • Ausdruck Kontenplan wurde mit Mandantenadresse ergänzt
  • Fehlerbehebung in der Funktion Umbuchen
  • Optimierung der Kontengruppen-Einstellungen: Die Erfassung von Untergruppen wurde vereinfacht.
  • Ausdruck Bilanz/Erfolgsrechnung korrigiert. Gewinn/Verlust wird bei Ausdruck ohne Zwischensummen angezeigt.
  • Einstellung Saldokontrolle in der Abschlussfunktion wird neu in den Benutzereinstellungen gespeichert.
  • Anzeige von Abgrenzungsbuchungen aus dem Vorjahr: Neu werden Abgrenzungen vom Vorjahr im Folgejahr angezeigt, auch wenn der Abschluss noch nicht definitiv gerechnet ist.
  • Im Kontenabgleich die Anzeige der Spalte „Mitteilung“ optimiert. Zudem eine neue Detailanzeige eingebaut worin alle Bankinformationen des ausgewählten Datensatzes ersichtlich sind.
  • Kontenabgleich optimiert für Umbuchungen von Konto A zu Konto B. Eine Umbuchung wird mit „im Journal gefunden“ angezeigt und kann über den Button „Verbinden“ erledigt werden.

 

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Erfassung von überlangen Geschäftsjahren auf maximal 23 Monate erhöht.
  • Funktion Umbuchen korrigiert.
  • Optimierung der Verrechnungen beim Öffnen eines bereits abgeschlossenen Geschäftsjahres. Die erfassten Verrechnungen bleiben stehen.
  • Im Kontenabgleich Button „Erledigt“ für alle Bearbeitungsfälle geöffnet und Mehrfachauswahl für Erledigung aktiviert.

Was wurde verbessert?

Buchhaltungspaket:

  • Überschriften der Kontenliste korrigiert und Kontenbezeichnungen bei Seitenumbrüchen ergänzt.
  • Konto „2873 Eigenmietwert der Wohnung 2“ als Pflichtfeld deaktiviert. Bei Gebrauch kann das Konto manuell im Kontenplan eingeschaltet werden.
    Hinweis: bei bereits erstellen Kontenplänen wird das Konto weiterhin als Pflichtfeld angezeigt.
  • Angezeigter Bankinformationsgehalt im Kontenabgleich erweitert.
  • Behebung Ajax-Fehlermeldungen
  • Kontenplan branchenneutral und Landwirtschaft hinsichtlich der Abschreibungskonti bei Teilhaber optimiert.
  • Import aus externen Quellen optimiert. Neu sind die Feldnamen Sollumsatz und Habenumsatz für zweispaltige Betrags-Importe. Der Habenumsatz wird dabei in der Vorschau mit einem Minus-Vorzeichen angezeigt, mit der Buchung wird der Buchungssatz gedreht. Zudem wurde das Speichern von Vorlagen optimiert.
  • Die Personenanzahl bei der Verrechnung Privat/Betrieb kann nun auch mit 0.5 erfasst werden.
  • Verbesserung des Übertrages vom Kontenplan ins Folgejahr
    • Grundsätzlich wird beim Abschluss eines Geschäftsjahres automatisch der Kontenplan ins Folgejahr übertragen. Sprich es werden alle aktiven Konten im Folgejahr wieder eröffnet.
    • Mit der Funktion „Kontenplan überschreiben“ wird beim Abschluss der Kontenplan des aktuellen Jahres kopiert und im Folgejahr eingefügt. Bereits getätigte Anpassungen im Folgejahr werden dabei überschrieben. (Ausnahme: es wurden neue Konti eröffnet welche bereits Buchungen beinhalten)
  • Zudem wurden zusätzliche Hintergrundchecks bei der Abschlussberechnung eingebaut um Saldierungsfehler zu vermindern.

 

Kreditorenverwaltung:

  • Die Datumseingabe beim Erfassen oder Ändern von Zahlungen wurde korrigiert. Das erstmal erfasst Datum wird nun beim Ändern nicht automatisch geändert.

 

Digitalisierung physischer Belege

Noch immer flattern physische Belege ins Haus, die für die elektronische Belegablage digitalisiert werden müssen.

Auch im digitalen Archiv müssen Belege lesbar sein. Für qualitativ gute Belege empfehlen wir Ihnen mit einem stationären Scanner zu arbeiten, oder Ihre Belege mit einer Scanner-App zu digitalisieren und in einem PDF-Format abzuspeichern. Wichtig dabei ist, dass die Qualität der Belege ausreichend ist und für die OCR-Erkennung von PiNUS21 lesbar ist.

Folgende Scanner-Apps empfehlen wir:

  • Adobe Scan
  • Microsoft Lens
  • Scanner Pro
  • Genius Scan

Erstellen Sie je Geschäftsfall ein PDF-Dokument. Vergessen Sie bei den zu zahlenden Rechnungen den Einzahlungsschein mit QR-Code nicht. Fassen Sie nicht mehrere Rechnungen/Gutschriften (Dokumente) in einem PDF-Dokument zusammen.

Wählen Sie eine logisch aufgebaute Benamsung der Dokumente mit den Informationen Datum, Wer und Was.

Bsp.: 20231030VersicherungsgesellschaftXY;Prämienrechnung

Archivierungsempfehlung

PiNUS21 kann als interne Belegablage dienen. Denn mit der Volltextsuche haben Sie sehr schnell Zugriff auf den gesuchten Beleg und mit dem Protokoll die benötigten Informationen über den Geschäftsfall. Sie können in kürzester Zeit den Beleg vorweisen und den Nachweis der Revision erbringen.

Dennoch empfehlen wir, die bearbeiteten Belege nach der Archivierung periodisch auch zu exportieren und einem externen Archiv zuzuführen. Beim Export werden die Belege inkl. Protokoll in eine zip. Datei heruntergeladen und kann beispielsweise auf einer privaten Cloud gespeichert werden. Je nach Datenumfang empfehlen wir den Export monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen.

Für die Datenablage sind nebst den unveränderbaren elektronischen Datenträgern wie CD oder DVD’s auch veränderbare Datenträger anerkannt.

Gerade das Kleingewerbe kann sich mit einer strukturierten Belegablage in der Cloud (beispielswiese OneDrive, Dropbox oder Google Drive) viel Geld sparen. Denn die meisten Cloudlösungen sind mit Volltextsuche, Aktivitätenprotokoll, Versionsverlauf und Audit Log ausgestattet, was für die Revision von KMU völlig ausreicht. Mit dem Belegprotokoll von PiNUS21 sind Sie somit für jede Situation ausgestattet.

Artikel zur digitalen Belegablage