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Benutzer- und Berechtigungsverwaltung

Als Lizenz-Operator können Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen selbständig verwalten. Hier erklären wir Ihnen, wie das in PiNUS21 funktioniert.

Die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in PiNUS21 finden Sie im Hauptmenü unter dem Menüpunkt “Berechtigung / Treuhänderzugriff”. Darauf haben alle Benutzer mit der Berechtigung Administrator oder Operator Zugriff.

Hier können zum einen Benutzer angelegt und verwaltet werden, zum anderen werden sämtliche Berechtigungseinstellungen hier getätigt und der Treuhänderzugriff vergeben.

Zugang zu Berechtigung / Treuhänderzugriff

In der Startübersicht der Benutzer und Berechtigungen wird links eine Zusammenfassung aus dem Register Lizenznehmer angezeigt.

In der Mitte und rechts werden die erfassten Benutzer einer Lizenz aufgeführt sowie von der Auswahl (grün markierter Benutzer) die zugewiesenen Mandanten, oder umgekehrt, die erfassten Mandanten einer Lizenz und die dazu zugriffsberechtigten Benutzer.

In der Spalte ganz rechts können nun die Zugriffsberechtigungen der Benutzer oder Mandanten zugewiesen werden. Dazu muss in der Mitte der korrekte Benutzer oder Mandant angewählt werden, um nun in der rechten Ansicht einen Benutzer oder Mandanten mit Doppelklick darauf zu aktivieren/deaktivieren. Änderungen werden dabei grün angezeigt bis diese mit dem Haken bestätigt werden.

Benutzerverwaltung

Damit Sie die Benutzerverwaltung öffnen können, klicken Sie auf den Button “Benutzer“.

Hier haben Sie die Übersicht auf alle erfassten Benutzer Ihrer Lizenz, können neue Benutzer anlegen oder die Berechtigungen anpassen.

Wählen Sie das “Plus” um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, das “Minus” um einen bestehenden Benutzer zu löschen oder den “Stift” um einen bestehenden Benutzer zu bearbeiten. Jedem Benutzer muss ein Benutzertyp und eine Berechtigung zugewiesen werden. Nachfolgend erklären wir Ihnen die Unterschiede.

 

Benutzertypen:

In PiNUS21 wird zwischen zwei Benutzertypen unterschieden.

  • Operator
    Benutzer mit dem Typ Operator haben Zugriff auf alle Mandanten einer Lizenz. Die Berechtigung ist automatisch als Administrator erfasst. Somit hat ein Operator auch sämtliche Rechte in Bezug auf Einstellungen und Benutzererfassungen. Ein Operator ist immer an die Lizenz gekoppelt (Hauptbenutzer). Dieser Benutzer wird in der Benutzerverwaltung in grau angezeigt. Die Berechtigungen dieses Benutzers können nicht geändert werden. Anderen Benutzern kann der Typ Operator ebenfalls zugewiesen werden. Jene Benutzer erhalten dann sämtliche Rechte eines Operators.
  • Normal
    Ein Normal-Benutzer wird für Anwendende angelegt, welche keine speziellen Recht erhalten sollen. Diese Benutzer können mit den Berechtigungen Buchungsassistent, Revisor oder Standard verknüpft werden. Detaillierte Informationen über die Inhalte der Berechtigung finden Sie unter dem Menüpunkt Berechtigung.

Benutzerprivileg:

Je nach Lizenz-Art haben Sie die Möglichkeit einem Benutzer ein Privileg zu erteilen.

  • Extern/Buchungsassistent
    Das Benutzerprivileg Extern ist dafür gedacht, dass Treuhänder Ihre Kunden auf der eigenen Lizenz arbeiten lassen können (= Buchungsassistent). Die Rechte eines externen Benutzers sind allerdings massiv eingeschränkt.
    Wird ein Benutzer mit dem Privileg Extern erstellt, erhält dieser automatisch die Berechtigung Buchungsassistent zugewiesen und wird vom Mandantenregister separiert. Damit dieser Benutzer sich nun einloggen kann, muss ihm manuell ein Mandanten zugeordnet werden.
  • Treuhänder
    Das Privileg Treuhänder erscheint nur bei lizenzierten Treuhändern mit Softwarepartnervertrag.
    Wird bei einem Benutzer das Privileg aktiviert, steht dieser anderen Lizenznehmern als Treuhänder zur Auswahl, sofern beide Lizenzen über den Setup-Code (Partnerwahl beim Konfigurator) miteinander verknüpft sind.

    • Treuhändergruppen
      Wenn ein Benutzer als Treuhänder erfasst wird, kann dieser einer Treuhändergruppe zugeordnet werden. Eine Treuhändergruppe kommt dann zum Zug, wenn beispielsweise alle Mandatsleiter eines Teams Zugriff auf eine Buchhaltung erhalten sollen und nicht nur ein einzelner Treuhänder.
      Bei der Zuweisung des Treuhänders kann einfach die Treuhändergruppe angewählt werden und alle Benutzer dieser Gruppe erhalten den Zugriff auf den Mandanten. Mehr zur Zuweisung von Treuhändern erfahren Sie hier.

Die Berechtigungen werden in der Berechtigungsverwaltung festgelegt und können hier dem Benutzer zugewiesen werden.

Eine Zusammenfassung der Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungsverwaltung.

Berechtigungsverwaltung

PiNUS21 gibt vier Standardberechtigungen vor, welche den Benutzenden zugeteilt werden kann. Bei individuellen Bedürfnissen kann in der Berechtigungsverwaltung eine eigene Berechtigung definiert werden.

Die Standardberechtigungen beinhalten folgendes:

  • Administrator
    Hat alle Rechte, Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen
  • Buchungsassistent
    Kann nur Funktionen im Zusammenhang mit Buchungen erfassen ausüben und hat Einsichtsrechte. In der Abschlussfunktion kann zwar gearbeitet, aber kein definitiver Abschluss erstellt werden.
    Ein Buchungsassistent kann weder die Belegverwaltung noch die Zusatzoptionen Kontenabgleich, Kreditorenverwaltung und MWST-Funktion nutzen.
  • Revisor
    Der Revisor hat reine Einsichtsrechte. Dieser Benutzer kann nur die Buchungen inkl. Belegen einsehen.
  • Standard
    Die Standardberechtigung ist die meist genutzte Berechtigung. Ein solcher Benutzer kann alle Funktionen ohne Einschränkungen nutzen und ist nur in den Einstellungen eingeschränkt.

Um eine individuelle Berechtigung zu erfassen klicken Sie auf das Plus. Vergeben Sie dann einen Bezeichnung und speichern Sie diese. In der rechten Spalte können nun die Berechtigungen nach den eigenen Bedürfnissen aktiviert oder deaktiviert werden. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit dem grünen Haken.

Die erstellte Berechtigung steht Ihnen nun in der Benutzerverwaltung zur Verfügung und kann den jeweiligen Benutzenden zugewiesen werden.

Sie möchten Ihrem Treuhänder einen Zugriff gewähren? Dazu haben Sie zwei Varianten. Im Funktionsbeschrieb Lizenznehmer erteilt seinem Treuhänder eine Zugriffsberechtigung erfahren Sie mehr dazu.