Benutzer- und Berechtigungsverwaltung

Als Lizenz-Operator haben Sie die volle Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Benutzer und Berechtigungen in PiNUS21. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie effizient vorgehen.

Um die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in PiNUS21 zu finden, navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt „Berechtigung / Treuhänderzugriff“. Dieser Bereich ist für alle Benutzer mit Administrator- oder Operator-Rechten zugänglich.

Hier können Sie nicht nur Benutzer erstellen und verwalten, sondern auch alle Berechtigungseinstellungen vornehmen und den Treuhänderzugriff konfigurieren.

Zugang zu Berechtigung / Treuhänderzugriff

In der Startübersicht sehen Sie links eine Zusammenfassung der Lizenznehmerinformationen. In der Mitte und rechts werden die registrierten Benutzer einer Lizenz angezeigt. Durch Auswahl eines Benutzers (grün markiert) können Sie die zugewiesenen Mandanten einsehen, oder umgekehrt, die Mandanten einer Lizenz und die dazu berechtigten Benutzer.

In der rechten Spalte können Sie dann die Zugriffsberechtigungen zuweisen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Benutzer oder Mandanten in der Mitte aus und aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigungen per Doppelklick in der rechten Ansicht. Änderungen werden grün markiert, bis Sie diese durch Klick auf das Häkchen bestätigen.

Übersicht Berechtigung/Treuhänderzugriff

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung in PiNUS21: So öffnen und verwalten Sie Ihre Benutzer

Um die Benutzerverwaltung in PiNUS21 zu öffnen, klicken Sie auf den Button „Benutzer“.

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Benutzer Ihrer Lizenz, können neue Benutzer anlegen oder bestehende Berechtigungen anpassen.

Benutzer anlegen, löschen oder bearbeiten

Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie auf das „Plus“-Symbol, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen.
Benutzer löschen: Mit dem „Minus“-Symbol können Sie einen bestehenden Benutzer entfernen.
Benutzer bearbeiten: Um einen Benutzer zu bearbeiten, wählen Sie das „Stift“-Symbol.

Jedem Benutzer muss ein spezifischer Benutzertyp und eine entsprechende Berechtigung zugewiesen werden. Im Folgenden erklären wir die Unterschiede.

Benutzertypen in PiNUS21

In PiNUS21 unterscheiden wir zwischen zwei Benutzertypen:

Operator
Benutzer mit dem Typ „Operator“ haben Zugriff auf alle Mandanten einer Lizenz und verfügen automatisch über Administratorrechte. Ein Operator hat somit umfassende Rechte bezüglich Einstellungen und Benutzerverwaltung.
Der Haupt-Operator der Lizenz wird in der Benutzerverwaltung grau angezeigt, und dessen Berechtigungen können nicht geändert werden. Auch anderen Benutzern kann der Typ „Operator“ zugewiesen werden, wodurch sie alle Rechte eines Operators erhalten.

Der grau geschriebene Operator ist der Haupt-Operator der Lizenz.

Normal-Benutzer
Diese Benutzer werden für Anwender erstellt, die keine speziellen Rechte benötigen. Sie können mit den Berechtigungen „Buchungsassistent“, „Revisor“ oder „Standard“ verknüpft werden. Details zu den einzelnen Berechtigungen finden Sie unter dem Menüpunkt „Berechtigung“.

Benutzerprivileg:

Je nach Lizenzart können Sie einem Benutzer bestimmte Privilegien zuweisen:

Extern/Buchungsassistent
Das „Extern“-Privileg ermöglicht es Treuhändern, ihre Kunden auf der eigenen Lizenz arbeiten zu lassen, mit stark eingeschränkten Rechten. Benutzer mit diesem Privileg erhalten automatisch die Berechtigung „Buchungsassistent“ und werden vom Mandantenregister separiert. Damit sich dieser Benutzer einloggen kann, muss ihm manuell ein Mandant zugeordnet werden.
Treuhänder
Dieses Privileg ist nur für lizenzierte Treuhänder mit Softwarepartnervertrag verfügbar. Ein Benutzer mit dem „Treuhänder“-Privileg steht anderen Lizenznehmern als Treuhänder zur Verfügung, sofern beide Lizenzen über den Setup-Code miteinander verknüpft sind.
- Treuhändergruppen
  Ein Benutzer, der als Treuhänder erfasst wurde, kann einer Treuhändergruppe zugeordnet werden. Treuhändergruppen ermöglichen es beispielsweise, dass alle Mandatsleiter eines Teams Zugriff auf eine Buchhaltung erhalten, nicht nur ein einzelner Treuhänder. Die Gruppe kann dann bei der Zuweisung des Treuhänders ausgewählt werden, und alle Benutzer der Gruppe erhalten den Zugriff auf den Mandanten. Weitere Details zur Zuweisung von Treuhändern finden Sie hier.

Die Berechtigungen der Benutzer werden in der Berechtigungsverwaltung festgelegt und können dort zugewiesen werden. Eine Zusammenfassung der Berechtigungen finden Sie ebenfalls unter „Berechtigungsverwaltung“.

Berechtigungsverwaltung

Standardberechtigungen und individuelle Einstellungen in PiNUS21

PiNUS21 bietet vier voreingestellte Standardberechtigungen, die den Benutzern zugewiesen werden können. Bei spezifischen Anforderungen können Sie in der Berechtigungsverwaltung auch eigene Berechtigungen definieren.

Die Standardberechtigungen beinhalten folgendes:

Administrator
Verfügt über alle Rechte und hat uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Funktionen und Einstellungen.
Buchungsassistent
Kann ausschließlich buchungsbezogene Aufgaben ausführen und verfügt über Einsichtsrechte. In der Abschlussfunktion ist es möglich zu arbeiten, jedoch keinen endgültigen Abschluss zu erstellen. Ein Buchungsassistent hat keinen Zugriff auf die Belegverwaltung sowie Zusatzoptionen wie Kontenabgleich, Kreditorenverwaltung und MWST-Funktion.
Revisor
Besitzt nur Einsichtsrechte. Dieser Benutzer kann lediglich Buchungen inklusive Belegen einsehen.
Standard
Die am häufigsten genutzte Berechtigung. Ein Standard-Benutzer kann alle Funktionen uneingeschränkt nutzen, ist jedoch in den Einstellungen limitiert.

Individuelle Berechtigungen erstellen

Wenn die Standardberechtigungen nicht ausreichen, können Sie eigene Berechtigungen in der Berechtigungsverwaltung anlegen:

Klicken Sie auf das „Plus“-Symbol, um eine neue Berechtigung zu erstellen.
Vergeben Sie eine Bezeichnung und speichern Sie diese.
In der rechten Spalte können Sie die Berechtigungen nach Ihren Bedürfnissen aktivieren oder deaktivieren.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf den grünen Haken.

Die erstellte Berechtigung steht Ihnen anschließend in der Benutzerverwaltung zur Verfügung und kann den jeweiligen Benutzern zugewiesen werden.

Sie möchten Ihrem Treuhänder einen Zugriff gewähren? Dazu haben Sie zwei Varianten. Im Funktionsbeschrieb Lizenznehmer erteilt seinem Treuhänder eine Zugriffsberechtigung erfahren Sie mehr dazu.