Rechnungen/Zahlungen erfassen manuell, mit Scan App oder Beleganhang
Verwalten Sie Ihre Zahlungen effizient mit PiNUS21: Erfassen Sie Belege manuell, über unsere Belegverwaltung oder bequem mit der Scan App. Teilen Sie Beträge auf mehrere Raten auf und fügen Sie zusätzliche Belege an – wir zeigen Ihnen, wie einfach es geht.
Mit PiNUS21 können Sie Ihre Rechnungen effizient verwalten. Erfassen Sie zunächst alle zu zahlenden Rechnungen und generieren Sie anschließend einen Zahlungsauftrag. Dieser kann bequem als XML-Datei an Ihr e-Banking übermittelt werden. Verbuchen Sie zudem die Zahlungen direkt ins Journal.
Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich ausschließlich auf Zahlungen in Schweizer Franken. Informationen zur Erfassung von Fremdwährungen finden Sie hier: Fremdwährung.
Damit Sie die Zahlungen vollständig erfassen können, muss als erstes ein Belastungskonto erfasst werden.
Um die Bankinfo zu erfassen, öffnen Sie in die Kontaktverwaltung.
Öffnen Sie dann denn Menüpunkt Firma/Mandant. Hier finden Sie Ihre erfassten Mandantendaten und können diese im Bearbeitungsmodus ändern oder ergänzen.

Im Register Bankinformation soll nun das Belastungskonto erfasst werden. Dazu erfassen Sie die IBAN-Nummer sowie den BIC-Code, woraufhin die Adresse automatisch abgefüllt wird.
Unter weitere Angaben kann die Adresse auch manuell erfasst werden.
Im Feld Url, Webadresse können Sie einen Direktlink zum e-Banking hinzufügen um später beim herunterladen des Zahlungsauftrages direkt über den Link die Seite aufrufen können.
Speichern Sie Ihre Erfassungen mit dem grünen Haken und wechseln Sie zurück in die Kreditorenverwaltung.
Um eine Zahlung manuell zu erfassen, öffnen Sie die Erfassungsmaske über den Button „Erfassen“.
Geben Sie zunächst das Rechnungsdatum entsprechend dem Beleg ein. Dieses Datum ist für die Kreditorenbuchung bei vereinbartem Entgelt von Bedeutung. Durch die Eingabe der Zahlungsfrist wird das Fälligkeitsdatum automatisch berechnet, wobei Sie es bei Bedarf auch manuell anpassen können.
Das Zahlungsdatum wird automatisch auf das Fälligkeitsdatum gesetzt, lässt sich aber ebenfalls manuell ändern. Wenn Sie das Datum fixieren, wird es für alle folgenden Erfassungen übernommen. Das Zahlungsdatum ist sowohl bei vereinnahmtem als auch bei vereinbartem Entgelt entscheidend für die Geldflussbuchung.
Wählen Sie nun das Belastungskonto aus. Falls Sie noch kein Belastungskonto erfasst haben, muss dieses noch in der Kontaktverwaltung ergänzt werden. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Vorbereitung (weiter oben).
Erfassen Sie nun das Empfängerkonto und die Rechnungsdetails.
Um einen neuen Empfänger anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol und erfassen Sie den neuen Kontakt mit allen relevanten Daten. Weitere Details zur Erfassung von Kontakten finden Sie unter Kontaktverwaltung
Einen bestehenden Empfängerkontakt wählen Sie über das Drop-Down Menü oder durch Eingabe der Kontaktinformationen. Nach der Auswahl eines Kontaktes können die Daten über das Bearbeitungs-Symbol geändert werden.
Abschliessend erfassen Sie den Rechnungsbetrag und eine Referenznummer oder Mitteilung. Handelt es sich bei der IBAN Nummer um eine QR-IBAN, braucht es zwingend eine korrekte Referenznummer. Bei einer normalen IBAN Nummer, wird zwingend eine Mitteilung oder eine Kreditor Referenz verlangt.
Unvollständige Informationen werden Ihnen in der Erfassungsmaske rot markiert.
Optional haben Sie die Möglichkeit die Zahlung als Lohnzahlung zu markieren oder ein Skontoabzug festzulegen.
Für eine schnelle und unkomplizierte Erfassung von Zahlungen bietet PiNUS21 eine kostenlose Scan-App an. Hier können Sie die App herunterladen.
Mit der PiNUS21 Scan-App können Sie QR-Einzahlungsscheine einfach einscannen, dir Erfassung des Empfängerkontos und der Rechnungsinformationen entfällt.
Öffnen Sie für die Zahlungserfassung mit der Scan-App die die Erfassungsmaske über Erfassen. Klicken Sie nun auf Scannen und verbinden Sie durch Scannen des QR-Codes mit der Scan-App Ihr Handy mit PiNUS21.
Anschließend scannen Sie den QR-Einzahlungsschein Ihrer Rechnung. Dabei wird, falls noch nicht vorhanden, automatisch ein neuer Kontakt mit allen relevanten Daten gespeichert. Weiter werden die Rechnungsdetails gemäss QR-Daten in die Erfassungsmaske übernommen.
Die Scan-App führt Sie Schritt für Schritt durch den Erfassungsprozess. Sollte es erforderlich sein, noch Informationen manuell einzugeben, weist PiNUS21 Sie darauf hin.
Speichern Sie die erfasste Zahlung und scannen Sie direkt die nächste Rechnung.
Mit der digitalen Belegverwaltung von PiNUS21 können Sie Belege direkt als Anhang einer Zahlung hinzufügen. Erfahren Sie hier, wie die Zahlungserfassung aus der Belegverwaltung funktioniert.
Alternativ können Sie auch Belege aus der Kreditorenverwaltung aufrufen.
Öffnen Sie dazu die Erfassungsmaske und klicken Sie auf Dok./Belege. In der Belegvorschau klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen den Beleg aus, den Sie bezahlen möchten. Damit der Beleg einer Zahlung angefügt werden kann, muss er vorgängig in die Belegverwaltung hochgeladen worden sein. Ist der Beleg noch nicht hochgeladen, wechseln Sie zuerst in die Belegverwaltung und laden Belege hoch.
Mit dem Häkli bestätigen Sie die Auswahl und der Beleg wird der Zahlung angefügt.

Dank der integrierten Texterkennung werden alle relevanten Zahlungsinformationen aus dem QR-Einzahlungsschein automatisch in die Zahlungserfassung übernommen. Ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Angaben und speichern Sie die Zahlung mit Erfassen.

Im Register Teilzahlung können Sie erfasste Rechnungsbeträge bequem auf mehrere Teilzahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsdaten aufteilen.
Um eine Teilzahlung zu erfassen, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und füllen Sie die grünen Felder aus: Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum, Betrag und Mitteilung. Speichern Sie die Teilzahlung und fügen Sie bei Bedarf weitere Teilzahlungen hinzu, bis der gesamte Betrag beglichen ist.