Unsere Empfehlungen für eine saubere digitale Buchhaltung

Noch immer flattern physische Belege ins Haus, die für die elektronische Belegablage digitalisiert werden müssen.

Auch im digitalen Archiv müssen Belege lesbar sein. Für qualitativ gute Belege empfehlen wir Ihnen mit einem stationären Scanner zu arbeiten, oder Ihre Belege mit einer Scanner-App zu digitalisieren und in einem PDF-Format abzuspeichern. Wichtig dabei ist, dass die Qualität der Belege ausreichend ist und für die OCR-Erkennung von PiNUS21 lesbar ist.

Folgende Scanner-Apps empfehlen wir:

• Adobe Scan
• Microsoft Lens
• Scanner Pro
• Genius Scan

Erstellen Sie je Geschäftsfall ein PDF-Dokument. Vergessen Sie bei den zu zahlenden Rechnungen den Einzahlungsschein mit QR-Code nicht. Fassen Sie nicht mehrere Rechnungen/Gutschriften (Dokumente) in einem PDF-Dokument zusammen.

Wählen Sie eine logisch aufgebaute Benamsung der Dokumente mit den Informationen Datum, Wer und Was.

Bsp.: 20231030VersicherungsgesellschaftXY;Prämienrechnung

PiNUS21 kann als interne Belegablage dienen. Denn mit der Volltextsuche haben Sie sehr schnell Zugriff auf den gesuchten Beleg und mit dem Protokoll die benötigten Informationen über den Geschäftsfall. Sie können in kürzester Zeit den Beleg vorweisen und den Nachweis der Revision erbringen.

Dennoch empfehlen wir, die bearbeiteten Belege nach der Archivierung periodisch auch zu exportieren und einem externen Archiv zuzuführen. Beim Export werden die Belege inkl. Protokoll in eine zip. Datei heruntergeladen und kann beispielsweise auf einer privaten Cloud gespeichert werden. Je nach Datenumfang empfehlen wir den Export monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen.

Für die Datenablage sind nebst den unveränderbaren elektronischen Datenträgern wie CD oder DVD’s auch veränderbare Datenträger anerkannt.

Gerade das Kleingewerbe kann sich mit einer strukturierten Belegablage in der Cloud (beispielswiese OneDrive, Dropbox oder Google Drive) viel Geld sparen. Denn die meisten Cloudlösungen sind mit Volltextsuche, Aktivitätenprotokoll, Versionsverlauf und Audit Log ausgestattet, was für die Revision von KMU völlig ausreicht. Mit dem Belegprotokoll von PiNUS21 sind Sie somit für jede Situation ausgestattet.