Unsere Empfehlungen für eine saubere digitale Buchhaltung

Noch immer flattern physische Belege ins Haus, die für die elektronische Belegablage digitalisiert werden müssen.

Auch im digitalen Archiv müssen Belege lesbar sein. Für eine gute Qualität empfehlen wir, mit einem stationären Scanner zu arbeiten oder Ihre Belege mit einer Scanner-App zu digitalisieren und als PDF abzuspeichern. Wichtig ist, dass die Auflösung ausreicht, damit PiNUS21 die Belege per OCR zuverlässig erkennen kann.

Folgende Scanner-Apps empfehlen wir:

• Adobe Scan
• Microsoft Lens
• Scanner Pro
• Genius Scan

Erstellen Sie je Geschäftsfall ein PDF-Dokument. Vergessen Sie bei zu zahlenden Rechnungen den Einzahlungsschein mit QR-Code nicht. Fassen Sie nicht mehrere Rechnungen/Gutschriften in einem PDF-Dokument zusammen.

Wählen Sie eine logisch aufgebaute Benennung der Dokumente mit den Informationen Datum, Wer und Was.

Bsp.: 20231030VersicherungsgesellschaftXY_Prämienrechnung

PiNUS21 kann als interne Belegablage dienen. Denn mit der Volltextsuche haben Sie sehr schnell Zugriff auf den gesuchten Beleg und mit dem Protokoll die benötigten Informationen über den Geschäftsfall. Sie können in kürzester Zeit den Beleg vorweisen und den Nachweis der Revision erbringen.

Dennoch empfehlen wir, die bearbeiteten Belege nach der Archivierung periodisch auch zu exportieren und einem externen Archiv zuzuführen. Beim Export werden die Belege inkl. Protokoll in eine ZIP-Datei heruntergeladen und können beispielsweise auf einer privaten Cloud gespeichert werden. Je nach Datenumfang empfehlen wir den Export monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen.

Für die Datenablage sind nebst den unveränderbaren elektronischen Datenträgern wie CD’s oder DVD’s auch veränderbare Datenträger anerkannt.

Gerade das Kleingewerbe kann sich mit einer strukturierten Belegablage in der Cloud (beispielsweise OneDrive, Dropbox oder Google Drive) viel Geld sparen. Denn die meisten Cloudlösungen sind mit Volltextsuche, Aktivitätenprotokoll, Versionsverlauf und Audit Log ausgestattet, was für die Revision von KMU völlig ausreicht. Mit dem Belegprotokoll von PiNUS21 sind Sie somit für jede Situation ausgestattet.