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Fit für den Jahreswechsel mit Pinus Lohn

4. September 2019

Bald steht wieder der Jahreswechsel an. Dann heisst es, Lohnausweise erstellen, AHV-, Versicherungs- und Quellensteuerdeklarationen ausfüllen sowie die Lohnbuchhaltung auf das neue Jahr anpassen. Für einen reibungslosen Jahreswechsel mit Pinus Lohn geben wir Ihnen gerne einige Hinweise.

Jahreswechsel mit Pinus Lohn

Lohnverarbeitung Dezember

Ist die Lohnverarbeitung komplett, können die Jahresendabrechnungen erstellt und versandt werden. Dies kann mit Pinus Lohn sowohl in Papierform wie auch über das elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) erfolgen. Die Übermittlung via ELM bedingt, dass Ihre Versicherung diese Art Datenübermittlung unterstützt und Ihr ELM-Profil bei der Versicherung eingerichtet ist. Bei einigen Sozialversicherungen wird für die Freigabe der Daten zusätzlich ein Login für das Portal «AHVeasy» benötigt. Wir empfehlen Ihnen, sich vorab bei den jeweiligen Institutionen zu informieren.

Bei der Datenaufbereitung für die elektronische Übermittlung ist es wichtig, in den Übermittlungseinstellungen festzulegen, was Sie übermitteln möchten. Besonderes Augenmerk ist auf den Punkt «Steuern» zu richten. Wird dieser Punkt ausgewählt, werden in einzelnen Kantonen die Lohnausweise direkt an die Steuerbehörden übermittelt. Hat man die Lohnausweise zu diesem Zeitpunkt noch nicht kontrolliert, kann dies zu Umtrieben führen.

Für die Erstellung und Kontrolle der Lohnausweise empfehlen wir jeweils die Wegleitung zum Lohnausweis zu konsultieren. Diese kann direkt über Pinus Lohn aufgerufen werden. Im Weiteren ist die Programmfunktion «Nachweis Nettolohn» als wichtiges Prüfinstrument zu empfehlen. Fragen und Antworten zum Lohnausweis finden sich auch auf der Internetseite der Schweizerischen Steuerkonferenz.

Abschluss Lohnbuchhaltungsjahr

Schliessen Sie die «Lohnverarbeitung Dezember» erst ab, wenn alle Daten erfasst, verarbeitet, ausgewertet und übermittelt sind. Denn mit dem Wechsel ins neue Jahr werden die Stammdaten Dezember in den Januar des neuen Jahres übertragen. Sind im alten Jahr rückwirkend Anpassungen der Stammdaten nötig, die für die Zukunft Gültigkeit haben, müssen diese auch im neuen Jahr ergänzt werden.

In der Praxis möchten viele die «Lohnverarbeitung Januar» einrichten, bevor die Abschlussarbeiten fertig sind. Für diesen Fall gibt es in Pinus Lohn die Funktion «zum Vorjahr zurück». Ergänzungen sowie Anpassungen und Abschlussarbeiten sind so nachträglich möglich. Beachten Sie jedoch, dass die Stammdaten nicht erneut ins Folgejahr übertragen werden können, und wenn nötig dort angepasst werden müssen.

Mit Pinus Lohn erfasste Zeit- und Feriensaldi werden mit dem Jahresabschluss in den Januar übertragen. Rückwirkende Anpassungen im Dezember bedingen im Januar eine manuelle Korrektur der Vorjahressalden.

Die Verbuchung der Lohnaufwände und -zahlungen in Pinus Fibu ist vor und nach dem Jahreswechsel möglich. Voraussetzung dafür ist der Abschluss des entsprechenden Lohnverarbeitungsdurchlaufs.

Lohnverarbeitung Januar

Nach dem Jahresübertrag ist das neue Lohnbuchhaltungsjahr einzurichten: Prämienansätze der Personenversicherungen sowie eventuell auch branchenspezifische Abzüge sind zu überprüfen und anzupassen. Wird mit der BVG-Tabelle gearbeitet, muss auch diese mit den neuen Werten abgefüllt werden.

Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern sind zudem die neuen Quellensteuerdaten zu implementieren. Diese stehen jeweils anfangs Januar auf unserer Homepage aktualisiert zum Download bereit.

All diese Anpassungen sollten nach dem Jahresübertrag, aber vor Erstellung der ersten Lohnabrechnung, erfolgen.

Die BVG-Beiträge für die «fixe» Lösung finden sich im neuen Vorsorgeausweis (vorab sind der Versicherung die neuen Jahreslöhne zu melden). Passen Sie die Lohnart BVG-Beitrag in der ersten Lohnabrechnung an. Auch der neue Monats- oder Stundenlohn sowie Zulagen sind in der ersten Lohnabrechnung anzupassen. Durch das Speichern als «Mitarbeiter Normaltabelle» wird die neu gültige Lohnabrechnung in den Folgemonaten automatisch vorgeschlagen.

Um die gesamtschweizerisch gültigen Sozialversicherungsdaten brauchen Sie sich als Pinus Lohn Anwender nicht zu kümmern: Diese Daten werden jeweils mit dem Jahresendupdate ausgeliefert

Viel Erfolg

Wir publizieren gegen Ende Jahr weitere Beiträge zum Thema Jahreswechsel. Informationen finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank. Gerne stehen wir Ihnen zudem mit Rat und Tat zur Seite – rufen Sie uns einfach an.

Manuela Bleuler, manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.