Lohnausweis – neue Wegleitung ab 2022

29. April 2022

Seit dem Pinus Update Version 3.21-02 vom 11. April 2022 steht die aktuellste Ausgabe des Reportgenerators, Viewgen zur Verfügung.

Somit stehen für die Erstellung der Lohnausweise 2022 ab sofort die aktualisierten Texte und Auswahlfelder sowie die neue Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 01.01.2022, zur Verfügung.

Die wichtigsten Neuerungen in der Wegleitung ab 2022

Geschäftsfahrzeuge

Ziffer 2.2 / Privatanteil Geschäftsfahrzeug / RZ 21
Erhöhung Privatanteil Geschäftsfahrzeug von 0.8% auf 0.9% pro Monat

Ziffer 15 / Bemerkungen
Streichung RZ 70 – Deklaration prozentualer Anteil Aussendienst

Spesen

Ziffer 13 / Keine Spesenvergütungen / RZ 50
Streichung Hinweis, dass Entschädigungen für die Nutzung eines privaten Arbeitsplatzes steuerbaren Lohn darstellen.

Ziffer 13.1.2 / Übrige effektive Spesen / RZ 57
Neu sind hier unter anderem auch Entschädigungen für die Kosten eines externen Arbeitsplatzes (z.B. Homeoffice, Co-Working-Space, sowie die Kosten für Büroinfrastruktur) auf effektiver Basis (d.h. gegen Beleg) auszuweisen. Solche Entschädigungen müssen stets betragsmässig aufgeführt werden. Zusätzlich ist die Anmerkung «Spesen für externen Arbeitsplatz» anzubringen. Dies hat Auswirkungen auf die Abzugsfähigkeit von Berufskosten in der Steuererklärung wie beispielsweise den Abzug für den Arbeitsweg oder Verpflegungsabzug.

Ziffer 13.2.3 / Übrige Pauschalspesen / RZ 60
Neu ist hier auch die pauschale Kostenbeteiligung an externe Arbeitsplätze wie Homeoffice/Co-Working-Space auszuweisen. Die betragsmässige Deklaration und Bezeichnung der Art der Spesen gilt hier ebenfalls.

Privatanteil Geschäftsfahrzeug und Neuregelung von FABI

Per 01.01.2016 wurde eine wichtige Finanzierungsmassnahme von FABI (Finanzierung und Ausbau der Eisenbahninfrastruktur) in Kraft gesetzt, nämlich die Begrenzung des Fahrkostenabzugs.

Die Einführung von FABI bedeutete für Arbeitgeber nicht unerheblichen, zusätzlichen Administrationsaufwand und Erklärungsbedarf. Dies hat nun ein Ende, die «Motion Ettlin» brachte eine pragmatische Lösung. Der administrative Aufwand wurde reduziert, im Gegenzug dafür der Privatanteil Geschäftsfahrzeug von jährlich 9.6% auf 10.8% bzw. von monatlich 0.8 % auf 0.9% erhöht.

Mit dieser Erhöhung der monatlichen Pauschale um 0.10% ist neu auch der im Geschäftsfahrzeug zurückgelegte Arbeitsweg mit abgegolten, dafür muss neu in der privaten Steuererklärung der Arbeitsweg nicht mehr als zusätzliches Einkommen deklariert werden.

Zudem wird durch diese Änderung der Naturallohn für den Arbeitsweg auch sozialversicherungspflichtig, womit die Abrechnungslogik bezüglich der Beitragspflicht von Naturallohn bei der AHV ebenfalls wiederhergestellt ist.

Der Mindestbetrag von CHF 150.– pro Monat bzw. CHF 1’800.– pro Jahr bleibt unverändert, d.h. der Mindestbetrag gilt neu bereits ab einem Fahrzeugkaufpreis von CHF 16’667.– (bisher CHF 18’750.–).

Aus finanzieller Sicht werden Arbeitnehmende mit langem Arbeitsweg entlastet, da die Erhöhung der Pauschale die Länge des Arbeitswegs nicht mehr berücksichtigt.

Die nachstehende Vergleichsrechnung zeigt, dass die Anpassung der Pauschale für den Privatanteil Geschäftswagen auch eine Erhöhung des zu versteuernden Bruttolohnes zur Folge hat.

Fahrzeugkaufpreis exkl. MWST	CHF	60'000.00
Privatanteil bisher 9.6 %	CHF	5'760.00
Privatanteil neu 10.8 %	CHF	6'480.00
Erhöhung zu versteuernder Bruttolohn	CHF	720.00

Im Gegenzug entfallen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch die lästigen administrativen Pflichten.

Alternativ ist es weiterhin möglich, anstelle der Pauschale den effektiven Wert der privaten Nutzung (inkl. Arbeitsweg) mittels Bordbuch zu ermitteln.

Ermittlung und Deklaration Privatanteil Geschäftsfahrzeug

Pauschale Ermittlung

Die pauschale Ermittlung des Privatanteils Geschäftsfahrzeug berechnet sich neu mit 0.9 % pro Monat bzw. 10.8 % pro Jahr des Fahrzeugkaufpreises inkl. sämtlicher Sonderausstattungen, exkl. MWST, mindestens aber mit CHF 150.– pro Monat.

Zusätzlich ist ein Kreuz in Feld «F» (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzubringen.

Effektive Ermittlung

Neben der pauschalen Berechnungsmethode, kann der Privatanteil Geschäftsfahrzeug auch anhand der Führung eines Bordbuches effektiv ermittelt werden. Der zu deklarierende Anteil der Privatnutzung wird berechnet, indem die effektive Anzahl der privat gefahrenen Kilometer, inkl. Arbeitsweg, mit dem entsprechenden Kilometeransatz multipliziert wird. In diesem Fall entfällt das Kreuz bei Feld «F» (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort).

Deklaration Privatanteil bei Lohnabzug

Wird Arbeitnehmenden für die Privatnutzung direkt ein Lohnabzug gemacht, ist dieser beim Betrag in Ziffer 2.2 zu berücksichtigen. Wird also z.B. CHF 200.– pro Monat vom Mitarbeiter bezahlt, ist der zu deklarierende Privatanteil in Ziffer 2.2 um CHF 2’400 im Jahr zu reduzieren.

Wird der gesamte, steuerlich vorgesehene Wert von 0.9% Privatanteil pro Monat bzw. 10.8 % pro Jahr vom Mitarbeiter bezahlt, ist im Lohnausweis Ziffer 2.2 kein Privatanteil Geschäftsfahrzeug auszuweisen. Unter Ziffer 15 ist zu bemerken: «Privatanteil wird vom Mitarbeiter bezahlt».

Weitere Bereiche die von der Erhöhung des Privatanteils betroffen sein können

Arbeitsvertrag

Ist der Privatanteil als fester Prozentsatz in den Arbeitsverträgen oder im Personalreglement vermerkt, ist dieser anzupassen und hat somit eine Vertragsänderung zur Folge, die das Einverständnis des betroffenen Mitarbeitenden bedingt. Um dies künftig zu verhindern, empfehlen wir im Vertrag auf die gesetzliche Regelung und nicht auf den Prozentsatz zu verweisen.

Mehrwertsteuer

Für MWST-pflichtige Unternehmen ist wie bisher für den Privatanteil die MWST abzurechnen. Dieser unterliegt der Umsatzsteuer zum Normalsatz. Der Wert gilt als inkl. MWST.

Steuern

Bei Juristischen Personen führt die korrekte Verbuchung des Privatanteils zu einem höheren Umsatz und somit zu einem höheren Gewinn, der zusätzlich zu versteuern ist.

Bei Selbstständigerwerbenden gilt der Privatanteil als Privatbezug und wird als Aufwandminderung verbucht. Dies führt zu einem höheren Gewinn, der zusätzlich zu versteuern ist.

Bei Privatpersonen ist der limitierte Berufskostenabzug in der Höhe von CHF 3’000.– in der neuen Regelung bereits berücksichtigt und kann nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Hier gilt es allfällige kantonale Regelungen mit höheren oder unbeschränkten Fahrkostenabzügen zu beachten. Die Wegleitung zur Steuererklärung gibt dazu Auskunft.

Verbuchung aus Pinus Lohn

Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung aus Pinus Lohn immer ohne Berücksichtigung der MWST erfolgt. Bei MWST-pflicht sind deshalb die Buchungen in der Fibu anzupassen. D.h. die Buchungen müssen, trotz Warnungen in der Fibu aufgerufen, überprüft und mit entsprechenden MWST-Einstellungen neu gespeichert werden.

ACHTUNG: Das im Standardlohnartenstamm auf der Lohnart «6850 Ausgleich Privatanteil Geschäftswagen» hinterlegte Fibu Konto ist bei MWST-pflicht auf ein Umsatzkonto zu ändern oder die mit dem Standardkonto erfolgte Buchung anschliessend in der Fibu umzubuchen.

Haben Sie zu all dem Fragen, hilft Ihnen gerne unsere Frau Manuela Bleuler weiter. manuela.bleuler@pinus.ch oder unter 052 320 90 30.