Belege revisionssicher digital ablegen.

Immer wieder taucht die Frage auf, ob die digitale Aufbewahrung von Belegen auch revisionssicher ist. Ja, das kann sie sein. Und wir zeigen Ihnen, wie das auch ohne teure Software und ohne GebüV Zertifizierung geht. Und Sie brauchen dabei bezüglich der Rechtskonformität kein mulmiges Gefühl zu haben. Auf der Haben Seite stehen Belege, die Ihnen die Erfassung von Geschäftsfällen vereinfachen, blitzschnell von überall her auffindbar und korrekt zugeordnet sind.

darum bewahren wir Belege auf

Lassen Sie uns zuerst kurz betrachten, warum Belege überhaupt aufbewahrt werden müssen. Jeder, der eine Buchhaltung führt, muss sich dabei nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung richten (OR, Art. 957a). Bezüglich der Aufbewahrung von Belegen geht es um folgende Punkte:

Nachweis einzelner Buchungsvorgänge: Belege dienen als Beweis für finanzielle Transaktionen und ermöglichen die genaue Buchführung.
Übersichtlichkeit: Die Aufbewahrung von Belegen hilft bei der Strukturierung und Organisation der Finanzdokumentation, wodurch die Übersichtlichkeit gewährleistet wird.
Zweckmäßigkeit: Belege bieten Informationen über den Verwendungszweck von Geldtransaktionen und ermöglichen somit eine sinnvolle Zuordnung von Ausgaben und Einnahmen.
Nachprüfbarkeit: Die Dokumentation von Belegen gewährleistet, dass Transaktionen zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen und geprüft werden können.

So ist es uns möglich, gegenüber einem Interessenten Rechenschaft über einen Geschäftsvorfall oder Sachverhalt abzulegen. Darum bewahren wir Belegen auf.

analog und/oder digital?

Die Belege liegen uns heute sowohl in Papierform als auch digital vor. So stellt sich die Frage, in welcher Form wir sie aufbewahren sollen. Wenn wir Belege in elektronisch übermittelt bekommen, müssen wir sie ausdrucken, damit wir sie abheften können. Das ist umständlich. Die sogenannte Hybridlösung, bei der man teils elektronisch, teils physisch aufbewahrt, empfehlen wir erst recht nicht. Das stiftet mehr Verwirrung als es hilft

Wir stehen mit Überzeugung zur digitale Belegablage. Nicht mehr ans Papier gebunden zu sein, bedeutet auch ortsunabhängig arbeiten zu können. Belege lassen sich Geschäftsfällen zuordnen und sehr schnell finden. Und elektronische Belege entlasten uns bei der Erfassung von Buchungen, weil Informationen bereits automatisch den Weg in die Buchungsmasken finden. Darum empfehlen wir auch alle physischen Belege zu scannen.

Da immer mehr Belege elektronisch vorliegen, ist die Umstellung auf digitale Belegführung ein zeitgemäßer Ansatz, der den technologischen Möglichkeiten entspricht. Damit werden Sie genauso von den Vorteilen der digitalen Belegablage profitieren, wie rechtlich auf der sicheren Seite stehen.

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ist digital auch rechtssicher?

Um ihre Belege ausschliesslich digital abzulegen, brauchen Sie keine GebüV zertifizierte Dokumentenablage. Auch werden weder die elektronische Signatur oder gar das PDF-Format verlangt (Erklärung der ESTV). In diesen Fragen verliert man sich trotzdem schnell in rechtlichen Abklärungen, weil man ganz sicher sein will. Im Parlament wurde die Motion Caroni vom Nationalrat angenommen, vom Ständerat abgelehnt, die die Digitalisierung vereinfachen soll, weil die vom Bundesrat verabschiedeten Richtlinien kompliziert und nicht eindeutig zu verstehen sind (Motion Caroni vom 14.01.2022).

Mit der Geschäftsbücherverordnung hat der Bundesrat Vorschriften erlassen, die vor allem im Interesse der Unternehmen selbst sind, um Geschäftsvorfälle korrekt zu dokumentieren (Quelle).

Dabei soll die Zweckmässigkeit gegeben sein. Das Gesetz ist so ausgelegt, dass KMU und Landwirtschaftsbetriebe nur von einem Mindestmass an Regulierungen betroffen sind. Wichtiger als die Aufbewahrung ist es, dass Sie jederzeit Auskünfte über einen verbuchten Geschäftsfall geben können. Und zwar unabhängig davon, ob Sie das mit physischen oder elektronischen Belegen machen.

PiNUS21 zeichnet zudem alle Vorkommnisse auf, die im Zusammenhang mit einem Beleg ausgelöst werden und speichert das Protokoll zusammen mit dem Beleg bei der Archivierung. So hilft unsere Ablage zusätzlich bei der Erfüllung der Nachprüfbarkeit.

so scannen Sie physische Belege im Handumdrehen.

Auch im digitalen Archiv müssen Belege lesbar sein. Dabei ist zuerst einmal ein Scanner nötig, der Rechnungen/Dokumente problemlos und in einer guten Qualität scannen kann. Im Büro bei grossem Scan-Aufkommen ist sicher ein Tischgerät, wie der Fujitsu ScanSnap iX1500 sehr praktisch. Eine gute Scanner App auf ihrem Mobile, erfüllt in den meisten Fällen ihren Zweck. Und ihr Mobilgerät ist bestimmt überall griffbereit. Damit digitalisieren Sie die Papierbelege und speichern diese im PDF-Format ab.

Folgende Apps haben wir getestet und funktionieren tadellos:

Adobe Scan
Microsoft Lens
Scanner Pro
Genius Scan

Die Belege können entweder direkt per eMail an die Buchhaltungssoftware geschickt werden. Oder Sie speichern sie in einer Dateiablage ab, von wo sie zu einem späteren Zeitpunkt stapelweise in die Buchhaltungssoftware weitergegeben werden können.

Für die Weiterbearbeitung ist es praktisch, wenn mittels OCR der Text der Belege erkannt wird. Damit werden die Belege per Volltext durchsuchbar. Unsere PiNUS21 Software vollzieht die Texterkennung automatisch beim Import in die Ablage. Zudem versteht unsere Software auch die Inhalte der QR-Codes auf den Rechnungen und füllt später Datenfelder automatisch aus. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote bei der Erfassung.

elektronische Belegverwaltung mit PiNUS21

technisch auf der Höhe. rechtlich auf der sicheren Seite.

Das hier beschriebene Setup reicht für ein KMU oder einen Landwirtschaftsbetrieb vollkommen aus und hält der nächsten Revision stand. Wenn die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung eingehalten wurden, kann aufgrund der Beweismittelfreiheit, der Nachweis jederzeit erbracht werden. (Quelle).

Mit PiNUS21 geben wir Ihnen ein Hilfsmittel an die Hand, mit dem Sie bei der Belegablage zusätzliche Sicherheiten in Bezug auf die Geschäftsbücherverordung gewinnen. Und wir garantieren Ihnen, dass Sie damit sowohl Zeit, Nerven, als auch Ressourcen sparen werden.

Quellen