Wie erfasse ich mit Pinus Lohn eine Lohnabrechnung bei Kurzarbeit?

Update Kurzarbeit - Stand Oktober 2021

Kurzarbeit - was ist aktuell gültig

Gemäss den neuesten Informationen gelten im Bereich der Kurzarbeit derzeit die folgenden Angaben:

  • Der Bundesrat hat am 1. Oktober 2021 das summarische Abrechnungsverfahren für Kurzarbeitsentschädigung bis 31. Dezember 2021 verlängert. Die aktuellen Formulare finden Sie hier. (Um sicher zu stellen, dass Sie jeweils die aktuellste Version verwenden, laden Sie bitte die Excel-Formulare immer neu herunter!
  • Das vereinfachte Verfahren für die Voranmeldung von Kurzarbeit wurde per Ende August 2021 eingestellt. Voranmeldungen, bei denen die Bewilligung am 1. September 2021 oder später beginnen soll, müssen wieder per ordentlichem Verfahren eingereicht werden. Das Formular finden ebenfalls unter dem oben erwähnten Link.
    Auf eine Voranmeldefrist wird verzichtet. Eine neue Voranmeldung muss somit spätestens am Tag des Beginns der Kurzarbeit bei der Arbeitslosenversicherung eintreffen. Diese Regelung ist befristet bis 31. Dezember 2021. Ab dem 1. Januar 2022 gilt wieder die ordentliche Voranmeldefrist von 10 Tagen.
  • Die Bewilligungsdauer beträgt, für ab 1. Oktober 2021 erteilte Bewilligungen, wieder 3 Monate.
  • Die Höchstbezugsdauer wurde vom Bundesrat auf 24 Monate erhöht und gilt neu bis zum 28. Februar 2022. Dadurch können Unternehmen, die seit Beginn der Pandemie ununterbrochen Kurzarbeitsentschädigung abgerechnet haben, auch weiterhin durch Kurzarbeitsentschädigung unterstützt werden.
  • Seit der Abrechnungsperiode Juli 2021 müssen alle Betriebe bei der Geltendmachung von Kurzarbeitsentschädigung das Formular «Rapport wirtschaftlich bedingter Ausfallstunden» einreichen. Das heisst, die von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmenden bestätigen mit ihrer Unterschrift, die für sie geltend gemachten Arbeitsausfälle sowie, dass sie weiterhin mit der Kurzarbeit einverstanden sind. Dieses Formular ist zusätzlich zu den bisher erforderlichen betrieblichen Unterlagen eine Pflichtbeilage zum Formular „Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung. In den dazu erstellten FAQ finden Sie weiterführende Informationen und Hinweise.
  • Seit dem 1. Juli 2021 gilt für den Bezug von Kurzarbeitsentschädigung eine Karenzfrist von 1 Tag (Selbstbehalt Arbeitgeber).
  • Mehrstunden, welche sich ausserhalb von Kurzarbeitsphasen angesammelt haben, müssen weiterhin nicht berücksichtigt werden.
  • Einkommen aus einer Zwischenbeschäftigung müssen auch weiterhin nicht an die Kurzarbeitsentschädigung angerechnet werden.
  • Seit dem 1. Dezember 2020 erhalten Personen mit Einkommen bis zu 3470 Franken und vollständigem Verdienstausfall eine Kurzarbeitsentschädigung von 100%. Bei Einkommen zwischen 3470 und 4340 Franken beträgt die Kurzarbeitsentschädigung, bei vollständigem Verdienstausfall, ebenfalls 3470 Franken, teilweise Verdienstausfälle werden anteilig berechnet. Die Einstufung von Teilzeitlöhnen findet anhand des auf ein Vollzeitpensum hochgerechneten Lohnes statt. Ab 4340 Franken gilt die reguläre Entschädigung von 80%. Diese Regelung gilt befristet bis zum 31. Dezember 2021.
  • Ab 1. Oktober 2021 entfällt der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung für Personen in befristeten Arbeitsverhältnissen, Lernende und Arbeitnehmende auf Abruf mit erheblich schwankendem Arbeitspensum.

NICHT anspruchsberechtigt sind ab 1. Oktober 2021 folgende Personen:

  • Lernende und Arbeitnehmende in befristeten Arbeitsverhältnissen
  • Arbeitnehmende, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar (z.B. Arbeitsverhältnisse auf Abruf, welche weniger als 6 Monate gedauert haben) oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist.
  • Arbeitnehmende, die in einem gekündigten Arbeitsverhältnis stehen.
  • Arbeitnehmende, die im Dienste einer Organisation für Temporärarbeit stehen.
  • Personen die in ihrer Eigenschaft als Gesellschafter, als finanziell am Betrieb Beteiligte oder als Mitglied eines obersten Entscheidungsgremiums die Entscheidungen des Arbeitgebers bestimmen oder massgeblich beeinflussen können, sowie ihre mitarbeitenden Ehegatten/innen oder ihre mitarbeitenden eingetragenen Partner/innen.
  • Arbeitnehmende, die mit der Kurzarbeit nicht einverstanden sind.
  • Arbeitnehmende, die das AHV-Rentenalter erreicht haben.

Weitere und ausführlichere Informationen vom Staatssekretariat für Wirtschaft SECO finden Sie hier.

 

Wie wird's gemacht?

Gerne zeigen wir Ihnen, was Kurzarbeit im Fall COVID-19 für die Erstellung der Lohnabrechnung bedeutet und wie Lohnausfall und ALV-Entschädigung mit der Pinus Lohn Software verarbeitet werden können.

Beachten Sie zudem die Informationen der, für Ihren Betrieb zuständigen, Abrechnungsstelle. In unserem Beitrag fokussieren wir uns auf die Erstellung der Lohnabrechnung mit der Pinus Lohn Software.

Bitte beachten Sie auch die laufend publizierten Änderungen in Zusammenhang mit Massnahmen gegen das Coronavirus. Wir versuchen den Artikel möglichst zeitnah, mit den neuen Gegebenheiten  zu ergänzen, es besteht jedoch kein Anspruch auf Vollständigkeit.

Überprüfung und Anpassung Lohnartenstamm

Vor Erfassung der ersten Lohnabrechnung mit Kurzarbeit, vergewissern Sie sich bitte, dass die notwendigen Lohnarten vorhanden und entsprechend eingerichtet sind.

Im aktuell ausgelieferten Standardlohnartenstamm sind die nachstehenden Lohnarten für die Verarbeitung von Kurzarbeit vorgesehen. Ist aber die Software bereits seit Jahren in Betrieb, ist es durchaus möglich, dass noch andere oder keine entsprechenden Lohnarten vorhanden sind.

Überprüfen Sie deshalb den Lohnartenstamm in der Rubrik «Lohnersatz, -ausgleich».

Empfohlene Anpassungen

Lohnart ändern - Berechnungsart
Lohnart ändern - Berechnungsart

Zur besseren Übersicht und einfacheren Erfassung in der Lohnabrechnung empfehlen wir für die Lohnart 3850 «Lohnausfall KA/SW (SL) Grundlage» die Berechnungsart auf «Menge x Ansatz» zu ändern.

Empfohlene Einstellungen der Lohnarten für die Verarbeitung von Kurzarbeit

Empfohlene Einstellungen – Lohnartenstamm Kurzarbeit
Empfohlene Einstellungen – Lohnartenstamm Kurzarbeit

Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Monatslohn

Für die Grundlagenerfassung (Sollstunden / Ausfallstunden) empfehlen wir, wenn vorhanden, das von der zuständigen Abrechnungsstelle zur Verfügung stehende Formular zu verwenden. Ansonsten erstellen Sie selbst eine entsprechende Liste über das gesamte, betroffene Personal.

Gemäss Gesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet den von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmenden 80% des Verdienstausfalles am ordentlichen Zahltagstermin auszurichten. Dieser umfasst nebst dem vertraglich vereinbarten Lohn auch die vertraglich vereinbarten regelmässigen Zulagen.

Während der Kurzarbeit sind die vollen gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Sozialversicherungsbeiträge entsprechend der normalen Arbeitszeit (= 100% des Lohnes) zu bezahlen.

Weitere Informationen dazu hier.

Ausgangslage in unserem Beispiel ist die Abrechnungsperiode Monat März. Die Muster AG hat eine Bewilligung für Kurzarbeit mit Beginn ab 09.03. im Umfang von 50 %.

Die Beispieldaten beruhen auf Sollstunden pro Woche von 42.50 Std. und einem vertraglich vereinbarten Monatslohn von CHF 5’000.– x 13.

Mittels oben erwähnter Grundlagenerfassung (Sollstunden / Ausfallstunden) legen wir zuerst die Kurzarbeitsstunden fest. Die Hinweise im Original Formular „Antrag und Abrechnung… “ für Arbeitnehmende mit vereinbarter Arbeitszeit lauten dazu wie folgt:

Berechnung Kurzarbeitsstunden
Berechnung Kurzarbeitsstunden

Das ergibt mit unseren Beispieldaten die folgende Berechnung:

09.03. – 31.03. = 17 Werktage à 8.50 Std. = Total Sollzeit 144.50 Std.
minus gearbeitete Stunden 72.25 Std.
ergibt Kurzarbeitsstunden von 72.25 Std.

anschliessend gilt es den Wert für den Lohnausfall 100% zu berechnen.

Dazu ist zuerst die AHV-pflichtige Lohnsumme zu bestimmen. Gemäss Hinweis im Original Formular „Antrag und Abrechnung…“ gehören dazu folgende Lohnbestandteile:

Berechnung AHV-pflichtige Lohnsumme
Berechnung AHV-pflichtige Lohnsumme

Unsere Beispieldaten ergeben somit die folgende AHV-pflichtige Lohnsumme:

09.03. – 31.03. ergibt Total 17 von 23 Werktagen
Monatslohn CHF 5’000.– x 13 / 12 ergibt CHF 5’416.65 pro Monat inkl. Anteil 13. Monatslohn.

CHF 5’416.65 geteilt durch 23 x 17 Werktage ergibt somit einen AHV-pflichtigen Lohn von CHF 4’003.60.

Daraus resultiert ein Lohnausfall 100% von CHF 2’001.80
(4’003.60 x 50% oder 4’003.60 / 144.50 Std. x 72.25 Std. = 2’001.80)

Die Kurzarbeitsentschädigung beträgt in unserem Beispiel 80 %. (Geringverdienende siehe Einstufung Lohnkategorien)
Somit ergibt sich eine Kurzarbeitsentschädigung von CHF 1’601.45 (2’001.80 x 80 %).

Alternativ können durch die Eingabe der Soll und Ausfallstunden sowie der AHV-pflichtigen Lohnsumme auf dem Original Formular „Antrag und Abrechnung…“ (nur für den einen Mitarbeiter) die für die Lohnabrechnung notwendigen Werte ermittelt werden. Nachstehend unsere Beispieldaten.

Berechnung Kurzarbeit mittels Original Formular
Berechnung Kurzarbeit mittels Original Formular

Muster Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Monatslohn

Für die Erfassung der Lohnabrechnung Monatslohn werden die ermittelten Werte wie folgt übernommen:

Um die Basis für die Sozialversicherungen auf dem vertraglich vereinbarten Monatslohn abrechnen zu können, wird die Lohnart «Monatslohn» unverändert beibehalten.

Der Lohnausfall 100% wird mit der Lohnart 3870 «Lohnabzug KA/SW (ML)» in Abzug gebracht. (keine Berücksichtigung der Sozialvers.-Basen).

Die Entschädigung / Lohnausfall 80% wird  mittels Lohnart 3890, „ALV-Entschädigung“ erfasst. (Auch diese Lohnart wird für die Basen der Sozialversicherungen nicht mehr berücksichtigt, ist jedoch für die Berechnung der Quellensteuer massgebend.) 

Für die Abrechnung von Zeitperioden mit Karenztag (en) zu Lasten des Arbeitgebers wird die Entschädigung / Lohnausfall von 80 % gesplittet erfasst. Zum einen der/die Karenztag(e) mit der Lohnart 3880 und zum andern die ALV-Entschädigung (oder Kurzarbeitsentschädigung) mit der Lohnart 3890. Daraus ergibt sich die nachfolgende Lohnabrechnung.

Muster Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Monatslohn mit Karenztag

Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Stundenlohn

Auch für Mitarbeiter im Stundenlohn, mit vereinbarter Arbeitszeit, gelten die obigen Angaben zur Grundlagenerfassung. Die Kurzarbeitsstunden werden ebenfalls identisch berechnet. (Für Mitarbeiter auf Abruf bitte Angaben auf Original Formular „Antrag und Abrechnung…“, Seite 2, beachten).

Für die Berechnung der AHV-pflichtigen Lohnsumme gehören gemäss Hinweis im Original Formular „Antrag und Abrechnung…“ die folgenden Lohnbestandteile:

Die nachstehenden Beispieldaten beruhen ebenfalls auf einer Sollzeit von 42.50 Std. pro Woche sowie dem Anspruch auf einen 13. Monatslohn. Die Ferienentschädigung basiert auf einem Jahresanspruch von 25 Tagen und die Feiertagsentschädigung wurde mit 8 Tagen pro Jahr berücksichtigt.

Daraus ergibt sich die folgende Stundenlohnberechnung:

Stundenlohnberechnung
Stundenlohnberechnung

Muster Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Stundenlohn

Für die Erfassung der Lohnabrechnung Stundenlohn werden die ermittelten Werte wie folgt übernommen:

Gegenüber der Lohnabrechnung im Monatslohn werden mit der Lohnart «Stundenlohn» nur die effektiv gearbeiteten Stunden erfasst und abgerechnet.

Um die Sozialversicherungen auf Basis der vertraglich vereinbarten Stunden abrechnen zu können, werden die Ausfallstunden / Lohnausfall 100% mittels Lohnart 3850 «Lohnausfall KA/SW (SL) Grundlage Soz.vers.» aufgerechnet und sogleich mittels Lohnart 3851 «KA/SW (SL) Korrektur» wieder in Abzug gebracht.

Die Entschädigung / Lohnausfall 80% wird mittels Lohnart 3890, „ALV-Entschädigung“ erfasst. (Auch diese Lohnart wird für die Basen der Sozialversicherungen nicht mehr berücksichtigt, ist jedoch für die Berechnung der Quellensteuer massgebend.)

Für die Abrechnung von Zeitperioden mit Karenztag (en) zu Lasten des Arbeitgebers wird die Entschädigung / Lohnausfall von 80 % gesplittet erfasst. Zum einen der/die Karenztag(e) mit der Lohnart 3880 und zum andern die ALV-Entschädigung (oder Kurzarbeitsentschädigung) mit der Lohnart 3890. Daraus ergibt sich die nachfolgende Lohnabrechnung.

Muster Lohnabrechnung Kurzarbeit COVID-19 - Stundenlohn mit Karenztag

Weitere Informationen

Auswirkungen des vereinfachten Abrechnungsverfahrens COVID-19
Der Arbeitsausfall wird nicht mehr individuell pro Mitarbeiter deklariert, sondern summarisch über alle betroffenen Mitarbeitenden. Dies hat zur Folge, dass bei unterschiedlichen Ausfallzeiten eine Liste geführt werden muss, um den Gesamtwert für die Abrechnung zu ermitteln und um die individuelle Entschädigung pro Mitarbeiter in der Lohnabrechnung erfassen zu können.

Auch die Entschädigung der Arbeitslosenkasse wird nicht mehr pro Mitarbeiter berechnet. Neu wird der summarische Arbeitsausfall in Prozenten der Sollstunden berechnet und mit der gesamten Lohnsumme verrechnet.

Der Arbeitgeber schuldet bei Kurzarbeit 80 % Prozent des Lohnes auf den Ausfallstunden. Von der Arbeitslosenkasse erhält er grundsätzlich auch 80 % des auf die Ausfallstunden entfallenden Lohnes als Kurzarbeitsentschädigung ausgerichtet. Durch das summarische Abrechnungsverfahren können die Beträge jedoch stark voneinander abweichen.

Ergibt sich bei korrekt ausgefülltem Formular eine Überdeckung, ist diese rechtens und kann vom Arbeitgeber frei verwendet werden. Eine allfällige Unterdeckung ist zwar für den Arbeitgeber ärgerlich, jedoch ist zu beachten, dass aufgrund der zahlreichen Erleichterungen die Kurzarbeitsentschädigung oft viel höher ausfällt, als mit dem bisherigen Abrechnungsverfahren.

Lohnfortzahlung 100 %
Entscheidet sich der Arbeitgeber  weiterhin den vollen Lohn zu entrichten, ist dies gemäss SECO möglich und hat auch keine nachteiligen Auswirkungen auf den Anspruch der Kurzarbeitsentschädigung. In diesem Fall empfehlen wir Lohnabzug/Korrektur und ALV-Entschädigung nicht auf der Lohnabrechnnung abzubilden. Das heisst, die Lohnabrechnung bleibt unverändert.

Lohnabrechnung mit Arbeitsunfähigkeit wie Krankheit oder Unfall
Absenzen infolge Arbeitsunfähigkeit sind für die Berechnung der Ausfallstunden als geleistetete Stunden zu behandeln, nicht als Ausfallstunden. Ob die Arbeitsunfähigkeit durch eine Taggeldversicherung gedeckt wird oder nicht, spielt dabei keine Rolle. In der Lohnabrechnung ist die Arbeitsunfähigkeit wie gewohnt zu berücksichtigen.

Verbuchung / Kontierung vereinnahmte Kurzarbeitsentschädigung in Pinus Fibu
Gemäss Mitteilung der eidg. Steuerverwaltung, Abteilung Mehrwertsteuer unterliegt die Kurzarbeitsentschädigung nicht der Mehrwertsteuer, da sie nicht Gegenwert einer Leistung darstellt (Art. 18 Abs. 2 MWSTG). Die Kurzarbeitsentschädigung führt auch nicht zu einer Vorsteuerkürzung (Art. 33 Abs. 1 MWSTG). Auf dem Abrechnungsformular muss die Kurzarbeitsentschädigung unter «III Andere Mittelflüsse, Ziffer 910″ deklariert werden. (Dies gilt übrigens auch für den Erhalt von Erwerbsausfallentschädigungen bei Arbeitgebern und Selbständigerwerbenden).

Wir empfehlen deshalb die vereinnahmte Kurzarbeitsentschädigung im Umsatzbereich Kto.-Klasse 3, zum Beispiel Konto „3680“ zu verbuchen. Mit diesem Konto kann die „Ziffer 910“ für die korrekte MWST-Deklaration ausgewählt werden. In einem zweiten Schritt ist eine Saldierungsbuchung auf die Kto.-Klasse 5 (Personalaufwand) vorzunehmen.

Deklaration im Lohnausweis
Entgegen unserer Standardeinstellung auf der Lohnart 3890 «ALV-Entschädigung» ist die Kurzarbeitsentschädigung gemäss Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (RZ34) sowie weiteren Informationen und Empfehlungen der Kantonalen Steuerämter grundsätzlich in der Ziffer 7 «Andere Leistungen» zu erfassen und als Kurzarbeitsentschädigung auszuweisen. Bitte ändern Sie deshalb die Ziffer der entsprechenden Lohnart im Lohnartenstamm 2020 vor Erstellung der Lohnausweise. Zudem ist seitens der Steuerämter ein Vermerk der Kurzarbeit (Anzahl Tage) unter Ziffer 15 «Bemerkungen» wünschenswert.

Bei Weiterzahlung des vollen Lohnes, ohne Erfassung / Verrechnung der Kurzarbeitsentschädigung, ist diese in Ziffer 1 «Lohn» bereits enthalten. In diesem Fall ist die Kurzarbeitsentschädigung mit Betrag und Tage in den Bemerkungen, Ziffer 15 anzugeben. (z.B. «Kurzarbeitsentschädigung für 20 Tage, CHF 3850, in Ziffer 1 enthalten»).

Haben Sie noch Fragen? Gerne hilft Ihnen unsere Frau Manuela Bleuler weiter. manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.