Wie kann ich das Lohnbuchhaltungsjahr abschliessen / wechseln?

Sie stehen in der Lohnverarbeitung im Dezember, haben die Löhne erstellt und überwiesen. Nun steht die Entscheidung an, ob das Lohnbuchhaltungsjahr bereits definitiv abgeschlossen werden soll.

Grundsätzlich gilt für Pinus Lohn auch am Jahresende:

• Abgeschlossene Monate lassen sich nicht mehr öffnen und ändern
• Es kann jeweils nur ein Verarbeitungsdurchlauf in Bearbeitung sein

Diesbezüglich gibt es für den Jahreswechsel eine Ausnahme, die für nachträgliche Anpassungen der Stammdaten (z.B. Änderungen in den Personaldaten, welche für die Erstellung der Lohnausweise notwendig sind) oder auch für nachträglich, im Dezember, zu erfassende Lohnabrechnungen, vorgesehen ist.

Es handelt sich um die Funktion <zum Vorjahr zurück>. Im Register „Daten: Sicherung, ELM, Reorganisation“ wird diese unter dem Punkt „Backup zurückholen (komprimiert)“ angezeigt, sofern ein Vorjahr vorhanden ist.

Trotz der Möglichkeit das Jahr nach dem Jahresübertrag nochmals wechseln zu können, empfehlen wir, die Lohnverarbeitung Dezember erst abzuschliessen, wenn alle notwendigen Daten erfasst, verarbeitet, ausgewertet und übermittelt sind.

Dies deshalb, weil mit dem Jahreswechsel die Stammdaten Dezember in den Januar des neuen Jahres übertragen werden. D.h. alles was nach dem Jahresübertrag, mittels Funktion <zum Vorjahr zurück> im Dezember geändert wird und auch für das Folgejahr Gültigkeit hat, muss im neuen Jahr auch nochmals erfasst werden, da der Jahresübertrag, in der Regel, nicht erneut ausgeführt werden kann.

Um unnötigen Mehraufwand zu verhindern und den Jahreswechsel zum bestmöglichen Zeitpunkt vornehmen zu können, gilt es, diesen gut zu planen.

Keine Regel ohne Ausnahme, deshalb die Funktion <zum Vorjahr zurück>. Sollte es trotzdem notwendig sein, nochmals ins Vorjahr zu gelangen, wählen Sie diese Funktion aus.

Sie werden darauf hingewiesen, dass keinerlei Änderungen zwischen den beiden Jahren übertragen werden. Auch bereits gelieferte Jahresmeldungen sind möglicherweise ein Thema, welches berücksichtigt werden muss.

Entscheiden Sie sich dennoch, den Jahreswechsel vorzunehmen, bestätigen Sie mit <Ja> und haben Sie etwas Geduld, bis die Lohnverarbeitung sich in den Dezember des Vorjahres zurückgesetzt hat. Die Bezeichnung der Funktion wird durch den Jahreswechsel geändert und heisst neu <zum aktuellen Jahr zurück>.

Nach dem Wechsel steht die Lohnverarbeitung im Dezember vor dem Schritt <Jahr abschliessen, Folgejahr eröffnen>. Wenn nicht bereits ausgeschöpft, wird automatisch der nächste Verarbeitungsdurchlauf vorgeschlagen (im Bild Ergänzung 2). Es können, unter Vorbehalt der obigen Ausführungen, weitere Lohnabrechnungen erfasst oder Anpassungen der Stammdaten vorgenommen werden.

Haben Sie die Nachträge erfasst, vergessen Sie bitte nicht, das Jahr wieder zurück in die aktuelle Lohnverarbeitung zu bringen. Wählen Sie die Funktion <zum aktuellen Jahr zurück> und bestätigen Sie mit Ja. So gelangen Sie, ohne Veränderungen am aktuellen Jahr, wieder zu diesem zurück und können wie gewohnt weiter arbeiten.

Grundsätzlich wäre hier auch nochmals ein Jahreswechsel mit Schritt <Jahr abschliessen, Folgejahr eröffnen> möglich. ACHTUNG! Dies hätte zur Folge, dass sämtliche Daten im aktuellen Jahr überschrieben würden.

Wählen Sie diesen Weg deshalb nur, wenn Sie im aktuellen Jahr noch NICHTS erledigt haben oder Sie damit einverstanden sind, dass die bereits erfassten Daten überschrieben werden.

Es erscheinen die üblichen Warnungen und Hinweise wie beim normalen Jahreswechsel. Um auf die Auswirkungen des erneuten Jahreswechsels aufmerksam zu machen, erscheint zusätzlich nachfolgende Bestätigung mit Sicherheitsabfrage, welche exakt beantwortet werden muss, um den Jahreswechsel erfolgreich ausführen zu können.

Wird die Frage beantwortet und mit Ja bestätigt, erfolgt ein erneuter Jahresübertrag und alle bereits vorhandenen Daten im aktuellen Jahr werden überschrieben, unabhängig davon in welchem Monat die Lohnverarbeitung zuvor stand.

Haben Sie noch Fragen oder benötigen Hilfe, steht Ihnen unsere Frau Manuela Bleuler gerne zur Verfügung. manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.