Wie kann mit Pinus Lohn die Ferienentschädigung automatisiert zurückbehalten werden?

Gerne zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie mit speziellen Lohnarten ein Rückbehalt von Ferienentschädigung sowie die Saldoführung bei Gutschrift und Bezug von Ferienentschädigung auf der Lohnabrechnung darstellen können. Durch die erweiterten Verknüpfungsmöglichkeiten erfolgt das Abfüllen dieser Lohnarten grösstenteils automatisch, was die Verarbeitung effizienter und unkomplizierter macht.

Das Einrichten dieser Lohnarten ist ab der Pinus Software Version 3.21-06 möglich. Der dazu benötigte, neu geschaffene Lohnartenbereich (Nummern 7001 – 7099) ist ab dieser Version, in der Rubrik «Nach Auszahlung (nur Text)» aktiv.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Bereich erfasste Lohnarten nur für spezielle Darstellungen, z.B. Rückbehalt Ferienentschädigung sowie für reine Textanzeigen wie z.B. Angabe einer Lohnklasse vorgesehen sind.

Diese Lohnarten werden alle nach dem Auszahlungsbetrag angedruckt und haben keinerlei Einfluss auf die Berechnungen von Bruttolohn, Nettolohn sowie Auszahlung. Zudem werden sie ausschliesslich in der Lohnabrechnung angedruckt.

In einem ersten Schritt benötigen wir eine noch nicht verwendete Stundenlohn-Lohnart, auf welcher noch alle Änderungen möglich sind. Steht keine zur Verfügung, erfassen Sie im Lohnartenstamm, in der Rubrik «Grundlohn», eine neue Lohnart.

In unserem Beispiel erfassen wir die Lohnart 1111 Stundenlohn. Damit der Anteil Ferienentschädigung zurückbehalten werden kann, wird vorausgesetzt, dass dieser auch separat ausgewiesen wird, deshalb setzen wir das Häkchen für die Verknüpfung «Ferienentschädigung». Dadurch wird die mögliche Verknüpfung «Rückbehalt Ferienentschädigung» aktiv und kann ausgewählt werden.

Im nächsten Schritt erfassen wir in der neu zur Verfügung stehenden Rubrik «Nach Auszahlung (nur Text)» die folgenden Lohnarten.

Diese Lohnarten haben Einstellungen, welche auf weitere, zu erfassende, Lohnarten referenzieren (Verknüpfungen), deshalb können die Verknüpfungseinstellungen erst vorgenommen werden, wenn alle erforderlichen Lohnarten angelegt sind.

Zu Beginn haben wir auf der neu erfassten Lohnart 1111 Stundenlohn ein Häkchen für die Verknüpfung «Rückbehalt Ferienentschädigung» gesetzt. Diese Verknüpfung löst automatisch die Lohnart 2530 «Rückbehalt Ferienentschädigung» aus. Damit dieser Rückbehalt als Gutschrift auf unsere Übertrags-Lohnart 7011 geschrieben wird, ist die folgende Einstellung zu erledigen.

Mit der Funktion <Lohnartenstamm bearbeiten> kann über die Rubrik «Ganzer Lohnartenstamm» die Lohnart 2530 ausgewählt und geändert werden. Da es sich um eine Berechnungslohnart handelt, sind nur noch kleine Änderungen möglich. Diese Meldung können wir bestätigen.

Mittels Dropdown-Liste wählen wir beim Ausgleich «Andere» aus und erfassen den  Übertrag auf die Lohnart «7011 – negativ». Dies hat zur Folge, dass der, in der Lohnart 2530, ausgewiesene Betrag automatisch auch auf die Lohnart 7011 «Gutschrift Ferienentschädigung, übertragen wird.

Für die Auszahlung von Ferienentschädigung erfassen wir in der Rubrik «Naturallohn Arbeitnehmerbeiträge» eine Lohnart, in unserem Beispiel die Lohnart 2790 «Auszahlung Ferienentschädigung».

Der Grund für die Wahl dieser Rubrik liegt in der Nummernvergabe. Nur in diesem Bereich können wir die Lohnartennummer grösser als 2530 wählen. So stellen wir sicher, dass in der Lohnabrechnung die Auszahlung nachfolgend an die Rückstellung aufgeführt wird (optisch übersichtlicher).

Selbstverständlich darf die Lohnart auch unter einer anderen Nummer oder Rubrik erfasst werden. Die Einstellungen sind jedoch bitte wie abgebildet vorzunehmen.

Die Einstellung «Andere» Übertrag auf die Lohnart 7012 «Bezug Ferienentschädigung hat zur Folge, dass der, in der Auszahlungslohnart 2790 ausgewiesene Betrag automatisch auch auf die Lohnart 7012 «Bezug Ferienentschädigung” übertragen wird.

Bitte überprüfen und beachten Sie zu diesem Thema auch immer die arbeitsrechtlichen Vorgaben.

Grundsätzlich dürfen Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgegolten werden, sondern sind tatsächlich zu beziehen (OR 329d Abs. 2).

Es gibt jedoch Ausnahmen. So ist es erlaubt, am Ende eines Arbeitsverhältnisses, soweit ein Bezug aus betrieblichen Gründen nicht mehr möglich ist oder mehr Ferientage zu beziehen sind, als restliche Tage bis zum Austritt verbleiben, die Ferientage beim Austritt durch Lohn abzugelten.

Zudem lässt die Rechtssprechung die laufende Auszahlung bei kurzfristiger Anstellung oder sehr unregelmässiger Teilzeitarbeit unter folgenden Bedingungen zu:

• Es muss sich um eine unregelmässige Beschäftigung handeln.
• Der für die Ferien bestimmte Lohnanteil muss klar und eindeutig im Arbeitsvertrag ausgewiesen sein.
• Die Ferienentschädigung ist in den einzelnen, schriftlichen Lohnabrechnungen durch Angabe eines bestimmten Betrages oder Prozentsatzes als solcher separat auszuweisen.

In Gesamtarbeitsverträgen wird vermehrt der Rückbehalt der Ferienentschädigung vorgeschrieben. Diese Bestimmung stützt sich auf Art. 329d Abs. 1 OR, wonach der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer für die Ferien den gesamten darauf entfallenden Lohn zu entrichten. Mittels dem Rückbehalt wird dies sichergestellt.

Die Arbeitgeber werden also beispielsweise mittels GAV verpflichtet, bei Stundenlöhnern den Lohnanteil für die Ferien erst beim Ferienbezug oder spätestens am Ende des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen. Während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist die Ferienentschädigung zurückzubehalten und in der Lohnabrechnung mit entsprechenden Saldi auszuweisen.

Ist Ihr Unternehmen einem GAV unterstellt, gilt es die Vorgaben zu prüfen und entsprechend zu berücksichtigen.

Haben Sie noch Fragen steht Ihnen unsere Frau Manuela Bleuler gerne zur Verfügung. manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.