Wie kann mit Pinus Lohn die Ferienentschädigung zurückbehalten werden?

NEU: ab Pinus Software Version 3.21-06 / 14.11.2022, steht Ihnen eine automatisierte Verarbeitungsmöglichkeit zur Verfügung. Hier geht’s zum neuen Beitrag…

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Pinus Lohn, die mit dem Stundenlohn verknüpfte und in der Lohnabrechnung ausgewiesene Ferienentschädigung zurückbehalten und beim Ferienbezug auszahlen können. Dazu vorab einige rechtliche Informationen.

Grundsätzlich dürfen Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgegolten werden, sondern sind tatsächlich zu beziehen (OR 329d Abs. 2).

Es gibt jedoch Ausnahmen. So ist es erlaubt, am Ende eines Arbeitsverhältnisses, soweit ein Bezug aus betrieblichen Gründen nicht mehr möglich ist oder mehr Ferientage zu beziehen sind, als restliche Tage bis zum Austritt verbleiben, die Ferientage beim Austritt durch Lohn abzugelten.

Zudem lässt die Rechtssprechung die laufende Auszahlung bei kurzfristiger Anstellung oder sehr unregelmässiger Teilzeitarbeit unter folgenden Bedingungen zu:

• Es muss sich um eine unregelmässige Beschäftigung handeln.
• Der für die Ferien bestimmte Lohnanteil muss klar und eindeutig im Arbeitsvertrag ausgewiesen sein.
• Die Ferienentschädigung ist in den einzelnen, schriftlichen Lohnabrechnungen durch Angabe eines bestimmten Betrages oder Prozentsatzes als solcher separat auszuweisen.

Für das Einrichten der Stundenlohnarten mit Verknüpfungen, wie z.B. der Ferienentschädigung, verweisen wir gerne auf den folgenden FAQ-Artikel.

In Gesamtarbeitsverträgen wird vermehrt der Rückbehalt der Ferienentschädigung vorgeschrieben. Diese Bestimmung stützt sich auf Art. 329d Abs. 1 OR, wonach der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer für die Ferien den gesamten darauf entfallenden Lohn zu entrichten. Mittels dem Rückbehalt wird dies sichergestellt.

Die Arbeitgeber werden also beispielsweise mittels GAV verpflichtet, bei Stundenlöhnern den Lohnanteil für die Ferien erst beim Ferienbezug oder spätestens am Ende des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen. Während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist die Ferienentschädigung zurückzubehalten und in der Lohnabrechnung mit entsprechenden Saldi auszuweisen.

Ist Ihr Unternehmen einem GAV unterstellt, gilt es die Vorgaben zu prüfen und entsprechend zu berücksichtigen.

Derzeit steht keine automatisierte Verarbeitung zur Verfügung. Trotzdem gibt es eine Lösung, um dieser Verpflichtung nachzukommen. Es werden dazu zusätzliche und manuell abzufüllende Lohnarten benötigt.

Sie haben die Wahl zwischen einer sehr ausführlichen und übersichtlichen Variante oder einer etwas kompakteren, aber dennoch aussagekräftigen Variante. Je nachdem werden mehr oder weniger zusätzliche Lohnarten benötigt.

Für den Rückbehalt und die anschliessende Auszahlung der Ferienentschädigung erstellen Sie im Lohnartenstamm, Rubrik «Provisionen, Prämien, Belohnungen» die beiden neuen Lohnarten:

• Rückbehalt Ferienentschädigung (Bsp. Lohnart 3010)
• Auszahlung Ferienentschädigung (Bsp. Lohnart 3011)

Die Wahl der Rubrik und der Lohnartennummer ist nicht zwingend und dient lediglich der aufsteigenden und dadurch übersichtlicheren Darstellung der Lohnarten in der Lohnabrechnung.

Die Ferienentschädigung, ist diese mit der Stundenlohnart verknüpft, wird standardmässig mit der Lohnart 2500 ausgewiesen, dieser Nummernbereich ist jedoch reserviert und steht dem Anwender nicht zur Verfügung. Deshalb empfehlen wir die Rubrik “Provision,Prämien,Belohnungen” und wenn möglich zwei aufeinanderfolgende Lohnartennummern > 3000 zu wählen.

Um bereits die wichtigsten Voreinstellungen mitnehmen zu können, kopieren Sie nach Möglichkeit die Standardlohnart 3000 «Provision» vergeben die neue Nummer und ändern die Bezeichnungen sowie «die Auswirkung auf die Totalzeilen» und die «Berechnungsart».

Für die Anzeige der Saldi auf der Lohnabrechnung, erstellen Sie in der Rubrik «Korrektur Auszahlung» die folgenden Lohnarten:

• Feriengeld Saldo Vormonat CHF (Bsp. Lohnart 6920)
• Feriengeld Gutschrift CHF (Bsp. Lohnart 6921)
• Feriengeld Bezug CHF (Bsp. Lohnart 6922)
• Feriengeld Saldo CHF (Bsp. Lohnart 6923)

Auch hier ist die Wahl der Lohnartennummer grundsätzlich frei. Wir empfehlen diese möglichst unterhalb des Nettolohnes, am Schluss der Lohnabrechnung aufzuführen und verwenden deshalb die Rubrik «Korrektur Auszahlung».

Kopieren Sie nach Möglichkeit die Standardlohnart 6900 «Vorauszahlung», vergeben die neue Nummer und ändern die Bezeichnungen. Die Einstellungen bezüglich «Auswirkung auf die Totalzeilen» und «Berechnungsart» setzen Sie auf «unerheblich» und das Fibu-Konto ändern Sie auf «-1» für «nicht Buchen» (n bu).

Die beiden Lohnarten für Rückbehalt und Auszahlung der Ferienentschädigung sind auch für diese Variante wie oben beschrieben zu erfassen:

•  Rückbehalt Ferienentschädigung (Bsp. Lohnart 3010)
•  Auszahlung Ferienentschädigung (Bsp. Lohnart 3011)

Für die Anzeige der Saldi auf der Lohnabrechnung, erstellen Sie in der Rubrik “Korrektur Auszahlung” die zwei folgenden Lohnarten:

• Feriengeld Gutschrift / Saldo CHF (Bsp. Lohnart 6920)
• Feriengeld Bezug / Endsaldo CHF (Bsp. Lohnart 6921)

Die Einstellungen bezüglich «Auswirkung auf die Totalzeilen» und «Berechnungsart» setzen Sie auf «unerheblich» und das Fibu-Konto ändern Sie auf «-1» für «nicht Buchen» (n bu).

Für die Wahl der Lohnartennummer gelten die gleichen Empfehlungen wie bei der ausführlichen Variante.

Je nach Bedarf mag die eine oder andere Variante die Bessere sein. Sie haben die Wahl, entscheiden Sie, welche Darstellung besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Haben Sie noch Fragen steht Ihnen unsere Frau Manuela Bleuler gerne zur Verfügung. manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.