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Wie verarbeite ich mit Pinus Lohn Quellensteuerkorrekturen für bereits abgerechnete Monate?

Im ausgelieferten Lohnartstamm stehen für die Erfassung von Quellensteuerkorrekturen spezielle Korrekturlohnarten zur Verfügung. Es sind dies die Lohnarten 6051 – 6062. Für jeden Abrechnungsmonat steht eine separate Lohnart zur Verfügung und diese ist jeweils mit einer weiteren Lohnart verknüpft, welche die Korrektur für den bereits in Abzug gebrachten Betrag vornimmt.

Grundsätzlich gilt: Quellensteuer Korrekturlohnarten können nur im Lohnverarbeitungsdurchlauf „Normal“ sowie in der „Lohnabrechnung nach Austritt“ erfasst werden.

In den Ergänzungsabrechnungen 1 – 3 sind keine Korrekturen möglich. Es wird jeweils mittels Lohnart Nr. 6080 „Korrektur: bereits erfolgter Steuerabzug“ die in der vorangegangenen Lohnabrechnung in Abzug gebrachte Quellensteuer (ohne Korrekturen) gutgeschrieben und die Quellensteuer auf dem neuen Gesamtbetrag in Abzug gebracht. So wird aufgrund der zusätzlichen Lohnabrechnung der aktuelle Monat „korrigiert“. Dieser Vorgang erfolgt immer automatisch und ist nicht zu verwechseln mit Korrekturen für die Vormonate.

Für die Erfassung von Quellensteuerkorrekturen wählen Sie beim Erstellen der Lohnabrechnung die Funktion <Lohnart hinzufügen>. Dann übernehmen Sie aus der Rubrik „Quellensteuerabzug“ die Korrekturlohnart für den gewünschten Monat.

Nach der Übernahme werden Sie aufgefordert die Gründe für die Korrektur zu erfassen. Sofern vorhanden, werden die Angaben bereits vorabgefüllt und müssen nur noch überprüft und eventuell ergänzt oder angepasst werden.

Nach Bestätigung der Gründe werden die beiden Lohnarten in die Lohnabrechnung übernommen. In unserem Beispiel ist dies einerseits die Lohnart 6051 Korr. QST Neu Januar, welche wir mit den neu gültigen Werten abfüllen und andererseits die bereits vorabgefüllte Lohnart 6038 Korr. QST Alt Januar 2019.

Hat die Software keinen Zugriff auf die alten Werte oder sind keine vorhanden, so erscheinen beide Lohnarten ohne Angaben und müssen manuell abgefüllt werden.

Gerne zeigen wir Ihnen dieses Vorgehen, Schritt für Schritt:

Im Januar 2019 rechnen wir für den Mitarbeiter, wohnhaft im Kanton Zürich, die Quellensteuer mit dem Quellensteuercode B0N (verheiratet, ohne Kinder, ohne Kirchensteuer) ab.

Im Februar erfahren wir, dass für den Mitarbeiter rückwirkend ab 01.01.2019 der Quellensteuercode C0N (verheiratet, Doppelverdiener, ohne Kinder, ohne Kirchensteuer) angewendet werden muss.

Sobald wir die Lohnverarbeitung in den Februar gewechselt haben, erfassen wir die Mutationen. In den Personalstammdaten ergänzen wir im  Register Quellensteuer die Angaben zum Ehepartner und wählen <Schliessen> um diese zu speichern.

Zurück im Register Quellensteuer ändern wir den Quellensteuercode des Mitarbeiters, gemäss neuer Tarifeinstufung auf C0N, erfassen das Datum „Eintragungen gültig ab“ und bestätigen mit <Schliessen> um zu speichern.

Aufgrund der erfassten Änderungen werden wir nach den Gründen gefragt. Wenn möglich wird bereits ein Vorschlag abgefüllt, welchen wir überprüfen, bei Bedarf anpassen, ergänzen und mit <Schliessen> bestätigen.

Nach deren Bestätigung werden wir darauf aufmerksam gemacht, dass die rückwirkenden Änderungen keinen Einfluss auf die bereits abgerechneten Quellensteuern haben und wir diese mittels Korrekturen berichtigen müssen.

In der Lohnabrechnung Februar erfassen wir die Korrektur, indem wir <Lohnart hinzufügen> wählen und in der Rubrik „Quellensteuerabzug“ die Korrekturlohnart für den Januar, Lohnart Nr. 6051 auswählen und übernehmen.

Bei der Übernahme der Korrekturlohnart in die Lohnabrechnung erhalten wir einen Vorschlag für die Gründe der Korrektur. Diese gilt es zu prüfen und bei Bedarf entsprechend anzupassen.

In unserem Beispiel nehmen wir das Häkchen beim Eintritt raus. Der Grund für die Mutation ist bereits korrekt gesetzt und auch die Werte alt und neu sowie das Mutationsdatum sind korrekt abgefüllt und können übernommen werden.

Durch die Auswahl der Korrekturlohnart und die Bestätigung der Gründe wurden nun zwei neue Lohnarten in die Lohnabrechnung übertragen. Die Lohnart Nr. 6038 Korr. QST Alt Januar 2019 ist bereits mit den Werten aus der Januar Lohnabrechnung abgefüllt. Mittels dieser Lohnart wird die bereits in Abzug gebrachte Quellensteuer gutgeschrieben.

Die Lohnart Nr. 6051 Korr. QST Neu Januar ist leer und muss mit den neu gültigen Werten abgefüllt werden. Für die Korrektur steht keine automatische Berechnung zur Verfügung.

Die neu zu besteuernde Lohnsumme ist jeweils bekannt, in unserem Beispiel CHF 5‘000.00. Für die Ermittlung der neu abzurechnenden Prozente gibt es unterschiedliche Lösungswege.

Der einfachste und schnellste Weg ist über die aktuelle Lohnabrechnung. Handelt es sich dabei nicht um eine pro rata Abrechnung und ist die Lohnsumme die gleiche, kann der Ansatz direkt aus der Lohnabrechnung gelesen werden. In unserem Beispiel 6.31 %.

Ist diese Möglichkeit nicht gegeben, liegt eventuell bereits eine korrigierte Abrechnung der Quellensteuer vor oder aber man muss im Tarif, auf dem Onlineportal des entsprechenden Kantons nachsehen.

Sind die Korrekturen mittels den beschriebenen Lohnarten erfasst, werden diese auf der Quellensteuerabrechnung auch entsprechend aufgeführt.

Werden die Quellensteuerdaten monatlich mittels ELM-QST übermittelt sind die Korrekturen auf die gleiche Art zu erfassen. Zusätzlich zur manuellen Erfassung, gibt es mit ELM-QST auch die Möglichkeit, Rückmeldungen vom Quellensteueramt entgegen zu nehmen und diese direkt in die Lohnabrechnung zu übernehmen.

Diese Möglichkeit besteht jedoch nur, wenn das zuständige Quellensteueramt Mutationen auch so übermittelt. Sind Daten auf diesem Weg eingegangen, wird in der Erfassung der Lohnabrechnung die Funktion <Rückmeldung übernehmen> aktiv und kann ausgewählt werden.

Hinweis zu den Quellensteuerlohnarten:

Standardlohnarten sind die Lohnarten 6010, 6050 – 6062, 6070 und 6080.

Die Lohnart ‚6010 Quellensteuerabzug‘ erscheint nicht auf der Quellensteuerabrechnung und darf deshalb nur für interne Korrekturen und Anpassungen verwendet werden!

Haben Sie noch weitere Lohnarten in der Rubrik Quellensteuerabzug, empfehlen wir, diese nicht mehr zu verwenden, da für die Quellensteuerabrechnung nur noch die Standardlohnarten (ohne Lohnart 6010) berücksichtigt werden.

 

Haben Sie noch Fragen? Unsere Frau Manuela Bleuler hilft Ihnen gerne weiter.
manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.