Wie wird Kost und Logis / Verpflegung und Unterkunft in der Lohnabrechnung verarbeitet?

 

Gerne zeigen wir Ihnen nachstehend die unterschiedlichen Möglichkeiten der Erfassung von Kost und Logis, deren Berechnung sowie die Auswirkungen auf die Bruttolohnsumme, die Sozialversicherungen und den Lohnausweis.

Die getroffene Lohnvereinbarung hat im Wesentlichen Einfluss auf die Darstellung von Kost und Logis in der Lohnabrechnung, die Höhe der Sozialversicherungsabzüge sowie die Aufzeichnung im Lohnausweis. Deshalb unterscheiden wir zwischen den folgenden Vereinbarungen:

Variante 1:

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer einen Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis und zieht diesem, die bezogenen Naturalleistungen jeweils vom auszubezahlenden Lohn ab.

Variante 2:

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer einen Bruttolohn. Über Kost und Logis wird nichts weiter vereinbart. Diese wird gewährt aber es erfolgt kein Lohnabzug. In diesem Fall handelt es sich um eine Gratisleistung von Kost und Logis. Achtung! Auch Gratisleistungen sind in der Lohnabrechnung zu erfassen und im Lohnausweis entsprechend aufzuführen. Die Gründe dafür liegen in der Sozialversicherungspflicht und den Steuern. (Gehaltsnebenleistungen / Geldwerte Vorteile).

Weiter unten in diesem Beitrag finden Sie die entsprechenden Musterlohnabrechnungen für die beiden Varianten.
Vorab gehen wir aber noch auf weitere Details ein.

Was wird unter Kost und Logis verstanden?

Von Kost und Logis wird gesprochen, wenn der Arbeitnehmer Verpflegung und Unterkunft beim Arbeitgeber erhält (z.B. in der Landwirtschaft und in der Gastronomie). Oft wird auch der Begriff Naturallohn verwendet.

Wie wird Kost und Logis berechnet?

Die Leistungen für Kost und Logis dürfen, sofern vom Arbeitnehmer effektiv bezogen, gemäss den Ansätzen der Eidg. Steuerverwaltung vom Lohn in Abzug gebracht werden. Werden die Leistungen nicht erbracht, können diese nicht vom Lohn abgezogen werden, dies gilt auch für die Berechnung von pauschalen Abzügen.

Die Ansätze sind bei der Eidg. Steuerverwaltung, der AHV sowie auch bei den betreffenden Branchenverbänden publiziert (für beide Varianten gültig). Nachstehend ein Auszug (Stand 2022) aus der Lohnrichtlinie für familienfremde Arbeitnehmende in der Schweizer Landwirtschaft inklusive landw. Hauswirtschaft.

Lohnabrechnung Landwirtschaft: Auszug Lohnrichtlinie Landwirtschaft
Auszug Lohnrichtlinie Landwirtschaft - Zusammensetzung Naturallohn

Wie soll der Lohn bei einer Anstellung mit Kost und Logis vereinbart werden?

Wie auch in „der Lohnrichtlinie Landwirtschaft“ erwähnt, empfehlen wir Bruttolöhne zu vereinbaren, von denen die Leistungen für Kost und Logis in Abzug gebracht werden. D.h. der vereinbarte Lohn versteht sich immer inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis (Variante 1).

Bezieht ein Arbeitnehmer Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber, wird diese vom Lohn in Abzug gebracht, der auszubezahlende Lohn fällt um diese Abzüge kleiner aus.

Nimmt der Arbeitnehmer diese Leistungen nicht oder nur teilweise in Anspruch, fällt sein auszubezahlender Lohn, gegenüber dem vorerwähnten Beispiel, in der Regel entsprechend höher aus. Er hat jedoch selbst für Verpflegung und Unterkunft aufzukommen.

Wie wird der Bruttolohn mit Kost und Logis in der Lohnabrechnung erfasst?

Variante 1: Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis

Wir empfehlen, den vereinbarten Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis als Gesamtsumme mit der Lohnart Monatslohn zu erfassen.

Lohnabrechnung Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost & Logis (Variante 1)
Lohnabrechnung Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost & Logis (Variante 1)

Diese Art der Abrechnung hat den Vorteil, dass nur die effektiv bezogene Verpflegung und Unterkunft in Abzug gebracht werden kann. Es fallen keine Korrekturen von monatlichen Pauschalen an und im Lohnausweis wird der Bruttolohn als Ganzes in Ziffer 1 ausgewiesen (Einstellung auf der Lohnart vorausgesetzt).

Die Abzüge der effektiv bezogenen Kost und Logis werden detailliert als Abzüge nach dem Nettolohn erfasst.

Diese Lohnarten müssen im Lohnartenstamm entsprechend angelegt werden. Bei der Erfassung ist zu entscheiden, ob der Abzug mit einem fixen Betrag oder mittels Menge x Ansatz erfasst werden soll.

Einstellungen Lohnarten - Abzüge Kost und Logis detailliert (Rubrik Korrektur Auszahlung)
Einstellungen Lohnarten - Abzüge Kost und Logis detailliert (Rubrik Korrektur Auszahlung)

Da der Abzug für die Unterkunft in der Regel monatlich gleich bleibt, kann für diesen Abzug die Einstellung „Fix“ gewählt werden. Möchten Sie die Verpflegungen pro effektiv bezogenen Tag erfassen, (voller Abzug = 30 Tage gemäss Merkblatt Eidg. Steuerverwaltung) wählen Sie die Einstellung „Menge x Ansatz“, andernfalls können Sie auch hier die Einstellung „Fix“ verwenden.

Alternative zu Variante 1: Monatslohn sowie Kost und Logis separat

Alternativ kann der vereinbarte Bruttolohn auch aufgeteilt werden. Heisst der Monatslohn wird um den Betrag der zusätzlich separat ausgewiesenen Kost und Logis reduziert. Für die Erfassung der Kost und Logis wird die Lohnart 2610 aus der Rubrik «Naturallohn» verwendet. Diese ist verknüpft mit der Ausgleichslohnart 6810, welche den gleichen Betrag nach dem Nettolohn in Abzug bringt.

Einstellung Lohnart - Kost und Logis (LOA 2610 - Rubrik Naturallohn)
Einstellung Lohnart - Kost und Logis (LOA 2610 - Rubrik Naturallohn)
Lohnabrechnung - Kost & Logis separat - Rückerstattung Nichtbezug (Alternativvariante)
Lohnabrechnung - Kost & Logis separat - Rückerstattung Nichtbezug (Alternativvariante)

Das separate Ausweisen der Kost und Logis hat jedoch nicht nur Vorteile. So wird z.B. ein Vergleich der vereinbarten Monatslöhne schwieriger und oft führt es auch zu Unklarheiten bei Absenzen. Zudem muss der automatische Abzug bei «Nichtbezug» der Naturalleistung korrigiert werden.

Für die Korrektur bei Nichtbezug empfehlen wir eine Lohnart in der Rubrik «Korrektur Auszahlung» zu erfassen. Diese kann z.B. «Rückerstattung nicht bezogene Kost & Logis» oder «Kostgeldentschädigung» heissen.

Einstellung Lohnart - Rückerstattung nicht bezogene Kost & Logis (Rubrik Korrektur Auszahlung)
Einstellung Lohnart - Rückerstattung nicht bezogene Kost & Logis (Rubrik Korrektur Auszahlung)

ACHTUNG: im Lohnausweis sind für diese Alternative beide Lohnarten «Monatslohn» sowie «Kost und Logis» auf der Ziffer 1 auszuweisen. Bitte prüfen/ändern Sie die Lohnart 2610 «Kost und Logis» im Lohnartenstamm auf die Lohnausweis-Ziffer 1.

Für Pinus Neukunden ab Ende November 2022 wird der Pinus Standardlohnartenstamm mit der entsprechenden Änderung ausgeliefert, bei den bestehenden Lohnanwendern bleibt wie bisher die Ziffer 2.1 hinterlegt und muss bei Bedarf manuell geändert werden.

 

Variante 2: Gratisleistung von Verpflegung und Unterkunft

Wird kein Abzug für Verpflegung und Unterkunft vorgenommen, diese aber trotzdem gewährt, sprechen wir von einem Gratisbezug von Naturallohn. Dieser bedingt eine Aufrechnung in der Lohnabrechnung (geldwerte Leistung) sowie eine entsprechende Angabe im Lohnausweis unter den Gehaltsnebenleistungen Ziffer 2.1. (siehe Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Rz 20 Verpflegung und Unterkunft (Zimmer).

Auszug aus der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises:

Auszug Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Ziffer 2.1
Auszug Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Ziffer 2.1
Lohnabrechnung – Gratisverpflegung und Gratisunterkunft Zimmer (Variante 2)
Lohnabrechnung – Gratisverpflegung und Gratisunterkunft Zimmer (Variante 2)

Durch die Aufrechnung der Gratisverpflegung und Gratisunterkunft auf den vereinbarten Monatslohn, ergibt sich ein höherer Bruttolohn und die Basen für die Berechnung der Sozialversicherungsabzüge fallen ebenfalls entsprechend höher aus.

Die beiden Lohnarten Gratisverpflegung (2600) und Gratisunterkunft Zimmer (2630) sind mit den entsprechenden Ausgleichslohnarten (6830 / 6840) verknüpft, welche die bereits erbrachten Gratisleistungen nach dem Nettolohn in Abzug bringen.

 

Einstellung Lohnarten - Gratisverpflegung / Gratisunterkunft Zimmer (LOA 2600 + 2630 Rubrik Naturallohn)
Einstellung Lohnarten - Gratisverpflegung / Gratisunterkunft Zimmer (LOA 2600 + 2630 Rubrik Naturallohn)

Die Lohnarten für Gratisverpflegung (2600) und Gratisunterkunft Zimmer (2630) sind grundsätzlich im Standardlohnartenstamm enthalten und mit der entsprechenden Verknüpfung und Lohnausweis-Ziffer 2.1 hinterlegt.

Wie werden die Abzüge für Kost & Logis in der Fibu verbucht?

Die Verbuchung der Abzugs- und Ausgleichslohnarten für Kost und Logis erfolgt in der Fibu als „Erträge aus Kost und Logis“ (Aufwandminderung im Bereich Personalaufwand Konto 5845), welche beim Abschluss mit Pinus Fibu unter dem Punkt „Verrechnungen Betrieb/Privat“, „Selbstkostenabzug für Kost und Logis Mitarbeiter“ entsprechend verrechnet werden (Branchenlösung Landwirtschaft). Ausführlichere Informationen zur Verbuchung finden Sie in unserem separaten FAQ-Beitrag.

Fragen?

Haben Sie noch Fragen oder möchten Ihre Abrechnungspraxis ändern und benötigen dazu Hilfe, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass solche Änderungen am besten zu Beginn eines neuen Lohnjahres vorgenommen werden.

Unsere Frau Manuela Bleuler hilft Ihnen gerne weiter manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.