Wie wird Kost und Logis / Verpflegung und Unterkunft in der Lohnabrechnung verarbeitet?

 

Gerne zeigen wir Ihnen nachstehend die unterschiedlichen Möglichkeiten der Erfassung von Kost und Logis, deren Berechnung sowie die Auswirkungen auf die Bruttolohnsumme, die Sozialversicherungen und den Lohnausweis.

Die getroffene Lohnvereinbarung hat im Wesentlichen Einfluss auf die Darstellung von Kost und Logis in der Lohnabrechnung, die Höhe der Sozialversicherungsabzüge sowie die Aufzeichnung im Lohnausweis. Deshalb unterscheiden wir zwischen den folgenden Vereinbarungen:

Variante 1:

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer einen Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis und zieht diesem, die bezogenen Naturalleistungen jeweils vom auszubezahlenden Lohn ab.

Variante 2:

Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Arbeitnehmer einen Bruttolohn. Über Kost und Logis wird nichts weiter vereinbart. Diese wird gewährt aber es erfolgt kein Lohnabzug. In diesem Fall handelt es sich um eine Gratisleistung von Kost und Logis. Achtung! Auch Gratisleistungen sind in der Lohnabrechnung zu erfassen und im Lohnausweis entsprechend aufzuführen. Die Gründe dafür liegen in der Sozialversicherungspflicht und den Steuern. (Gehaltsnebenleistungen / Geldwerte Vorteile).

Nachfolgend finden Sie die entsprechenden Musterlohnabrechnungen für die beiden Varianten.
Vorab gehen wir aber noch auf weitere Details ein.

Was wird unter Kost und Logis verstanden?

Von Kost und Logis wird gesprochen, wenn der Arbeitnehmer Verpflegung und Unterkunft beim Arbeitgeber erhält (z.B. in der Landwirtschaft und in der Gastronomie). Oft wird auch der Begriff Naturallohn verwendet.

Wie wird Kost und Logis berechnet?

Die Leistungen für Kost und Logis dürfen, sofern vom Arbeitnehmer effektiv bezogen, gemäss den Ansätzen der Eidg. Steuerverwaltung vom Lohn in Abzug gebracht werden. Werden die Leistungen nicht erbracht, können diese nicht vom Lohn abgezogen werden, dies gilt auch für die Berechnung von pauschalen Abzügen.

Die Ansätze sind bei der Eidg. Steuerverwaltung, der AHV sowie auch bei den betreffenden Branchenverbänden publiziert. (für beide Varianten gültig). Nachstehend ein Auszug (Stand 2019) aus der Lohnrichtlinie für familienfremde Arbeitnehmende in der Schweizer Landwirtschaft inklusive landw. Hauswirtschaft.

Auszug Lohnrichtlinie Landwirtschaft - Zusammensetzung Naturallohn  

Wie soll der Lohn bei einer Anstellung mit Kost und Logis vereinbart werden?

Wie auch in „der Lohnrichtlinie Landwirtschaft“ erwähnt, empfehlen wir Bruttolöhne zu vereinbaren, von denen die Leistungen für Kost und Logis in Abzug gebracht werden. D.h. der vereinbarte Lohn versteht sich immer inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis (Variante 1).

Bezieht ein Arbeitnehmer Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber, wird diese vom Lohn in Abzug gebracht, der auszubezahlende Lohn fällt um diese Abzüge kleiner aus.

Nimmt der Arbeitnehmer diese Leistungen nicht oder nur teilweise in Anspruch, fällt sein auszubezahlender Lohn, gegenüber dem vorerwähnten Beispiel, in der Regel entsprechend höher aus. Er hat jedoch selbst für Verpflegung und Unterkunft aufzukommen.

Wie wird der Bruttolohn mit Kost und Logis in der Lohnabrechnung erfasst?

Zu empfehlen ist, dass der vereinbarte Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis (Variante 1) als Gesamtsumme mit der Lohnart Monatslohn erfasst wird.

Erfassung Bruttolohn inkl. Kost und Logis

Alternativ kann der vereinbarte Bruttolohn auch aufgeteilt werden in „Barlohn“ und „Naturallohn“. (Die dafür notwendigen Lohnarten müssen im Lohnartenstamm Rubrik „Grundlohn“ erfasst werden).

Mit dieser Darstellung wird der, im Bruttolohn enthaltene, Anteil Naturallohn transparent ausgewiesen. Diese Transparenz führt jedoch oft zu Missverständnissen, z.B. bei Ferienbezug des Arbeitnehmers. Zudem wird dadurch ein Vergleich mit den „normalen“ Monatslöhnen schwieriger.

Erfassung Bruttolohn aufgeteilt in Bar- und Naturalloh

Wie werden die Abzüge für Kost und Logis in der Lohnabrechnung erfasst?

Die Abzüge der effektiv bezogenen Kost und Logis werden als Abzüge nach dem Nettolohn erfasst (Variante 1).

Abzüge Kost und Logis, detailliert

Auch diese Lohnarten müssen im Lohnartenstamm entsprechend angelegt werden. Bei der Erfassung ist zu entscheiden, ob der Abzug mit einem fixen Betrag oder mittels Menge x Ansatz erfasst werden soll.

Da der Abzug für die Unterkunft in der Regel monatlich gleich bleibt, kann für diesen Abzug die Einstellung „Fix“ gewählt werden. Möchten Sie die Verpflegungen pro effektiv bezogenen Tag erfassen, (voller Abzug = 30 Tage gemäss Merkblatt Eidg. Steuerverwaltung) wählen Sie die Einstellung „Menge x Ansatz“, andernfalls können Sie auch hier die Einstellung „Fix“ verwenden.

Auszug aus dem Lohnartenstamm Rubrik „Korrektur Auszahlung“:

Auszug Lohnartenstamm Rubrik "Korrektur Auszahlung"

Wie werden die Abzüge für Kost & Logis in der Fibu verbucht?

Die Verbuchung dieser Abzüge (Variante 1) erfolgt in der Fibu als „Erträge aus Kost und Logis“ (Aufwandsminderung), welche beim Abschluss mit Pinus Fibu unter dem Punkt „Verrechnungen Betrieb/Privat“, „Selbstkostenabzug für Kost und Logis Mitarbeiter“ entsprechend verrechnet wird (Branchenlösung Landwirtschaft).

Muster Lohnabrechnung aus Pinus Lohn (Variante 1)
Vereinbarung Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost und Logis:

Lohnabrechnung Bruttolohn inkl. allfällig erbrachte Kost & Logis (Variante 1)

Diese Art der Abrechnung hat den Vorteil, dass nur die effektiv bezogene Verpflegung und Unterkunft in Abzug gebracht werden kann. Es fallen keine Korrekturen von monatlichen Pauschalen an und im Lohnausweis wird der Bruttolohn als Ganzes in Ziffer 1 ausgewiesen (Einstellung auf der Lohnart vorausgesetzt).


Muster Lohnabrechnung Pinus Lohn (Variante 2)
Vereinbarung Gratisleistung von Kost und Logis:

Lohnabrechnung Gratisleistung Kost und Logis (Variante 2)

Wie diese Abrechnung zeigt, werden die Abzüge für die Sozialversicherungen auf dem, um die „Aufrechnung“, höheren  Bruttolohn abgerechnet. Deshalb wird im Fall von Gratisbezug auch von einer „Aufrechnung“ für Kost und Logis gesprochen.

Zudem ist diese Lohnart mit einer Ausgleichslohnart (6810) verknüpft, welche die Aufrechnung in gleicher Höhe wieder vom Nettolohn in Abzug bringt, da die Leistung bereits als Naturallohn erbracht, bzw. vom Arbeitnehmer bezogen wurde.

Die Verbuchung dieser Ausgleichslohnart in die Fibu erfolgt identisch, wie die Abzüge für Kost und Logis in der Variante 1

Wie wird die Gratisleistung von Kost und Logis in der Lohnabrechnung erfasst?

Für die Gratisleistung von Kost und Logis (Variante 2), wird die Lohnart „Kost & Logis“, im Lohnartenstamm, Rubrik „Naturallohn“ verwendet.

Auszug Lohnartenstamm "Rubrik Naturallohn"

Im Vergleich zu Variante 1 dient diese Lohnart der Aufrechnung von Kost und Logis, da diese gratis bezogen wurde.

Die Standardeinstellung der Lohnart 2610, Kost & Logis ist für den Betrag „Fix“. In der Regel wird die Pauschale gemäss Merkblatt der Eidg. Steuerverwaltung erfasst. Die Zuweisung auf dem Lohnausweis ist die Ziffer 2.1. Verpflegung und Unterkunft (Zimmer), für sogenannte Gratisbezüge (geldwerte Vorteile).

Wird kein Abzug für Kost und Logis vorgenommen, diese aber trotzdem bezogen, sprechen wir von einem Gratisbezug von Naturallohn. Dieser bedingt eine Aufrechnung in der Lohnabrechnung (geldwerte Leistung) sowie eine entsprechende Angabe im Lohnausweis unter den Gehaltsnebenleistungen Ziffer 2.1. (siehe Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Ziffer 2.1 Verpflegung und Unterkunft (Zimmer).

Auszug aus der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises:

Auszug Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Ziffer 2.1

Fragen?

Haben Sie noch Fragen oder möchten Ihre Abrechnungspraxis ändern und benötigen dazu Hilfe, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass solche Änderungen am besten zu Beginn eines neuen Lohnjahres vorgenommen werden.

Unsere Frau Manuela Bleuler hilft Ihnen gerne weiter manuela.bleuler@pinus.ch oder 052 320 90 30.