Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.

Die Pinus AG erbringt Treuhand- und Beratungsdienstleistungen und entwickelt und betreibt eigene Softwarelösungen (PiNUS classic, PiNUSweb und PiNUS21). Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten im Rahmen des Betriebs unserer Website, unseres Treuhandportals sowie im Zusammenhang mit unseren Arbeitsverhältnissen.

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Diese Datenschutzbestimmungen informieren darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffenen Personen zustehen.

Pinus AG
Dorfstrasse 48
CH-8542 Wiesendangen
Telefon: +41 (0) 52 320 90 30
E-Mail: info@pinus.ch
Internet: www.pinus.ch

Wir bearbeiten Personendaten nur, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen, die Abwicklung von Vertragsverhältnissen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, die Gewährleistung eines sicheren Betriebs oder die Beantwortung von Anfragen erforderlich ist.

Personendaten werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich, vertraglich vorgesehen oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Dazu können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, Sozialversicherungen, Banken, Behörden oder andere für die Leistungserbringung erforderliche Stellen gehören.

Soweit wir Dritte als Auftragsbearbeiter bzw. Auftragsverarbeiter einsetzen, werden diese im Rahmen der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Personendaten werden von uns weder verkauft noch ohne entsprechende Grundlage für fremde Marketingzwecke weitergegeben.

Die Pinus AG trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten insbesondere vor Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie unberechtigtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

Soweit wir Hosting-, IT- oder andere technische Dienstleister einsetzen, werden diese im Rahmen der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu angemessenen Sicherheits- und Vertraulichkeitsmassnahmen verpflichtet.

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Treuhandunternehmen bearbeiten wir Personendaten und, soweit dies für die jeweilige Dienstleistung erforderlich ist, auch besonders schützenswerte Personendaten.

Dazu können insbesondere gehören:

• Finanz- und Buchhaltungsdaten
• Lohn- und Sozialversicherungsangaben
• Steuerinformationen
• Vertragsdaten und Geschäftskorrespondenz
• weitere für die Erbringung des jeweiligen Mandats erforderliche Angaben

Die Bearbeitung erfolgt zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich, vom Kunden veranlasst oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Treuhandunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt, in der Regel während zehn Jahren gemäss Art. 958f OR. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, beispielsweise bei laufenden Verfahren oder offenen Ansprüchen. Nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsdauer werden die Daten gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet.

Alle Mitarbeitenden der Pinus AG sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Für den sicheren elektronischen Datenaustausch mit unseren Kundinnen und Kunden stellt die Pinus AG ein geschütztes Treuhandportal zur Verfügung. Das Portal dient insbesondere dem Austausch von Buchhaltungsdaten, Steuererklärungen, Buchhaltungsabschlüssen und weiteren Unterlagen und ersetzt dabei die Übermittlung solcher Daten per E-Mail.

Das Treuhandportal wird auf einem Server in der Schweiz betrieben. Der Zugang erfolgt über einen Benutzernamen und einen Einmalcode (OTP), der an die hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Über das Treuhandportal können insbesondere:

• Buchhaltungsdaten, Steuererklärungen, Buchhaltungsabschlüsse und weitere Dokumente zwischen der Pinus AG und ihren Kundinnen und Kunden ausgetauscht werden,
• Datensicherungen von lokal installierten PiNUS-classic-Anwendungen durch die Pinus AG oder durch die Kundinnen und Kunden hinterlegt werden sowie
• Steuererklärungen und Buchhaltungsabschlüsse durch die Kundinnen und Kunden elektronisch freigegeben werden.

Bei der elektronischen Freigabe wird die erfolgte Freigabe auf dem betreffenden PDF-Dokument dokumentiert. Bei Steuererklärungen dient diese Freigabe als Grundlage für die anschliessende elektronische Übermittlung an die zuständige Steuerbehörde, soweit eine Übermittlung ohne zusätzliche handschriftliche Unterschrift vorgesehen ist.

Im Rahmen des Treuhandportals können Personendaten sowie, abhängig von den übermittelten Unterlagen, auch besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden. Der Zugriff ist auf berechtigte Benutzerinnen und Benutzer sowie autorisierte Mitarbeitende der Pinus AG beschränkt.

Die auf dem Treuhandportal bereitgestellten Daten und Dokumente werden für den vorgesehenen Austausch-, Freigabe- bzw. Sicherungszweck gespeichert und spätestens nach einem Jahr vom Portal entfernt. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten für Unterlagen, die ausserhalb des Treuhandportals im Rahmen eines Treuhandmandats aufbewahrt werden, bleiben davon unberührt.

Die Pinus AG bearbeitet im Rahmen von Arbeitsverhältnissen insbesondere:

• Stammdaten wie Name, Adresse, Kontaktdaten und Geburtsdatum
• Vertragsdaten wie Arbeitsvertrag, Lohn- und Sozialversicherungsangaben sowie Pensionskasseninformationen
• Leistungs- und Abrechnungsdaten wie Arbeitszeiten, Spesen, Ferien und Abwesenheiten
• weitere für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderliche Angaben

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere zum Abschluss, zur Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur innerbetrieblichen Organisation.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist, beispielsweise an Sozialversicherungen, Steuerbehörden, Banken, Pensionskassen oder Revisionsstellen.

Personaldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für das Arbeitsverhältnis, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet.

Im Rahmen der Nutzung unserer Softwarelösungen PiNUS classic, PiNUSweb und PiNUS21 können Personendaten bearbeitet werden.

Soweit die Pinus AG Daten im Auftrag ihrer Kunden bearbeitet, erfolgt dies im Rahmen der vereinbarten Dienstleistungen und nach Massgabe der jeweiligen vertraglichen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Für den Betrieb einzelner Softwarelösungen können spezialisierte Hosting- und IT-Dienstleister beigezogen werden.

Im Rahmen von Treuhand- oder Supportleistungen erstellte Arbeitskopien werden grundsätzlich archiviert. Auf ausdrücklichen Wunsch der Kundin oder des Kunden können diese gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe für eine weitere Aufbewahrung entgegenstehen.

PiNUS classic ist eine lokale Desktoplösung, die auf den Systemen des Kunden installiert wird. Die Daten verbleiben grundsätzlich beim Kunden.

Eine Übermittlung von Daten an die Pinus AG erfolgt insbesondere im Rahmen eines Treuhandmandats oder zur Unterstützung im Softwaresupport. In diesen Fällen erfolgt die Bearbeitung zweckgebunden und vertraulich.

Datensicherungen von PiNUS classic können durch den Kunden oder die Pinus AG über das Treuhandportal hinterlegt werden. Für diese Datensicherungen gelten ergänzend die Bestimmungen zum Treuhandportal gemäss Ziffer 4.1.

Gewährt oder übermittelt ein Kunde Daten an andere Treuhandunternehmen oder sonstige Dritte, ist der Kunde für die entsprechenden Zugriffsberechtigungen und Datenübermittlungen verantwortlich.

PiNUSweb ist die gehostete Version der Buchhaltungssoftware PiNUS classic. Die Hosting-Infrastruktur wird im Auftrag der Pinus AG durch einen in der Schweiz ansässigen, spezialisierten IT-Dienstleister betrieben. Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert.

Die Pinus AG verwaltet Benutzerkonten im Auftrag ihrer Kunden und greift auf Kundendaten nur zu, soweit dies zur Erbringung vereinbarter Dienstleistungen erforderlich ist, beispielsweise im Rahmen eines Treuhandmandats oder des technischen Supports.

Gewährt ein Kunde Dritten Zugang zu PiNUSweb, beispielsweise einem Treuhänder oder externen Mitarbeitenden, liegt die Verantwortung für die Vergabe, Verwaltung und den Entzug dieser Zugriffsrechte beim Kunden.

PiNUS21 ist unsere browserbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service). Für den Betrieb der technischen Infrastruktur setzt die Pinus AG die Hosttech GmbH als Hosting-Dienstleister ein.

Soweit die Hosttech GmbH im Rahmen des Hostings Personendaten bearbeitet, erfolgt dies als Auftragsbearbeiterin der Pinus AG. Mit der Hosttech GmbH besteht eine Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung gemäss den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Darin sind insbesondere Weisungsgebundenheit, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, der Einsatz von Sub-Auftragsbearbeitern sowie Kontroll- und Informationsrechte geregelt.

Die Pinus AG betreibt die Applikation, konfiguriert die Systeme und führt regelmässige Datensicherungen durch.

Die Verantwortung für die in PiNUS21 erfassten Inhalte und Daten, insbesondere Buchhaltungs-, Lohn- und Betriebsdaten, richtet sich nach den jeweiligen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten von Kunde und Pinus AG.

Im Rahmen von Supportleistungen, Wartungsarbeiten oder vertraglich vereinbarten Dienstleistungen kann die Pinus AG zweckgebunden auf Kundendaten zugreifen. Solche Zugriffe erfolgen ausschliesslich durch autorisierte Personen und nur soweit dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist.

Kunden können weiteren berechtigten Personen, Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern, insbesondere Treuhändern, Zugriff auf ihre Daten gewähren. Die Verantwortung für die Vergabe, Verwaltung und den Entzug dieser Zugriffsrechte liegt beim Kunden.

Die von der Pinus AG erstellten Datensicherungen dienen der Sicherstellung des Betriebs sowie der Wiederherstellung von Daten im Störungs- oder Notfall. Der Zugriff auf Datensicherungen ist auf autorisierte Personen beschränkt.

Beim Besuch unserer Website werden Personendaten bearbeitet, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit der Website sowie für die Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist.

Wenn Sie uns über Kontaktformulare, E-Mail oder andere Funktionen Informationen übermitteln, verwenden wir diese insbesondere zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erbringung vertraglicher Leistungen oder zur Bereitstellung gewünschter Informationen und Angebote.

Soweit eine Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Unsere Website verwendet «Plausible Analytics», einen Webanalysedienst der Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland.

Plausible Analytics wird zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website eingesetzt. Nach Angaben des Anbieters erfolgt die Analyse ohne Cookies und ohne die Erstellung personenbezogener Nutzerprofile.

Die gewonnenen Informationen helfen uns, die Nutzung unserer Website besser zu verstehen und unser Angebot laufend zu verbessern.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Plausible Analytics.

Unsere Website kann Cookies verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Funktionen der Website ermöglichen oder deren Nutzung vereinfachen.

Wir setzen Cookies insbesondere für technisch erforderliche Funktionen sowie gegebenenfalls für eingebundene Dienste ein. Für die statistische Auswertung unserer Website verwenden wir Plausible Analytics.

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers einschränken, blockieren oder löschen. Dadurch können einzelne Funktionen unserer Website eingeschränkt sein.

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken ist der jeweilige Betreiber verantwortlich.

Sollten Sie bei einem von uns gesetzten Link rechtswidrige oder problematische Inhalte feststellen, bitten wir um einen Hinweis an info@pinus.ch.

Zur internen Unterstützung bei der Text-, Ideen- und Informationserstellung kann die Pinus AG KI-gestützte Anwendungen einsetzen.

Dabei werden keine vertraulichen Kundendaten oder für die jeweilige Aufgabe nicht erforderlichen Personendaten an solche Dienste übermittelt. Wir verwenden anonymisierte oder abstrahierte Inhalte, beispielsweise Platzhalter anstelle von Namen oder anderen Identifikationsmerkmalen.

Die von KI-Anwendungen erzeugten Ergebnisse dienen als Hilfsmittel und werden durch unsere Mitarbeitenden geprüft.

Je nach eingesetztem Anbieter kann eine technische Verarbeitung von Daten auch ausserhalb der Schweiz erfolgen. Soweit dabei Personendaten ins Ausland bekanntgegeben werden, beachten wir die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

Zur Unterstützung von Websitebesucherinnen und -besuchern sowie Anwenderinnen und Anwendern unserer Softwarelösungen setzt die Pinus AG mit «Pino» einen KI-gestützten Informations- und Supportassistenten ein.

Pino unterstützt insbesondere beim Auffinden von Informationen zu unseren Produkten, Funktionen und Dienstleistungen. Die Antworten basieren primär auf Inhalten der Pinus AG, insbesondere auf Websiteinhalten, Funktionsbeschrieben, Hilfetexten, FAQ-Bereichen und Newsbeiträgen sowie teilweise auf ausgewählten öffentlich zugänglichen Quellen.

Die Funktionen können sowohl auf der Website der Pinus AG als auch innerhalb unserer Softwarelösungen, beispielsweise PiNUS21, genutzt werden.

Im Rahmen der Nutzung können technische Nutzungsdaten, Chatinhalte sowie freiwillig eingegebene Informationen bearbeitet werden. Für den Betrieb dieser Funktionen arbeitet die Pinus AG mit spezialisierten technischen Dienstleistern zusammen, insbesondere mit der Gleap GmbH in Österreich. Gleap wird dabei als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Je nach eingesetzter Funktion können weitere technische Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter beigezogen werden. Dabei kann eine Bearbeitung von Personendaten auch ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Soweit für eine Bekanntgabe von Personendaten in ein Drittland zusätzliche datenschutzrechtliche Garantien erforderlich sind, erfolgt diese insbesondere auf Grundlage anerkannter Standardvertragsklauseln oder anderer anwendbarer Übermittlungsmechanismen.

Für KI-gestützte Funktionen können spezialisierte KI-Dienstleister eingesetzt werden. Die im Rahmen dieser Funktionen übermittelten Daten werden gemäss den vertraglichen Bestimmungen der eingesetzten Dienstleister nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet.

Bitte geben Sie über Pino keine vertraulichen oder besonders schützenswerten Personendaten ein, insbesondere keine Lohn-, Steuer-, Finanz- oder vertraulichen Kundendaten, sofern dies für die Nutzung der jeweiligen Funktion nicht ausdrücklich erforderlich ist.

Die von Pino bereitgestellten Informationen dienen der Unterstützung und können vereinfacht dargestellt sein. Für verbindliche behördliche oder gesetzliche Auskünfte bleiben die zuständigen offiziellen Stellen massgebend.

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des Bearbeitungszwecks und Ablauf allfälliger Aufbewahrungsfristen werden Personendaten gelöscht, anonymisiert oder datenschutzgerecht vernichtet.

Abweichende oder konkretisierte Aufbewahrungsfristen für einzelne Dienstleistungen, insbesondere für Treuhandunterlagen und das Treuhandportal, ergeben sich aus den entsprechenden Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.

Betroffene Personen verfügen im Rahmen des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere über das Recht:

• Auskunft über ihre bearbeiteten Personendaten zu erhalten,
• unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen,
• die Löschung von Personendaten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen oder anderen zulässigen Gründe für deren weitere Bearbeitung bestehen,
• soweit anwendbar, die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen,
• soweit anwendbar, der Bearbeitung zu widersprechen,
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen sowie
• soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten zu verlangen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

info@pinus.ch

Die Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen, Softwarelösungen und technischen Systeme sowie Änderungen gesetzlicher Vorgaben können Anpassungen dieser Datenschutzbestimmungen erforderlich machen.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.

Sollten Sie Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz haben, können Sie uns jederzeit unter info@pinus.ch kontaktieren.

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