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So verwalten Sie Ihre digitalen Belege in PiNUS21

Mit der digitalen Belegverwaltung von PiNUS21 Kosten und Zeit sparen. Hier erfahren Sie wie das geht.

Die integrierte Belegverwaltung von PiNUS21 steht allen PiNUS21-Nutzenden, unabhängig vom Lizenzumfang, zur Verfügung.

Unter dem Menüpunkt Belegverwaltung erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle hinzugefügten Belege. Diese werden je nach Bearbeitungsstatus in verschiedene Register unterteilt. Im Register „Eingang/Offen“ finden Sie alle neu eingegangenen, noch nicht bearbeiteten Belege.

Den aktuellen Bearbeitungsstand eines Belegs können Sie in den Spalten „Zahlungsstatus“ und „Buchungsstatus“ einsehen.

 

Belegverwaltung - Register offen/eingang
Texterkennung der Belegverwaltung

Mit der Funktion Hochladen können Sie digitale Belege direkt von Ihrem PC in PiNUS21 importieren. Während des Uploads werden alle PDF-Dateien einer OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) unterzogen. Diese sorgt dafür, dass die Belege später über die Volltextsuche durchsuchbar sind und ermöglicht zudem das Auslesen von QR-IBAN-Daten.

In der Statusspalte “Texterkennung” erhalten Sie Informationen darüber, ob die Texterkennung abgeschlossen ist und ob eine QR-IBAN erkannt wurde. Um den aktuellen Stand der Texterkennung oder die Filterergebnisse zu aktualisieren, klicken Sie einfach auf Aktualisieren ganz unten im Menüband.

Sobald die Texterkennung abgeschlossen ist, können Sie den Beleg durch einen Doppelklick in der Vorschau öffnen.

In der Vorschau wird der Beleg selbst angezeigt. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Register zur Verfügung, die Informationen zur Texterkennung sowie das Belegprotokoll enthalten.

Jedem hochgeladenen Beleg wird automatisch ein Protokoll hinzugefügt, das alle Bearbeitungsschritte detailliert erfasst. Dieses Protokoll sorgt für die Nachvollziehbarkeit des Belegs und ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Belegvorschau mit Texterkennungsinformationen und Protokoll

In der Beleg-Vorschau können Sie die Bezeichnung des Belegs anpassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Beleg aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Beleg direkt aus der Vorschau herunterzuladen – wahlweise mit oder ohne Protokoll.

Belegbezeichnung ändern
Beleg herunterladen
Belegbearbeitung mit Kreditorenverwaltung

Wenn Sie die Kreditorenverwaltung von PiNUS21 nutzen, können Sie Zahlungen direkt aus der Belegverwaltung heraus erfassen. Wählen Sie dazu einen oder mehrere Belege aus, die Sie bezahlen möchten, und klicken Sie auf „Bezahlen“. Bei der Auswahl eines einzelnen Belegs öffnet sich die gewohnte Zahlungsmaske. Bei der Auswahl mehrerer Belege erscheint ein Hilfefeld, in dem Sie die Zahlungskonditionen für alle markierten Belege gleichzeitig festlegen können.

Dank der OCR-Erkennung werden die erkannten QR-IBAN-Daten automatisch in die Zahlungsmaske übernommen. Bei einem neuen Lieferanten wird gleichzeitig ein entsprechender Kontakt in der Kontaktverwaltung angelegt. Sollten für die Zahlung noch Informationen fehlen, die bei der Mehrfachauswahl nicht erfasst werden konnten, werden diese Zahlungen in der Kreditorenverwaltung als unvollständig angezeigt und können dort bearbeitet werden.

Die Belege in der Belegverwaltung erhalten mit der Zahlungserfassung den “Zahl. Status“ zugewiesen und werden ins Register “in Bearbeitung“ verschoben. Hier werden die Belege gespeichert, welche noch keiner Buchung angehängt sind.

Beleg in Bearbeitung

Um die Zahlung auszuführen, wechseln Sie in die Kreditorenverwaltung, überprüfen Sie auf eventuell unvollständige Zahlungen und erstellen Sie anschließend einen Zahlungsauftrag mit den erfassten Zahlungen.

Erfassen Sie danach die Buchungen direkt über die Kreditorenverwaltung. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, werden die Belege in der Belegverwaltung automatisch ins Register „Erledigt“ verschoben, und das Protokoll wird vollständig nachgeführt.

Kreditorenverwaltung

Weitere Informationen zur Erfassung von Kreditoren oder Zahlungsaufträgen erhalten Sie in den Funktionsbeschrieben zur Kreditorenverwaltung.

Belegbearbeitung ohne Kreditorenverwaltung
Falls Sie die Kreditorenverwaltung von PiNUS21 nicht lizenziert haben, können Sie die Verbuchung der Belege direkt aus der Belegverwaltung vornehmen. Wählen Sie dazu den Beleg aus, den Sie verbuchen möchten, und klicken Sie auf „Buchen“. Es öffnet sich der Buchungsdialog, und der Beleg wird der entsprechenden Buchung zugeordnet.

Der Beleg erhält beim Verbuchen den Status Buchung zugewiesen und verschwindet ins Register “Erledigt“. Jeder Bearbeitungsschritt wird dabei im Belegprotokoll dokumentiert. Bereits verbuchte Belege können nachträglich nicht mehr einer Zahlung zugeordnet werden.

Buchen aus Belegverwaltung

Die Belege aus der Belegverwaltung können auch beim Buchen aus dem Journal, der Konteneinsicht oder dem Kontenabgleich hinzugefügt werden.

Im Buchungsdialog klicken Sie auf das Dokument Symbol und dann in der Belegvorschau auf das Plus-Symbol (+). Es wird eine Liste aller nicht zugewiesenen Belege aus der Belegverwaltung angezeigt. Wählen Sie die Belege aus, die Sie der Buchung hinzufügen möchten.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Häkchen und schließen Sie die Buchung ab.

Beleg aus Belegverwaltung an Buchung anhängen
weitere Belege oder Notizen einer Buchung oder Zahlung anhängen

Zu einer erfassten Zahlung oder Buchung können Sie zusätzliche Belege oder Notizen hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Belegvorschau in der Zahlung oder Buchung, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie aus der Liste die Belege aus, die Sie anhängen möchten.

Bitte beachten Sie, dass ein Beleg nur einer einzelnen Buchung zugeordnet werden kann. Wenn Sie denselben Beleg mehrfach verwenden möchten, müssen Sie ihn entsprechend mehrfach in die Belegverwaltung hochladen.

Beleg aus Belegverwaltung an Buchung anhängen

Mit dem Handsymbol können Sie einer Zahlung oder Buchung eine Notiz hinzufügen. Geben Sie zunächst eine Bezeichnung für die Notiz in das obere Feld ein und tragen Sie dann Ihren Text in das untere Textfeld ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Häkchen klicken, um die Notiz zu speichern.

Eine Notiz kann an die Buchung oder Zahlung angehängt werden.
Im Drop-Down-Feld ganz oben in der Belegvorschau können Sie zwischen den verschiedenen Belegen und Notizen wechseln.
Hier kann zwischen den Belegen gewechselt werden.
Was passiert wenn ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht wird?
Wenn ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht wird, wird der Status sofort aktualisiert und ein Protokolleintrag erstellt.

Ist der Beleg weder einer Zahlung noch einer Buchung zugeordnet, erscheint er in der Belegverwaltung im Register „Aufgehoben“. Von dort aus können Sie den Beleg mit dem Knopf „Übergabe“ zurück in den Eingang verschieben, sodass er erneut zugewiesen werden kann.

Unzugewiesene Belege zurück ins Register Eingang übergeben.
Belege archivieren

Alle Belege die einer Zahlung und Buchung, oder nur einer Buchung zugewiesen sind, stehen im Register Erledigt. Hier bleiben die Belege stehen, bis sie manuell ins Archiv verschoben werden.

Aus Performance-Gründen empfehlen wir, erledigte Belege regelmässig ins Archiv zu verschieben!

Wählen Sie dazu die Belege aus, welche archiviert werden sollen.
Wenn Sie nur eine gewisse Periode archivieren möchten, können Sie die Filterfunktion anwenden, welche sich auf das Buchungsdatum bezieht.

Klicken Sie auf Archivieren, im folgenden Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählten Belege auch gleich für eine externe Ablage herunterzuladen. Bestätigen Sie den Dialog mit “ja“ und die Belege werden ins Register Archiviert verschoben.

Belege ins Archiv verschieben

In den Registern „Erledigt“ und „Archiviert“ haben Sie die Möglichkeit, die Belege einschließlich Protokoll in eine ZIP-Datei herunterzuladen und in ein externes Archiv zu verschieben. Die Belege werden gemäß der Bezeichnung in PiNUS21 benannt, und dem Protokoll wird der Zusatz „_protokoll“ an die Belegbezeichnung angehängt.

Beleg für ein externes Archiv exportieren

Unsere Empfehlungen für die Archivierung von digitalen Belegen lesen Sie hier.