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Import Vorjahre aus PiNUS classic

Folgende Möglichkeiten für die Vorjahre wie auch das aktuelle Geschäftsjahr, je nach Kontenplaneinstellung sind gegeben:

Einzelunternehmen (ohne Personengesellschaften): Abgeschlossene und unwiderruflich gesperrte Vorjahre* möglich, Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres.
Personengesellschaften: Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres
Juristische Personen: Abgeschlossene und unwiderruflich gesperrte Vorjahre möglich, Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres.
Vereine, Privatbuchhaltung, Andere Verhältnisse: Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahre

*die Vorjahre können zu Vergleichszwecken eingesehen werden, ein Bearbeiten ist unmöglich.

PiNUS21 unterstützt dabei folgende Einstellungen:

MWST Brutto
Kontenpläne nach nRLR ab 2015
(Kontenpläne vor 2015 können in PiNUS classic umgewandelt werden damit Sie für den Import korrekt sind. Mehr dazu erfahren Sie im nachfolgenden Kapitel.

Die Datenübernahme ab PiNUS classic erfolgt durch die Pinus AG. Dafür benötigen wir von Ihnen eine Datensicherung aus PiNUS classic.

Gerne besprechen wir persönlich das Vorgehen für die Datenübernahme. Unsere Stefanie Bräm berät Sie gerne am Telefon (052/320 90 30) oder per eMail.

Import aus PiNUS classic mit Kontenplan bis 2014

Damit auch diejenigen Buchhaltungen ins PiNUS21 übernommen werden können, welche noch nach dem alten Kontenplan bis 2014 erfasst werden, muss eine Umwandlung der Kontenpläne in PiNUS classic vorgenommen werden.

Eine detaillierte Anleitung zur Umwandlungsfunktion finden Sie hier Anleitung Umstellung Kontenplan unter Pinus Finanzbuchhaltung.

Anbei eine Kurzfassung:

In PiNUS classic führen Sie die Kontenplan Version: bis 2014. Diese Information entnehmen Sie in der Finanzbuchhaltung oben Rechts in den Mandanteninformationen

Um die Umwandlung zu starten, wechseln Sie in die Einstellungen und wählen Sie Umwandeln.

Sie werden nun Schritt für Schritt durch den Umwandlungsprozess geführt.

Wählen Sie die Jahre aus, welche umgewandelt werden sollen. Beachten Sie, dass der Abschluss in allen Geschäftsjahren aufgehoben wird und nochmals gerechnet werden muss.

PiNUS classic zeigt an, welche Kontonummern geändert werden. Mit Klick auf weiter wird die Umwandlung bestätigt und gestartet.

Sobald die Umwandlung stattgefunden hat, muss der Abschluss neu berechnet werden.

Die umgewandelten Geschäftsjahre sind nun bereit für die Übernahme in PiNUS21.

Import Lohndaten aus PiNUS classic

Sie arbeiten mit dem Lohnmodul von PiNUS classic und haben für die Finanzbuchhaltung PiNUS21 im Einsatz?
Die Lohnbuchungen können deshalb nicht direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit beiden Softwares zusammenarbeiten können.

Für den Export der Lohndaten aus PiNUS classic folgen Sie dieser Anleitung.

Wie kann ich Buchungen aus Pinus Lohn exportieren?

Vorgehen PiNUS21

Um die Lohndaten erstmals in PiNUS21 zu importieren muss als erstes ein Vermittlungskonto Löhne eröffnet werden.

Gehen Sie dazu in die <Einstellungen> und zum <Kontenplan>.

Vom Export wird das Vermittlungskonto Löhne 9950 gebucht. In PiNUS21 muss dieses Konto falls noch nicht vorhanden, zuerst eröffnet werden.

Gehen Sie dazu in den Kontenplan-Einstellungen in den 9000-Bereich und erstellen Sie eine Ergänzung mit der Nummer <9950 Vermittlungskonto Löhne>.

Wechseln Sie links in der Menüleiste in die Importfunktion aus externer Quelle.

Mit der Importfunktion können beliebige CSV-Dateien mit Journalbuchungen eingelesen und für die Verbuchung vorbereitet werden.

Klicken Sie zum hinzufügen der Datei auf das grüne Blatt und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Sie erhalten eine Vorschau auf den Dateiinhalt (2).

Definieren Sie den Spaltentrenner der Dateiinhalte (3). Für den Import der Lohndaten wählen Sie <Comma>.
Danach werden die Daten in einzelne Spalten unterteilt.

Nun müssen die Datensätze einem Feldnamen zugewiesen werden. Wählen Sie dafür die Spalte mit einem Doppelklick an, und weisen Sie über <Feldnamen Zuweisung> und <Format Zuweisung> einen Spaltentitel zu. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Pfeil nach unten.

Folgende Feldzuweisungen müssen für den Import von Lohnbuchungen (Aufwand- und Zahlungsbuchungen) festgelegt werden:

Spalte / Feldname
bd / Buchungsdatum
kt1 / Kto. Nr.1 (Soll)
kt2 / Kto. Nr. 2 (Haben)
kb / Beleg-Nr.
bt / Buchungstext Was
xw / Buchungsbetrag
mrf / MWST-Satz => falls Mandant MWST-pflichtig

Die restlichen Spalten müssen nicht definiert werden.

Mit Klick auf <Vorbereiten> werden die Buchungen aufbereitet. In der Buchungsvorschau werden nun alle Buchungen angezeigt. Korrekte Buchungen sind grün, fehlerhafte rot markiert.

Importvorlage erstellen

Damit die Feldzuweisungen nicht bei jedem Import neu definiert werden muss, können die Spalteneinstellungen als Vorlage gespeichert werden.

Geben Sie dazu nach der Zuweisung einen Vorlagen-Namen ein und bestätigen mit dem Plus.

Diese Vorlage wir nun in PiNUS21 gespeichert, und kann beim nächsten Import der gleichen Datei über das Vorlage-Feld ausgewählt werden.

Importdaten verbuchen

Damit alle vorbereiteten Buchungen nun definitiv ins Journal geschrieben werden, bestätigen Sie die Vorschau mit <autom. Buchen>.

Falls Sie einzelne Buchungen bearbeiten möchten, klicken Sie auf <Buchen>. Es öffnet sich die bekannte Buchungsmaske für mögliche Änderungen.

Die importierten Buchungen werden im Journal mit folgendem Symbol gekennzeichnet.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle CSV-Dateien, die aus dem Lohnprogramm exportiert wurden.

Eine vollständige Anleitung zum Export der Lohndaten aus PiNUS classic Lohn und Import in PiNUS21 finden Sie hier: Anleitung Export / Import Lohn

Import Fakturadaten aus PiNUS classic

Sie arbeiten mit dem Fakturamodul von PiNUS classic und haben für die Finanzbuchhaltung PiNSU21 im Einsatz?
Die Fakturabuchungen können deshalb nicht direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit beiden Softwares zusammenarbeiten können.

Für den Export der Fakturadaten aus PiNUS classic folgen Sie dieser Anleitung.

Wie kann ich Buchungen aus Pinus Faktura exportieren?

Vorgehen PiNUS21

Die Fakturadaten können als CSV-Datei in der Funktion Import aus ext. Quellen importiert werden. Öffnen Sie dazu diese Funktion.

Zum Hinzufügen der Datei klicken Sie auf das grüne Blatt (1.) und wählen die zu importierende Datei aus. Sie erhalten direkt eine Vorschau auf den Dateninhalt (2.). Falls die Dateninhalte nicht sauber in Spalten unterteilt werden, wählen Sie im Spaltentrenner (3.) die passende Einstellung.

Sobald die Daten in Spalten aufgetrennt wurden, können die Feldnamen zugewiesen werden.

Wählen Sie dafür die Spalte mit einem Doppelklick an und weisen Sie über Feldnamen Zuweisung und Format Zuweisung einen Spaltentitel zu. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Pfeil nach unten.

Damit der Datenimport funktioniert, weisen Sie den Faktura-Daten folgende Spalten zu:

Spalte / Feldname
Konto / Kto. Nr. 1 (Soll)
Gegenkonto / Kto.Nr. 2 (Haben)
Belegdatum / Buchungsdatum
Belegnummer / Beleg Nr.
Buchungstext / Buchungstext Was
Sollumsatz / Buchungsbetrag (Soll)
Habenumsatz / Buchungsbetrag (Haben)*
Steuerart / leer lassen
Steuercode / Mwst Satz
Mwst0 / Mwst Code
* Ein Buchungsbetrag Haben wird beim Vorbereiten automatisch mit einem Minus-Vorzeichen ergänzt. Beim Buchen werden die Soll/Haben-Konten getauscht.

Die übrigen Spalten müssen nicht definiert werden.

Anwender mit MWST-Pflicht müssen bei der Effektiven Methode nun die MWST-Sätze entschlüsseln. Dazu nutzen Sie die Funktion Ersetzen durch.

Klicken Sie als erstes auf die Spalte Steuercode. Nun kann in der Übersetzungstabelle folgende Aufschlüsselung eingegeben werden:

Original / Ersetzen durch
1 / 8.1
2 / 2.6
3 / 3.8

Dasselbe Vorgehen mit dem Ersetzen kann auch auf die Belegnummer angewendet werden. Falls Sie die Belegnummer aus Faktura, ohne das vorangestellte F, übernehmen möchten, empfiehlt sich, die die Ersetzung durchzuführen, andernfalls würde die Belegnummer 0 für alle Faktura-Importe erfasst werden.

Wählen Sie dazu die Spalte Beleg-Nr. aus und fügen Sie folgende Ersetzung ein:

Original / Ersetzen durch
F* / 0

Nun sind alle Einstellungen erfasst. Klicken Sie nun auf Vorbereiten um die Buchungen aufzubereiten. In der Buchungsvorschau (unten) werden nun die Buchungen angezeigt. Korrekte Buchungen sind grün, fehlerhafte rot.

Importvorlage erstellen

Damit die Feldzuweisungen nicht bei jedem Import neu definiert werden müssen, können die Spalteneinstellungen als Vorlage gespeichert werden.

Geben Sie dazu nach der Zuweisung einen Vorlagen-Namen ein und bestätigen mit dem Plus. Diese Vorlage wird nun in PiNUS21 gespeichert, und kann beim nächsten Import der gleichen Datei über das Vorlagen-Feld ausgewählt werden.

Importdaten verbuchen

Damit alle vorbereiteten Buchungen nun definitiv ins Journal geschrieben werden, bestätigen Sie die Vorschau mit autom. Buchen.

Falls Sie einzelne Buchungen bearbeiten möchten, klicken Sie auf Buchen. Es öffnet sich die bekannte Buchungsmaske für mögliche Änderungen.

Über Erledigt verlassen Sie die Importfunktion.

Die importierten Buchungen werden im Journal mit folgendem Symbol gekennzeichnet.

Die integrierte Belegverwaltung von PiNUS21 steht allen PiNUS21-Nutzenden unabhängig vom Lizenzumfang zur Verfügung.

Im Menüpunkt Belegverwaltung erhalten Sie einen Überblick über die hinzugefügten Belege. Es gibt verschiedene Register, in welche die Belege je nach Bearbeitungsstand eingeordnet werden. Im Register “Eingang/Offen” werden alle neuen, unbearbeiteten Belege angezeigt.

Der jeweilige Bearbeitungsstand des Beleges entnehmen Sie in der Spalte “Zahl. Status“ resp. “Buchen Status“.

Belegverwaltung - Register offen/eingang

Über Hochladen können digitale Belege von Ihrem PC in PiNUS21 hochgeladen werden. Beim Hochladen werden alle PDF-Dateien einer OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) unterzogen, um später die Volltextsuche auf die Belege zu ermöglichen, aber auch um die QR-IBAN-Daten auszulesen. In der Statusspalte Text Erkenn. werden Sie darüber informiert, ob die Texterkennung abgeschlossen ist und ob eine QR-IBAN erkannt wurde. Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Texterkennungs-Status oder die Filtereingabe neu zu laden.

Sobald die Texterkennung abgeschlossen ist, kann der Beleg durch Auswählen in der Vorschau angezeigt werden.

In der Vorschau wird zum einen der Beleg angezeigt. Es gibt aber weitere Register für die Texterkennungs-Informationen sowie dem Belegprotokoll.

Jedem hochgeladenen Beleg wird ein Protokoll angefügt, worin alle Bearbeitungsinformationen erfasst werden. Dies gewährt die Nachvollziehbarkeit des Beleges und ist für die ordnungsgemässe Buchführung relevant.

Belegvorschau mit Texterkennungsinformationen und Protokoll

In der Beleg-Vorschau haben Sie zudem die Möglichkeit die Bezeichnung zu überarbeiten. Wählen Sie dazu den Beleg an und Klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol. Ebenfalls kann der Beleg auch direkt aus der Vorschau heruntergeladen werden.

Belegbearbeitung mit Kreditorenverwaltung

Wenn Sie mit der Kreditorenverwaltung von PiNUS21 arbeiten, können Sie direkt aus der Belegverwaltung die Zahlungen erfassen. Wählen Sie dazu einen oder mehrere Belege aus, die Sie bezahlen möchten und klicken Sie auf Bezahlen. Es folgt bei einer Zahlung die bekannte Zahlungsmaske, bei Mehrfachauswahl ein Hilfefeld wobei die Zahlungskonditionen für alle markierten Belege gleich erfasst werden können.

Durch die OCR-Erkennung werden die erkannten QR-IBAN Daten automatisch in die Zahlungsmaske abgefüllt und bei einem neuen Lieferanten sogleich ein Kontakt in der Kontaktverwaltung angelegt.
Falls für die Zahlung dennoch Informationen fehlen, welche bei der Mehrfachbezahlung nicht erfasst werden können, werden diese Zahlungen in der Kreditorenverwaltung als unvollständig angezeigt und können überarbeitet werden.

Die Belege in der Belegverwaltung erhalten mit der Zahlungserfassung den “Zahl. Status“ zugewiesen und werden ins Register “in Bearbeitung“ verschoben. Hier werden die Belege gespeichert, welche noch keiner Buchung angehängt sind.

Um die Zahlung auszuführen, wechseln Sie in die Kreditorenverwaltung, kontrollieren auf allfällige unvollständige Zahlungen und erstellen Sie mit den erfassten Zahlungen einen Zahlungsauftrag. Erfassen Sie daraufhin die Buchungen über die Kreditorenverwaltung. So fallen in der Belegverwaltung Ihre Belege ins Register “Erledigt“ und das Protokoll wird vollständig ausgewiesen.

Belegbearbeitung ohne Kreditorenverwaltung

Wenn Sie die Kreditorenverwaltung von PiNUS21 nicht lizenziert haben, können Sie die Verbuchung der Belege direkt aus der Belegverwaltung vornehmen. Markieren Sie in der Belegverwaltung den zu buchenden Beleg und Klicken Sie auf “Buchen“. Es öffnet sich der Buchendialog und der Beleg wird der Buchung angehängt.

Der Beleg erhält beim Verbuchen den Status Buchung zugewiesen und verschwindet ins Register “Erledigt“. Auch hier wird jeder Bearbeitungsschritt im Belegprotokoll nachgeführt. Bereits verbuchte Belege können nachträglich keiner Zahlung mehr angehängt werden.

Die Belege aus der Belegverwaltung können auch beim Buchen aus dem Journal oder der Konteneinsicht, oder aus dem Kontenabgleich hinzugefügt werden.

Klicken Sie dazu im Buchendialog auf das Dokumentsymbol und in der Belegvorschau auf +. Sie erhalten eine Liste mit allen nicht zugewiesenen Belegen aus der Belegverwaltung und können diejenigen anwählen, welche Sie der Buchung anhängen möchten.

Bestätigen Sie das Hinzufügen mit dem Häkchen und verbuchen Sie den Beleg.

Beleg aus Belegverwaltung an Buchung anhängen

weitere Belege oder Notizen einer Buchung oder Zahlung anhängen

Einer erfassten Zahlung oder Buchung können zusätzliche Belege aus der Belegverwaltung oder auch Notizen angefügt werden. Öffnen Sie dazu die Belegvorschau in der Zahlung oder Buchung, klicken Sie auf + und wählen Sie aus der Liste die anzuhängenden Belege aus. Ein Beleg kann aber nur einer Buchung angehängt werden. Sollten Sie den gleichen Beleg mehrfach brauchen, müssen Sie diesen mehrmals in die Belegverwaltung hochladen.

Mit dem Handsymbol können Sie der Zahlung oder Buchung eine Notiz anhängen, dazu muss einerseits eine Bezeichnung (oben) und unten das Textfeld befüllt werden und mit dem Häkchen die Notiz gespeichert werden

Eine Notiz kann an die Buchung oder Zahlung angehängt werden.

Über das Drop-Down Feld ganz oben, kann in der Belegvorschau zwischen den Belegen und Notizen gewechselt werden.

Hier kann zwischen den Belegen gewechselt werden.

Was passiert wenn ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht wird?

Wird ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht, wird der Status sofort nachgeführt und ein Protokolleintrag erstellt.

Ist nun der Beleg weder einer Zahlung, noch einer Buchung zugeordnet erscheint er im Register Aufgehoben. Hier kann der Beleg mit dem Knopf “Übergabe“ in den Eingang zurück verschoben werden, sodass er neu zugewiesen werden kann.

Unzugewiesene Belege zurück ins Register Eingang übergeben.

Belege archivieren

Alle Belege die einer Zahlung und Buchung, oder nur einer Buchung zugewiesen sind, stehen im Register Erledigt. Hier bleiben die Belege stehen, bis sie manuell ins Archiv verschoben werden.

Wählen Sie dazu die Belege aus, welche archiviert werden sollen.
Wenn Sie nur eine gewisse Periode archivieren möchten, können Sie die Filterfunktion anwenden, welche sich auf das Buchungsdatum bezieht.

Klicken Sie auf Archivieren, im folgenden Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählten Belege auch gleich für eine externe Ablage herunterzuladen. Bestätigen Sie den Dialog mit “ja“ und die Belege werden ins Register Archiviert verschoben.

In den Registern Erledigt und Archiviert haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Belege inkl. Protokoll in eine zip.Datei herunterzuladen und in ein externes Archiv zu verschieben. Der Beleg erhält die Bezeichnung gem. PiNUS21, dem Protokoll wird nach der Belegbezeichnung “_protokoll” angehängt.