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Um den manuellen Eingabeprozess jeder einzelnen Buchung zu vermeiden, nutzen Sie die optionale Funktion Kontenabgleich. Diese ermöglicht es Ihnen, einen elektronischen Kontoabgleich durchzuführen. Laden Sie dazu einfach den Kontoauszug als camt.053-Datei aus Ihrem e-Banking herunter und importieren Sie ihn in PiNUS21.

Was ist eine camt.053-Datei?

Camt.053 ist ein elektronischer Kontoauszug auf XML-Basis. Die Datei beinhaltet alle Kontodaten und Transaktionen Ihres Bankkontos und kann für einen beliebigen Zeitraum heruntergeladen werden.

Die camt.053-Datei kann von jedem e-Banking heruntergeladen werden, vorausgesetzt, Ihre Bank hat das für das entsprechende Konto freigegeben.

Camt-Datei hochladen und verknüpfen

Laden Sie die camt.053-Datei für den gewünschten Zeitraum aus Ihrem e-Banking herunter und öffnen Sie PiNUS21 in der Funktion Kontenabgleich. Klicken Sie anschliessend auf das grüne Dokument oben links, um die Datei zu importieren.

Öffnen Sie die Funktion Kontenabgleich und laden Sie die Datei hoch.

Beim Import der Datei wird geprüft, ob der importierte Zeitraum mit dem aktuell gewählten Geschäftsjahr übereinstimmt. Transaktionen ausserhalb des Geschäftsjahres können nicht importiert werden.

Nach einem erfolgreichen Import weisen Sie den neu hinzugefügten Kontoauszug einem Bank- oder Postkonto aus Ihrem Kontenplan zu. Klicken Sie dazu auf den Werkzeug-Knopf im Kontenabgleich und wählen Sie das entsprechende Fibu-Konto aus. Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, können Sie mit den Buchungsarbeiten beginnen.

Weisen Sie der Camt-Datei ein Fibu Konto zu.

Überblick Funktion Kontenabgleich

Der Kontenabgleich ist in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Bereich der Funktion sind die Transaktionen gemäss Bankkonto. Hier haben Sie verschiedene Einstellungs-Möglichkeiten für die Ansicht.

1.) Auf der rechten Seite werden die Bankinformationen aufgeführt. Darin ersichtlich sind die Akteure und Parteien sowie allfällige Mitteilungstexte.

2.) Die Spalte Mitteilung enthält ebenfalls die Bankinformationen. Die Anzeige kann in den Einstellungen angepasst werden.

3.) Ebenfalls kann in den Einstellungen die Saldoanzeige und die Kontrollsumme ein- bzw. ausgeschaltet werden.

4.) Unter Stichtag können Sie die hochgeladene Datei datumsmässig einschränken. So werden nur die gewünschten Einträge angezeigt.

5.) Beim Filter „Buchen Status“ können bereits verbuchte Datensätze ausgeblendet werden, sodass nur diejenigen ersichtlich sind, die noch gebucht werden müssen.

6.) Die beiden Filterfunktionen „Filter Mitteilung“ und Buchungsvorlage greifen auf die Spalte Mitteilung oder auf erfasste Buchungsregeln.

Erklärungen zu den Funktionen im Kontenabgleich

Im unteren Teil der Funktion wird das Buchungsjournal angezeigt.

Die Buchungen aus dem Journal sowie der camt-Datei sind nach dem Buchen miteinander verknüpft, sodass nachträglich nachvollzogen werden kann, woher die Buchungen stammen.

Hier haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

1.) Verbinden – bereits vorhandene Buchung im Journal mit der Transaktion der camt-Datei verbinden.

2.) Lösen – Verbundene Buchungen voneinander lösen.

3.) Erledigen – eine Transaktion der camt-Datei als erledigt markieren ohne eine Buchung zu tätigen.

4.) In den Einstellungen können diverse Anzeigeoptionen für das Buchungsjournal gewählt werden.

Erklärungen zum unteren Teil des Kontenabgleichs.

Verschiedene Konten mit camt.053 bearbeiten

Mit PiNUS21 können Sie mehrere Konten im Kontenabgleich einfach und effizient verwalten. Laden Sie dazu alle gewünschten camt.053-Dateien hoch. PiNUS21 erkennt automatisch, um welches Konto es sich handelt.

Die Zuweisung einer importierten camt-Datei an ein Fibu-Konto erfolgt nur einmal. Danach werden die eingelesenen Dateien automatisch dem richtigen Konto zugeordnet.

Die verschiedenen Konten werden in separaten Registern ausgewiesen, was eine klare Übersicht ermöglicht.

Weitere Konten werden in neuen Registern abgebildet.

Wie Sie nun die camt-Datei verarbeiten erfahren Sie im Funktionsbeschrieb: Buchen, Regeln festlegen, autom. Buchen, Umgang mit vorhandenen Buchungen

Mit PiNUS21 können Sie Ihre Rechnungen effizient verwalten. Erfassen Sie zunächst alle zu zahlenden Rechnungen und generieren Sie anschliessend einen Zahlungsauftrag. Dieser kann bequem als XML-Datei an Ihr e-Banking übermittelt werden. Verbuchen Sie zudem die Zahlungen direkt ins Journal.

Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich ausschliesslich auf Zahlungen in Schweizer Franken. Informationen zur Erfassung von Fremdwährungen finden Sie hier: Fremdwährung.

Vorbereitung

Damit Sie die Zahlungen vollständig erfassen können, muss als erstes ein Belastungskonto erfasst werden.

Um die Bankinfo zu erfassen, öffnen Sie in die Kontaktverwaltung.

Öffnen Sie dann denn Menüpunkt Firma/Mandant. Hier finden Sie Ihre erfassten Mandantendaten und können diese im Bearbeitungsmodus ändern oder ergänzen.

Im Register Bankinformation soll nun das Belastungskonto erfasst werden. Dazu erfassen Sie die IBAN-Nummer sowie den BIC-Code, woraufhin die Adresse automatisch abgefüllt wird.

Unter weitere Angaben kann die Adresse auch manuell erfasst werden.

Im Feld Url, Webadresse können Sie einen Direktlink zum e-Banking hinzufügen um später beim herunterladen des Zahlungsauftrages direkt über den Link die Seite aufrufen können.

Speichern Sie Ihre Erfassungen mit dem grünen Haken und wechseln Sie zurück in die Kreditorenverwaltung.

Rechnungen manuell erfassen

Um eine Zahlung manuell zu erfassen, öffnen Sie die Erfassungsmaske über den Button „Erfassen“.

Geben Sie zunächst das Rechnungsdatum entsprechend dem Beleg ein. Dieses Datum ist für die Kreditorenbuchung bei vereinbartem Entgelt von Bedeutung. Durch die Eingabe der Zahlungsfrist wird das Fälligkeitsdatum automatisch berechnet, wobei Sie es bei Bedarf auch manuell anpassen können.

Das Zahlungsdatum wird automatisch auf das Fälligkeitsdatum gesetzt, lässt sich aber ebenfalls manuell ändern. Wenn Sie das Datum fixieren, wird es für alle folgenden Erfassungen übernommen. Das Zahlungsdatum ist sowohl bei vereinnahmtem als auch bei vereinbartem Entgelt entscheidend für die Geldflussbuchung.

Wählen Sie nun das Belastungskonto aus. Falls Sie noch kein Belastungskonto erfasst haben, muss dieses noch in der Kontaktverwaltung ergänzt werden. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Vorbereitung (weiter oben).

Erfassen Sie nun das Empfängerkonto und die Rechnungsdetails.
Um einen neuen Empfänger anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol und erfassen Sie den neuen Kontakt mit allen relevanten Daten. Weitere Details zur Erfassung von Kontakten finden Sie unter Kontaktverwaltung

Einen bestehenden Empfängerkontakt wählen Sie über das Drop-Down Menü oder durch Eingabe der Kontaktinformationen. Nach der Auswahl eines Kontaktes können die Daten über das Bearbeitungs-Symbol geändert werden.

Abschliessend erfassen Sie den Rechnungsbetrag und eine Referenznummer oder Mitteilung. Handelt es sich bei der IBAN Nummer um eine QR-IBAN, braucht es zwingend eine korrekte Referenznummer. Bei einer normalen IBAN Nummer, wird zwingend eine Mitteilung oder eine Kreditor Referenz verlangt.

Unvollständige Informationen werden Ihnen in der Erfassungsmaske rot markiert.

Optional haben Sie die Möglichkeit die Zahlung als Lohnzahlung zu markieren oder ein Skontoabzug festzulegen.

Rechnungen erfassen mit Scan-App

Für eine schnelle und unkomplizierte Erfassung von Zahlungen bietet PiNUS21 eine kostenlose Scan-App an. Hier können Sie die App herunterladen.

Mit der PiNUS21 Scan-App können Sie QR-Einzahlungsscheine einfach einscannen, dir Erfassung des Empfängerkontos und der Rechnungsinformationen entfällt.

Öffnen Sie für die Zahlungserfassung mit der Scan-App die die Erfassungsmaske über Erfassen. Klicken Sie nun auf Scannen und verbinden Sie durch Scannen des QR-Codes mit der Scan-App Ihr Handy mit PiNUS21.

Anschließend scannen Sie den QR-Einzahlungsschein Ihrer Rechnung. Dabei wird, falls noch nicht vorhanden, automatisch ein neuer Kontakt mit allen relevanten Daten gespeichert. Weiter werden die Rechnungsdetails gemäss QR-Daten in die Erfassungsmaske übernommen.

Die Scan-App führt Sie Schritt für Schritt durch den Erfassungsprozess. Sollte es erforderlich sein, noch Informationen manuell einzugeben, weist PiNUS21 Sie darauf hin.

Speichern Sie die erfasste Zahlung und scannen Sie direkt die nächste Rechnung.

Rechnungen erfassen mit Beleganhang

Mit der digitalen Belegverwaltung von PiNUS21 können Sie Belege direkt als Anhang einer Zahlung hinzufügen. Erfahren Sie hier, wie die Zahlungserfassung aus der Belegverwaltung funktioniert.

Alternativ können Sie auch Belege aus der Kreditorenverwaltung aufrufen.

Öffnen Sie dazu die Erfassungsmaske und klicken Sie auf Dok./Belege. In der Belegvorschau klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen den Beleg aus, den Sie bezahlen möchten. Damit der Beleg einer Zahlung angefügt werden kann, muss er vorgängig in die Belegverwaltung hochgeladen worden sein. Ist der Beleg noch nicht hochgeladen, wechseln Sie zuerst in die Belegverwaltung und laden Belege hoch.

Mit dem Häkli bestätigen Sie die Auswahl und der Beleg wird der Zahlung angefügt.

Dank der integrierten Texterkennung werden alle relevanten Zahlungsinformationen aus dem QR-Einzahlungsschein automatisch in die Zahlungserfassung übernommen. Ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Angaben und speichern Sie die Zahlung mit Erfassen.

Teilzahlungen erfassen

Im Register Teilzahlung können Sie erfasste Rechnungsbeträge bequem auf mehrere Teilzahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsdaten aufteilen.

Um eine Teilzahlung zu erfassen, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und füllen Sie die grünen Felder aus: Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum, Betrag und Mitteilung. Speichern Sie die Teilzahlung und fügen Sie bei Bedarf weitere Teilzahlungen hinzu, bis der gesamte Betrag beglichen ist.