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Import Vorjahre aus PiNUS classic

Je nach Unternehmensstruktur und Kontenplaneinstellungen können Sie folgende Optionen nutzen:

Einzelunternehmen (ohne Personengesellschaften): Abgeschlossene und unwiderruflich gesperrte Vorjahre* möglich, Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres.
Personengesellschaften: Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres
Juristische Personen: Abgeschlossene und unwiderruflich gesperrte Vorjahre möglich, Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahres.
Vereine, Privatbuchhaltung, Andere Verhältnisse: Eingangsbilanz und laufende Buchung des aktuellen Geschäftsjahre

*die Vorjahre können zu Vergleichszwecken eingesehen werden, ein Bearbeiten ist unmöglich.

PiNUS21 unterstützt dabei folgende Einstellungen:

MWST Brutto
Kontenpläne nach nRLR ab 2015
(Kontenpläne vor 2015 können in PiNUS classic umgewandelt werden damit Sie für den Import korrekt sind. Mehr dazu erfahren Sie im nachfolgenden Kapitel.

Importe mit folgenden Einstellungen oder Datenständen sind nicht möglich:

alte Kontenpläne (vor 2015)
betriebsfremdes Vermögen oder Fremdkapital in der Bilanz

Die Datenübernahme ab PiNUS classic erfolgt durch die Pinus AG. Dafür benötigen wir von Ihnen eine Datensicherung aus PiNUS classic.

Gerne besprechen wir persönlich das Vorgehen für die Datenübernahme. Unsere Stefanie Bräm berät Sie gerne am Telefon (052/320 90 30) oder per eMail.

Import aus PiNUS classic mit Kontenplan bis 2014

Damit auch diejenigen Buchhaltungen ins PiNUS21 übernommen werden können, welche noch nach dem alten Kontenplan bis 2014 erfasst werden, muss eine Umwandlung der Kontenpläne in PiNUS classic vorgenommen werden.

Eine detaillierte Anleitung zur Umwandlungsfunktion finden Sie hier Anleitung Umstellung Kontenplan unter Pinus Finanzbuchhaltung.

Anbei eine Kurzfassung:

In PiNUS classic führen Sie die Kontenplan Version: bis 2014. Diese Information entnehmen Sie in der Finanzbuchhaltung oben Rechts in den Mandanteninformationen

Um die Umwandlung zu starten, wechseln Sie in die Einstellungen und wählen Sie Umwandeln.

Sie werden nun Schritt für Schritt durch den Umwandlungsprozess geführt.

Wählen Sie die Jahre aus, welche umgewandelt werden sollen. Beachten Sie, dass der Abschluss in allen Geschäftsjahren aufgehoben wird und nochmals gerechnet werden muss.

PiNUS classic zeigt an, welche Kontonummern geändert werden. Mit Klick auf weiter wird die Umwandlung bestätigt und gestartet.

Sobald die Umwandlung stattgefunden hat, muss der Abschluss neu berechnet werden.

Die umgewandelten Geschäftsjahre sind nun bereit für die Übernahme in PiNUS21.

Import Lohndaten aus PiNUS classic

Sie arbeiten mit dem Lohnmodul von PiNUS classic und haben für die Finanzbuchhaltung PiNUS21 im Einsatz?
Die Lohnbuchungen können deshalb nicht direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit beiden Softwares zusammenarbeiten können.

Für den Export der Lohndaten aus PiNUS classic folgen Sie dieser Anleitung.

Wie kann ich Buchungen aus Pinus Lohn exportieren?

Vorgehen PiNUS21

Um die Lohndaten erstmals in PiNUS21 zu importieren muss als erstes ein Vermittlungskonto Löhne eröffnet werden.

Gehen Sie dazu in die <Einstellungen> und zum <Kontenplan>.

Vom Export wird das Vermittlungskonto Löhne 9950 gebucht. In PiNUS21 muss dieses Konto falls noch nicht vorhanden, zuerst eröffnet werden.

Gehen Sie dazu in den Kontenplan-Einstellungen in den 9000-Bereich und erstellen Sie eine Ergänzung mit der Nummer <9950 Vermittlungskonto Löhne>.

Wechseln Sie links in der Menüleiste in die Importfunktion aus externer Quelle.

Mit der Importfunktion können beliebige CSV-Dateien mit Journalbuchungen eingelesen und für die Verbuchung vorbereitet werden.

Klicken Sie zum hinzufügen der Datei auf das grüne Blatt und wählen Sie die zu importierende Datei aus. Sie erhalten eine Vorschau auf den Dateiinhalt (2).

Definieren Sie den Spaltentrenner der Dateiinhalte (3). Für den Import der Lohndaten wählen Sie <Comma>.
Danach werden die Daten in einzelne Spalten unterteilt.

Nun müssen die Datensätze einem Feldnamen zugewiesen werden. Wählen Sie dafür die Spalte mit einem Doppelklick an, und weisen Sie über <Feldnamen Zuweisung> und <Format Zuweisung> einen Spaltentitel zu. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Pfeil nach unten.

Folgende Feldzuweisungen müssen für den Import von Lohnbuchungen (Aufwand- und Zahlungsbuchungen) festgelegt werden:

Spalte / Feldname
bd / Buchungsdatum
kt1 / Kto. Nr.1 (Soll)
kt2 / Kto. Nr. 2 (Haben)
kb / Beleg-Nr.
bt / Buchungstext Was
xw / Buchungsbetrag
mrf / MWST-Satz => falls Mandant MWST-pflichtig

Die restlichen Spalten müssen nicht definiert werden.

Mit Klick auf <Vorbereiten> werden die Buchungen aufbereitet. In der Buchungsvorschau werden nun alle Buchungen angezeigt. Korrekte Buchungen sind grün, fehlerhafte rot markiert.

Importvorlage erstellen

Damit die Feldzuweisungen nicht bei jedem Import neu definiert werden muss, können die Spalteneinstellungen als Vorlage gespeichert werden.

Geben Sie dazu nach der Zuweisung einen Vorlagen-Namen ein und bestätigen mit dem Plus.

Diese Vorlage wir nun in PiNUS21 gespeichert, und kann beim nächsten Import der gleichen Datei über das Vorlage-Feld ausgewählt werden.

Importdaten verbuchen

Damit alle vorbereiteten Buchungen nun definitiv ins Journal geschrieben werden, bestätigen Sie die Vorschau mit <autom. Buchen>.

Falls Sie einzelne Buchungen bearbeiten möchten, klicken Sie auf <Buchen>. Es öffnet sich die bekannte Buchungsmaske für mögliche Änderungen.

Die importierten Buchungen werden im Journal mit folgendem Symbol gekennzeichnet.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle CSV-Dateien, die aus dem Lohnprogramm exportiert wurden.

Eine vollständige Anleitung zum Export der Lohndaten aus PiNUS classic Lohn und Import in PiNUS21 finden Sie hier: Anleitung Export / Import Lohn

Import Fakturadaten aus PiNUS classic

Sie arbeiten mit dem Fakturamodul von PiNUS classic und haben für die Finanzbuchhaltung PiNSU21 im Einsatz?
Die Fakturabuchungen können deshalb nicht direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit beiden Softwares zusammenarbeiten können.

Für den Export der Fakturadaten aus PiNUS classic folgen Sie dieser Anleitung.

Wie kann ich Buchungen aus Pinus Faktura exportieren?

Vorgehen PiNUS21

Die Fakturadaten können als CSV-Datei in der Funktion Import aus ext. Quellen importiert werden. Öffnen Sie dazu diese Funktion.

Zum Hinzufügen der Datei klicken Sie auf das grüne Blatt (1.) und wählen die zu importierende Datei aus. Sie erhalten direkt eine Vorschau auf den Dateninhalt (2.). Falls die Dateninhalte nicht sauber in Spalten unterteilt werden, wählen Sie im Spaltentrenner (3.) die passende Einstellung.

Sobald die Daten in Spalten aufgetrennt wurden, können die Feldnamen zugewiesen werden.

Wählen Sie dafür die Spalte mit einem Doppelklick an und weisen Sie über Feldnamen Zuweisung und Format Zuweisung einen Spaltentitel zu. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Pfeil nach unten.

Damit der Datenimport funktioniert, weisen Sie den Faktura-Daten folgende Spalten zu:

Spalte / Feldname
Konto / Kto. Nr. 1 (Soll)
Gegenkonto / Kto.Nr. 2 (Haben)
Belegdatum / Buchungsdatum
Belegnummer / Beleg Nr.
Buchungstext / Buchungstext Was
Sollumsatz / Buchungsbetrag (Soll)
Habenumsatz / Buchungsbetrag (Haben)*
Steuerart / leer lassen
Steuercode / Mwst Satz
Mwst0 / Mwst Code
* Ein Buchungsbetrag Haben wird beim Vorbereiten automatisch mit einem Minus-Vorzeichen ergänzt. Beim Buchen werden die Soll/Haben-Konten getauscht.

Die übrigen Spalten müssen nicht definiert werden.

Anwender mit MWST-Pflicht müssen bei der Effektiven Methode nun die MWST-Sätze entschlüsseln. Dazu nutzen Sie die Funktion Ersetzen durch.

Klicken Sie als erstes auf die Spalte Steuercode. Nun kann in der Übersetzungstabelle folgende Aufschlüsselung eingegeben werden:

Original / Ersetzen durch
1 / 8.1
2 / 2.6
3 / 3.8

Dasselbe Vorgehen mit dem Ersetzen kann auch auf die Belegnummer angewendet werden. Falls Sie die Belegnummer aus Faktura, ohne das vorangestellte F, übernehmen möchten, empfiehlt sich, die die Ersetzung durchzuführen, andernfalls würde die Belegnummer 0 für alle Faktura-Importe erfasst werden.

Wählen Sie dazu die Spalte Beleg-Nr. aus und fügen Sie folgende Ersetzung ein:

Original / Ersetzen durch
F* / 0

Nun sind alle Einstellungen erfasst. Klicken Sie nun auf Vorbereiten um die Buchungen aufzubereiten. In der Buchungsvorschau (unten) werden nun die Buchungen angezeigt. Korrekte Buchungen sind grün, fehlerhafte rot.

Importvorlage erstellen

Damit die Feldzuweisungen nicht bei jedem Import neu definiert werden müssen, können die Spalteneinstellungen als Vorlage gespeichert werden.

Geben Sie dazu nach der Zuweisung einen Vorlagen-Namen ein und bestätigen mit dem Plus. Diese Vorlage wird nun in PiNUS21 gespeichert, und kann beim nächsten Import der gleichen Datei über das Vorlagen-Feld ausgewählt werden.

Importdaten verbuchen

Damit alle vorbereiteten Buchungen nun definitiv ins Journal geschrieben werden, bestätigen Sie die Vorschau mit autom. Buchen.

Falls Sie einzelne Buchungen bearbeiten möchten, klicken Sie auf Buchen. Es öffnet sich die bekannte Buchungsmaske für mögliche Änderungen.

Über Erledigt verlassen Sie die Importfunktion.

Die importierten Buchungen werden im Journal mit folgendem Symbol gekennzeichnet.

Die integrierte Belegverwaltung von PiNUS21 steht allen PiNUS21-Nutzenden, unabhängig vom Lizenzumfang, zur Verfügung.

Unter dem Menüpunkt Belegverwaltung erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle hinzugefügten Belege. Diese werden je nach Bearbeitungsstatus in verschiedene Register unterteilt. Im Register „Eingang/Offen“ finden Sie alle neu eingegangenen, noch nicht bearbeiteten Belege.

Den aktuellen Bearbeitungsstand eines Belegs können Sie in den Spalten „Zahlungsstatus“ und „Buchungsstatus“ einsehen.

Belegverwaltung - Register offen/eingang

Mit der Funktion Hochladen können Sie digitale Belege direkt von Ihrem PC in PiNUS21 importieren. Während des Uploads werden alle PDF-Dateien einer OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) unterzogen. Diese sorgt dafür, dass die Belege später über die Volltextsuche durchsuchbar sind und ermöglicht zudem das Auslesen von QR-IBAN-Daten.

In der Statusspalte „Texterkennung“ erhalten Sie Informationen darüber, ob die Texterkennung abgeschlossen ist und ob eine QR-IBAN erkannt wurde. Um den aktuellen Stand der Texterkennung oder die Filterergebnisse zu aktualisieren, klicken Sie einfach auf Aktualisieren ganz unten im Menüband.

Sobald die Texterkennung abgeschlossen ist, können Sie den Beleg durch einen Doppelklick in der Vorschau öffnen.

In der Vorschau wird der Beleg selbst angezeigt. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Register zur Verfügung, die Informationen zur Texterkennung sowie das Belegprotokoll enthalten.

Jedem hochgeladenen Beleg wird automatisch ein Protokoll hinzugefügt, das alle Bearbeitungsschritte detailliert erfasst. Dieses Protokoll sorgt für die Nachvollziehbarkeit des Belegs und ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Belegvorschau mit Texterkennungsinformationen und Protokoll

In der Beleg-Vorschau können Sie die Bezeichnung des Belegs anpassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Beleg aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Beleg direkt aus der Vorschau herunterzuladen – wahlweise mit oder ohne Protokoll.

Belegbearbeitung mit Kreditorenverwaltung

Wenn Sie die Kreditorenverwaltung von PiNUS21 nutzen, können Sie Zahlungen direkt aus der Belegverwaltung heraus erfassen. Wählen Sie dazu einen oder mehrere Belege aus, die Sie bezahlen möchten, und klicken Sie auf „Bezahlen“. Bei der Auswahl eines einzelnen Belegs öffnet sich die gewohnte Zahlungsmaske. Bei der Auswahl mehrerer Belege erscheint ein Hilfefeld, in dem Sie die Zahlungskonditionen für alle markierten Belege gleichzeitig festlegen können.

Dank der OCR-Erkennung werden die erkannten QR-IBAN-Daten automatisch in die Zahlungsmaske übernommen. Bei einem neuen Lieferanten wird gleichzeitig ein entsprechender Kontakt in der Kontaktverwaltung angelegt. Sollten für die Zahlung noch Informationen fehlen, die bei der Mehrfachauswahl nicht erfasst werden konnten, werden diese Zahlungen in der Kreditorenverwaltung als unvollständig angezeigt und können dort bearbeitet werden.

Die Belege in der Belegverwaltung erhalten mit der Zahlungserfassung den „Zahl. Status“ zugewiesen und werden ins Register „in Bearbeitung“ verschoben. Hier werden die Belege gespeichert, welche noch keiner Buchung angehängt sind.

Um die Zahlung auszuführen, wechseln Sie in die Kreditorenverwaltung, überprüfen Sie auf eventuell unvollständige Zahlungen und erstellen Sie anschließend einen Zahlungsauftrag mit den erfassten Zahlungen.

Erfassen Sie danach die Buchungen direkt über die Kreditorenverwaltung. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, werden die Belege in der Belegverwaltung automatisch ins Register „Erledigt“ verschoben, und das Protokoll wird vollständig nachgeführt.

Weitere Informationen zur Erfassung von Kreditoren oder Zahlungsaufträgen erhalten Sie in den Funktionsbeschrieben zur Kreditorenverwaltung.

Belegbearbeitung ohne Kreditorenverwaltung

Falls Sie die Kreditorenverwaltung von PiNUS21 nicht lizenziert haben, können Sie die Verbuchung der Belege direkt aus der Belegverwaltung vornehmen. Wählen Sie dazu den Beleg aus, den Sie verbuchen möchten, und klicken Sie auf „Buchen“. Es öffnet sich der Buchungsdialog, und der Beleg wird der entsprechenden Buchung zugeordnet.

Der Beleg erhält beim Verbuchen den Status Buchung zugewiesen und verschwindet ins Register „Erledigt“. Jeder Bearbeitungsschritt wird dabei im Belegprotokoll dokumentiert. Bereits verbuchte Belege können nachträglich nicht mehr einer Zahlung zugeordnet werden.

Die Belege aus der Belegverwaltung können auch beim Buchen aus dem Journal, der Konteneinsicht oder dem Kontenabgleich hinzugefügt werden.

Im Buchungsdialog klicken Sie auf das Dokument Symbol und dann in der Belegvorschau auf das Plus-Symbol (+). Es wird eine Liste aller nicht zugewiesenen Belege aus der Belegverwaltung angezeigt. Wählen Sie die Belege aus, die Sie der Buchung hinzufügen möchten.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Häkchen und schließen Sie die Buchung ab.

Beleg aus Belegverwaltung an Buchung anhängen

weitere Belege oder Notizen einer Buchung oder Zahlung anhängen

Zu einer erfassten Zahlung oder Buchung können Sie zusätzliche Belege oder Notizen hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Belegvorschau in der Zahlung oder Buchung, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie aus der Liste die Belege aus, die Sie anhängen möchten.

Bitte beachten Sie, dass ein Beleg nur einer einzelnen Buchung zugeordnet werden kann. Wenn Sie denselben Beleg mehrfach verwenden möchten, müssen Sie ihn entsprechend mehrfach in die Belegverwaltung hochladen.

Mit dem Handsymbol können Sie einer Zahlung oder Buchung eine Notiz hinzufügen. Geben Sie zunächst eine Bezeichnung für die Notiz in das obere Feld ein und tragen Sie dann Ihren Text in das untere Textfeld ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Häkchen klicken, um die Notiz zu speichern.

Eine Notiz kann an die Buchung oder Zahlung angehängt werden.

Im Drop-Down-Feld ganz oben in der Belegvorschau können Sie zwischen den verschiedenen Belegen und Notizen wechseln.

Hier kann zwischen den Belegen gewechselt werden.

Was passiert wenn ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht wird?

Wenn ein Beleg aus einer Zahlung oder Buchung gelöscht wird, wird der Status sofort aktualisiert und ein Protokolleintrag erstellt.

Ist der Beleg weder einer Zahlung noch einer Buchung zugeordnet, erscheint er in der Belegverwaltung im Register „Aufgehoben“. Von dort aus können Sie den Beleg mit dem Knopf „Übergabe“ zurück in den Eingang verschieben, sodass er erneut zugewiesen werden kann.

Unzugewiesene Belege zurück ins Register Eingang übergeben.

Belege archivieren

Alle Belege die einer Zahlung und Buchung, oder nur einer Buchung zugewiesen sind, stehen im Register Erledigt. Hier bleiben die Belege stehen, bis sie manuell ins Archiv verschoben werden.

Aus Performance-Gründen empfehlen wir, erledigte Belege regelmässig ins Archiv zu verschieben!

Wählen Sie dazu die Belege aus, welche archiviert werden sollen.
Wenn Sie nur eine gewisse Periode archivieren möchten, können Sie die Filterfunktion anwenden, welche sich auf das Buchungsdatum bezieht.

Klicken Sie auf Archivieren, im folgenden Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit, die ausgewählten Belege auch gleich für eine externe Ablage herunterzuladen. Bestätigen Sie den Dialog mit „ja“ und die Belege werden ins Register Archiviert verschoben.

In den Registern „Erledigt“ und „Archiviert“ haben Sie die Möglichkeit, die Belege einschließlich Protokoll in eine ZIP-Datei herunterzuladen und in ein externes Archiv zu verschieben. Die Belege werden gemäß der Bezeichnung in PiNUS21 benannt, und dem Protokoll wird der Zusatz „_protokoll“ an die Belegbezeichnung angehängt.

Beleg für ein externes Archiv exportieren

Unsere Empfehlungen für die Archivierung von digitalen Belegen lesen Sie hier.

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