Rechnungen/Zahlungen (Teilzahlungen, Anhang) erfassen manuell oder mit Scan App

Erfassen Sie zuerst alle Ihre zu zahlenden Rechnungen, generieren Sie anschliessend einen Zahlungsauftrag und übermitteln diesen mit einer XML-Datei an Ihr e-Banking. Am Schluss können die Zahlungen direkt ins Journal verbucht werden.

Beachten Sie, dass sich diese Erklärungen nur auf Zahlungen mit Schweizer Franken beziehen. Informationen zur Erfassung mit Fremdwährung finden Sie hier: Fremdwährung

Egal ob Sie die Zahlung manuell oder mit der Scan App erfassen, öffnen Sie die Erfassungsmaske über Erfassen.

Erfassen Sie das Rechnungsdatum gemäss Beleg. Dieses Datum ist bei vereinnahmtem Entgelt für die Kreditorenbuchung relevant. Durch Eingabe der Zahlungsfrist wird automatisch das Fälligkeitsdatum berechnet, welches aber auch manuell überschrieben werden kann.

Das Zahlungsdatum bezieht sich automatisch auf das Fälligkeitsdatum und kann auch manuell angepasst werden. Durch fixieren des Datums wird dieses für die folgenden Erfassungen übernommen.
Das Zahlungsdatum ergibt bei vereinnahmtem wie auch vereinbartem Entgelt die Geldflussbuchung.

Manuelle Rechnungserfassung
Bei der manuellen Rechnungserfassung müssen Empfängerkonto und Rechnungsdetails von Hand erfasst werden.
Alle bereits erfassten Lieferanten sind mit Adresse und Empfängerkonto im Kundenverzeichnis hinterlegt. Um einen neuen Empfänger anzulegen, aktivieren Sie Kontakt erfassen. Erfassen Sie nun die Kontaktangaben vollständig. Die Kontaktverwaltung wir in PiNUS21 zentral geführt und kann aus allen Funktionen angesteuert werden.

Geben Sie nun den Rechnungsbetrag und eine Referenznummer oder Mitteilung an.
Handelt es sich bei der IBAN Nummer um eine QR-IBAN, braucht es zwingend eine korrekte Referenznummer. Bei einer normalen IBAN Nummer, wird zwingend eine Mitteilung oder eine Kreditor Referenz verlangt.

Rechnungserfassung durch Scan App
Mit unserer Scan App können Sie einen QR-Einzahlungsschein direkt einscannen. Klicken Sie in der Erfassungsmaske auf Scannen und verbinden Sie mittels QR-Code die Scan App mit PiNUS21. Scannen Sie nun den Einzahlungsschein und es werden Ihnen sämtliche Informationen als Kontakt gespeichert. Somit entfällt die manuelle Erfassung der Empfängerdaten.

Wenn Sie “mit Anhang/Bild” in der Erfassungsmaske aktiviert haben, können Sie nach dem Einzahlungsschein auch den Rechnungsbeleg einscannen und der Zahlung bzw. Buchung als Anhang anfügen.

Die Scan App führt Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung.

Im Register Teilzahlung kann der erfasste Rechnungsbetrag auf Teilzahlungen mit verschiedenen Zahlungsdaten aufgeteilt werden.

Als Anhang können Dokumente aus Ihrer Dokumentenablage oder durch die Scan App angefügt werden. Sämtliche Anhänge werden mit der Verbuchung der Zahlung ins Journal übermittelt.